Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą zaoszczędzić na hotelu i zapłacić niższy podatek. Skarbówka zgadza się, by do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć wydatki na najem mieszkania w innej miejscowości. Potwierdził to dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 3 października 2018 r (0114-KDIP3-1.4011. 416.2018.1.MT).

Z pytaniem zwrócił się przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od maja 2018 r. Świadczy usługi w zakresie oprogramowania oraz technologii informatycznych i komputerowych. Płaci podatek na zasadach przewidzianych w art. 30c ustawy o PIT (19-proc. podatek liniowy). Siedziba firmy oraz miejsce stałego zamieszkania wnioskodawcy znajdują się w R. Jednak z uwagi na trudności w pozyskaniu zleceń w swoim mieście, przedsiębiorca zdecydował się na podjęcie współpracy z firmą informatyczną zlokalizowaną w W. Oznacza to dla niego konieczność wynajęcia mieszkania w pobliżu siedziby zleceniodawcy. Charakter zlecenia wiąże się z koniecznością częstych wizyt w siedzibie kontrahenta. Odległość między miejscem zamieszkania a miejscem wykonywania usług jest na tyle duża, że ewentualne dojazdy są czasochłonne i nie gwarantują punktualności. Wynajęcie mieszkania umożliwi więc ograniczenie wydatków na dojazdy i hotele, co – zdaniem wnioskodawcy – wydaje się w pełni uzasadnione i racjonalne ekonomicznie. Dodatkowe plusy to: zapewnienie pełnej dyspozycyjności, lepsza organizacja czasu oraz możliwość pozyskania dodatkowych zleceń.

Czytaj także: PIT od najmu: w małżeństwie wyższy podatek

Wydatek musi być racjonalny...

Wnioskodawca zaznaczył, że celem wynajęcia mieszkania jest wykonywanie zlecenia, a głównym ośrodkiem interesów osobistych i życiowych pozostaje dla niego R. Na podstawie zawartej umowy najmu będzie co miesiąc płacił czynsz, przelewem na rachunek bankowy właściciela, w wysokości odpowiadającej realiom rynkowym.

Zapytał, czy postępuje słusznie, zaliczając do kosztów uzyskania przychodu (podatkowa księga przychodów i rozchodów) wydatek na wynajem mieszkania udokumentowany dowodem wewnętrznym wraz z załącznikiem w postaci potwierdzenia zapłaty czynszu i opłat z tytułu najmu.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał sposób postępowania wnioskodawcy za prawidłowy. Przypomniał, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów oraz które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (katalog wydatków wyłączonych z kosztów). Między danym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. To oznacza, że możliwość odliczenia zależy od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy podatnik w momencie ponoszenia wydatku mógł i powinien przewidzieć, iż przyczyni się on do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

...i odpowiednio udokumentowany

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że jeśli powodem wynajęcia mieszkania w W. jest konieczność świadczenia usług na rzecz kontrahenta, to wydatki poniesione z tego tytułu, jako niemające charakteru wydatków osobistych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Zwrócił jednak uwagę na konieczność właściwego udokumentowania opłat wskazanych we wniosku. Dowodami nie mogą być wyłącznie faktury lub rachunki wystawione przez właściciela mieszkania, stwierdzające jedynie wysokość wydatków poniesionych z tytułu wynajmu lokum. Jak czytamy w interpretacji: „Niezbędnym jest bowiem posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której wnioskodawca wynajął mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.". W razie ewentualnego postępowania podatkowego to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Więcej pozytywnych interpretacji

Wcześniej takie stanowisko dyrektor KIS wyraził w interpretacji z 19 grudnia 2017 r. (0115-KDIT3.4011.359.2017.1.AK). Podobne rozstrzygnięcie wydał też dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 16 lutego 2017 r. (2461-IBPB-1-1.4511.51.2017.1.PB). Była to odpowiedź na pytania podatniczki, która prowadzi działalność gospodarczą w formie kancelarii radcy prawnego. Siedziba kancelarii mieści się w mieście A. Tam też wnioskodawczyni ma stałe miejsce zamieszkania i rodzinę. Od października 2015 r. jej jedynym klientem jest firma mająca główną siedzibę w mieście C. odległym o 350 km od jej miejsca zamieszkania. Usługi na rzecz klienta podatniczka świadczy niemal wyłącznie w mieście C., niejednokrotnie po 10–12 godzin dziennie. Ze względu na znaczną odległość i wysokie koszty noclegów hotelowych wnioskodawczyni wynajęła mieszkanie w mieście siedziby kontrahenta.

Wystąpiła więc o interpretację, by się upewnić, że może uznać miesięczny czynsz najmu za koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej. Dyrektor izby skarbowej uznał jej stanowisko za prawidłowe, ale zwrócił uwagę, że wnioskodawczyni musi właściwie udokumentować wydatki wskazane we wniosku. Nie wystarczą faktury lub rachunki wystawione przez właściciela mieszkania. Musi mieć też dowody świadczące o wykonywaniu usług wymagających pobytu w innym mieście. W przeciwnym razie będą to wydatki o charakterze osobistym, które nie podlegają odliczeniu.

Podstawa prawna: art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1509 ze zm.)

Paulina Bąk starszy konsultant podatkowy w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek. Po pierwsze, wydatek musi zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik). Po drugie, musi być rzeczywiście poniesiony, tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona. Po trzecie, musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz musi być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów. Ponadto, aby dany wydatek był uznany za koszt podatkowy, musi zostać spełniony warunek formalny, tzn. musi być właściwie udokumentowany. Właściwym udokumentowaniem kosztu jest nie tylko posiadanie faktury czy rachunku, ale również innych dowodów świadczących o konieczności wynajęcia mieszkania w innej miejscowości, w celu prawidłowego świadczenia usług zarówno z ekonomicznego, jak i racjonalnego punktu widzenia. Wraz ze zmieniającą się rzeczywistością, widocznie zmienia się zdanie fiskusa, który coraz częściej uznaje dany wydatek, który na pierwszy rzut oka mógłby wydawać się wydatkiem na cele osobiste, za koszty uzyskania przychodu. Pytanie, czy za jakiś czas urzędnicy ponownie nie zmienią zdania?