Telefon służbowy jest przeznaczony - jak sama nazwa wskazuje - do rozmów w sprawach zawodowych. Pracownik nie zarabia więc na tym, że go dostał i z niego korzysta -wypełnia po prostu swoje obowiązki. Pracodawca opłaca kwoty z faktury od operatora i wydatki na rozmowy zalicza do kosztów.
Co będzie, gdy pracownik skorzysta z pokusy i zadzwoni na konto szefa w sprawie osobistej? Teoretycznie uzyska przychód, pracodawca finansuje bowiem jego prywatne rozmowy. Teoretycznie, bo nie wszyscy zawracają sobie głowę szczegółowym rozdzielaniem połączeń. Pracownik nie może używać aparatu do załatwiania własnych spraw i przyjmuje się, że tego nie robi. Aby udowodnić, że jest inaczej, kontrolerzy musieliby sprawdzić każdy numer z billingu. To uciążliwe, czasochłonne, a w dużych firmach, w których przeprowadzane są codziennie setki rozmów, wręcz niemożliwe.
Tym bardziej że w sprawie służbowej można przecież dzwonić do członka rodziny albo dobrej koleżanki. Czy pracownikom urzędu opłaca się weryfikować rozmowy? Wysiłek włożony w sprawdzanie połączeń będzie chyba nieproporcjonalny do ewentualnych efektów.
Firmy, które chcą zdyscyplinować dzwoniących, ustalają limity rozmów, np.150zł miesięcznie. Jeśli pracownik go przekroczy, musi oddać nadwyżkę (często jest mu potrącana z pensji). Oczywiście w ramach limitu mogą się trafić również rozmowy prywatne, trudno będzie jednak je wyłapać.
Jeśli pracodawca pokryje wydatki na prywatne rozmowy pracownika, może mieć problemy z rozliczeniem ich w kosztach. Jak podkreślił Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu w interpretacji z 2 lutego 2006 r. (ZD/406-239/CIT/05) , gdy pracownik używa sprzętu do celów prywatnych, wydatki nie mają związku z działalnością. Wydaje się jednak, że opłata za rozmowy prywatne może być kosztem, jeśli jest składnikiem wynagrodzenia pracownika.
