Faktura VAT jest najważniejszym dokumentem księgowym. Jej formę określa rozporządzenie ministra finansów z 25 maja 2005 r. Jednak sprzedawcy często nadają jej własne, specyficzne cechy. Albo po prostu popełniają błędy. Wtedy trzeba żądać faktur korygujących albo samemu wystawiać noty korygujące.

Prawdziwym utrapieniem przy rejestrowaniu faktur w księgach są nieprzyzwoicie długie numery, z kilkakrotnymi przełamaniami. Trafiają się również kilkuwyrazowe nazwy ulic, które często nie mieszczą się w przewidzianych dla nich rubrykach. W obu przypadkach należy po prostu zastosować odpowiednie skróty. Z długiego numeru faktury trzeba wpisać do ewidencji kilka ostatnich (lub pierwszych) cyfr, z nazwy ulicy zostawić jedynie pierwsze litery poszczególnych członów.

Prawie wszystkie faktury w podsumowaniu są skonstruowane w ten sposób, że od lewej strony podana jest najpierw kwota netto, potem podatek i na koniec kwota brutto. Niektórzy sprzedawcy walczą jednak z rutyną i nie wiedzieć dlaczego wpisują dane końcowe.

Denerwujące są również faktury, na których podatnicy chcą przedstawić historię swojej firmy do "piątego pokolenia wstecz" oraz zaprezentować swoją aktualnie niezwykłą ofertę.

Zapominają przy tym, czym jest faktura. Dane niezbędne do księgowania wpisują małym drukiem, często w niespodziewanych miejscach.

Trudne w opracowaniu są również faktury o niebanalnej formie graficznej: czy to podzielone na zadrukowane prostokąty i kwadraty, czy wypisane w formie białego wiersza zaczynającego się od słów: Faktura VAT nr.....

Elementami pozwalającymi na identyfikowanie stron transakcji są numery NIP. Niektórzy podatnicy umieszczając na fakturze swój numer, nie wpisują myślników. Ta niewątpliwa oszczędność tuszu do drukarek utrudnia jednak odczyt zapisu i zwiększa - niepotrzebnie- ilość czasu niezbędnego do wpisania faktury do ewidencji.

To, kiedy mogą być wystawiane faktury korygujące (przez dostawców) i noty korygujące (przez nabywców), określa przywołane rozporządzenie z 25 maja 2005 r. Noty korygujące mogą dotyczyć jedynie mniej istotnych pomyłek (lub błędów) znajdujących się w częściach tekstowych (opisowych) faktur. Nie wolno korygować nimi pomyłek dotyczących wielkości wyrażonych cyframi, może je "naprawić" jedynie sprzedawca, wystawiając fakturę korygującą.

Faktury korygujące mogą być wystawiane, gdy:

-po wystawieniu faktury udzielono nabywcy rabatu,

-nabywca zwrócił sprzedawcy towary,

- nabywcy zwrócono zaliczki, przedpłaty, zadatki lub raty, na które uprzednio wystawiono faktury VAT,

-po wystawieniu faktury podwyższono cenę,

- stwierdzono pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku albo w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Najczęściej wystawiane są faktury korygujące dotyczące zwrotu towaru sprzedawcy. W niektórych z nich kwoty zmniejszenia wartości netto i podatku poprzedzone są znakiem "-" (co znacznie ułatwia księgowanie). W innych to, że chodzi o zmniejszenie, wynika z części opisowej (np. przyczyna korekty: zwrot towarów).

Z wystawianiem faktur i not korygujących nie należy przesadzać. Nie każdy błąd czy pomyłka uzasadnia tworzenie dokumentu księgowego. Nie warto tracić czasu i pieniędzy na zawiadamianie sprzedawcy, że w wystawionej fakturze źle wyliczył (np. o 15 gr) podatek lub nazwę ulicy napisał przez "rz" zamiast "ż". W takich sytuacjach nie ma ustawowych przeszkód do uwzględnienia faktury w rozliczeniach podatkowych i można śmiało odliczyć wykazany w niej VAT.