Przedsiębiorcy występujący w roli płatników mają czas do końca lutego, by przekazać pracownikom informację PIT-11 za 2020 r.
Przepisy nie określają, w jakiej formie należy to zrobić. Skarbówka potwierdza, że można przesłać ten dokument drogą elektroniczną – na adres e-mail lub za pomocą firmowej platformy. Pracodawcy muszą jednak spełnić kilka warunków.
Czytaj też: PIT-11 pracodawca może udostępniać w firmowym intranecie
Skarbówka zgodziła się na wykorzystanie internetu przez spółkę zatrudniającą kilkaset osób, której firmowa platforma internetowa jest zabezpieczona indywidualnym loginem i hasłem. Informacja PIT-11 miała mieć formę nieedytowalnych plików PDF, podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Urzędnicy uznali, że spółka może wystawić PIT-11 w formie elektronicznej, jeśli informacja będzie sporządzona według ustalonego wzoru, zostanie opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku, a podatnicy wyrażą zgodę na otrzymanie tą drogą.
Płatnik nie zawsze jednak musi pytać o pozwolenie. Będzie tak, gdy korzystanie z firmowej platformy jest obowiązkiem załogi – wynika z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji.
„Pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji. W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie" – wyjaśnił fiskus w interpretacji nr 0115-KDIT2.4011. 494.2020. 1.ENB.
Potwierdzeniem przekazania informacji będzie raport wygenerowany przez system informatyczny wskazujący datę umieszczenia dokumentu na platformie internetowej.
Czy można wysłać PIT-11 mailem? Tak, jeśli spełnionych zostanie kilka warunków.
Fiskus wyjaśnił w interpretacji nr 0115-KDIT2.4011.9. 2019.1.HD, że pracodawca można przekazać dokument za zgodą pracownika na wskazany przez niego adres e-mail. Można to zrobić w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Co ważne, przepisy nie nakładają na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia PIT-11. W ewentualnym postępowaniu podatkowym to jednak płatnik będzie musiał udowodnić ten fakt. Może wówczas przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej,
Warto pamiętać, że nadal też można przekazywać PIT-11 tradycyjnie – przez bezpośrednie doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, oraz przez operatora pocztowego.
