Telefon służbowy jest przeznaczony - jak sama nazwa wskazuje - do rozmów w sprawach zawodowych. Pracownik nie zarabia więc na tym, że go dostał i z niego korzysta -wypełnia po prostu swoje obowiązki. Pracodawca opłaca kwoty z faktury od operatora i wydatki na rozmowy zalicza do kosztów.
Co będzie, gdy pracownik skorzysta z pokusy i zadzwoni na konto szefa w sprawie osobistej? Teoretycznie uzyska przychód, pracodawca finansuje bowiem jego prywatne rozmowy. Teoretycznie, bo nie wszyscy zawracają sobie głowę szczegółowym rozdzielaniem połączeń. Pracownik nie może używać aparatu do załatwiania własnych spraw i przyjmuje się, że tego nie robi. Aby udowodnić, że jest inaczej, kontrolerzy musieliby sprawdzić każdy numer z billingu. To uciążliwe, czasochłonne, a w dużych firmach, w których przeprowadzane są codziennie setki rozmów, wręcz niemożliwe.
Tym bardziej że w sprawie służbowej można przecież dzwonić do członka rodziny albo dobrej koleżanki. Czy pracownikom urzędu opłaca się weryfikować rozmowy? Wysiłek włożony w sprawdzanie połączeń będzie chyba nieproporcjonalny do ewentualnych efektów.
Firmy, które chcą zdyscyplinować dzwoniących, ustalają limity rozmów, np.150zł miesięcznie. Jeśli pracownik go przekroczy, musi oddać nadwyżkę (często jest mu potrącana z pensji). Oczywiście w ramach limitu mogą się trafić również rozmowy prywatne, trudno będzie jednak je wyłapać.
Jeśli pracodawca pokryje wydatki na prywatne rozmowy pracownika, może mieć problemy z rozliczeniem ich w kosztach. Jak podkreślił Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu w interpretacji z 2 lutego 2006 r. (ZD/406-239/CIT/05) , gdy pracownik używa sprzętu do celów prywatnych, wydatki nie mają związku z działalnością. Wydaje się jednak, że opłata za rozmowy prywatne może być kosztem, jeśli jest składnikiem wynagrodzenia pracownika.
W interpretacjach urzędy wymagają, aby rozmowy z firmowego telefonu były dokumentowane billingami. Nie spotkałam się jednak z tak szczegółowym sprawdzaniem podatnika w trakcie kontroli. Dla kontrolujących to gra niewarta świeczki, bo musieliby weryfikować po kolei wszystkie numery z wykazu. O ile teoretycznie jest to możliwe w kilkuosobowej firmie, to w większych przedsiębiorstwach jest nierealne.
Jeśli pracodawca przyznaje limity na rozmowy telefoniczne, to pracownik, który je przekroczył, powinien zwrócić nadwyżkę. Zwrócone pieniądze są przychodem pracodawcy, jednocześnie całą kwotę z faktury wystawionej przez operatora może on zaliczyć do kosztów.
Pracodawca, który opłaca prywatne połączenia pracownika, powinien naliczyć mu przychód. Czy wydatki na takie rozmowy są kosztem firmy? Urzędy mogą je kwestionować jako niezwiązane z przychodem pracodawcy. Podatnik może jednak argumentować, że to dodatkowy bonus dla pracowników i jako składnik wynagrodzenia jest kosztem funkcjonowania firmy.
Należy także pamiętać, że zasady korzystania z telefonów służbowych do celów prywatnych powinny być określone w regulaminie pracy bądź odrębnej umowie z pracownikiem.