Czy zaległe faktury VAT trzeba zaewidencjonować w podatkowej księdze

- Biuro rachunkowe prowadzi dla przedsiębiorcy podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. W listopadzie 2017 r. przedsiębiorca otrzymał od firmy X nabyte towary handlowe oraz potwierdzającą to nabycie fakturę nr 1224/2017. Faktura została wystawiona i otrzymana wraz z towarami 24 listopada 2017 r. na kwotę 5 000 zł netto (VAT w kwocie 1 150 zł podlega odliczeniu w deklaracji VAT-7). Przedsiębiorca nie dostarczył tej faktury do biura, a w konsekwencji biuro rachunkowe nie wprowadziło jej do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w 2017 r. Faktura ta odnalazła się w lutym 2018 r. Czy fakturę tę należy ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów za 2017 r., czy na bieżąco w 2018 r. Przedsiębiorca nie złożył jeszcze zeznania PIT-36 za 2017 r. – pyta czytelniczka.

Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych >patrz ramka musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie), niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (zob. § 17 ust. 1 rozporządzenia). Jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup – zgodnie z przepisami rozporządzenia – dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, to należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i wprowadzić zapis w księdze na podstawie opisu. Opis musi być przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury (§ 16 ust. 2 rozporządzenia).

W analizowanej sprawie zakup towaru handlowego powinien więc zostać ujęty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie otrzymania go. W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie dostarczył do biura rachunkowego faktury potwierdzającej zakup tych towarów, biuro rachunkowe – po uzyskaniu informacji o ich nabyciu i otrzymaniu – powinno wprowadzić wydatek do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w listopadzie 2017 r., a więc wtedy, kiedy przedsiębiorca otrzymał nabyte towary.

Wydaje się, że przedmiotowa faktura powinna zostać wpisana w księdze na koniec listopada 2017 r., pomimo niezachowania chronologii. Zapis powinien jednak zawierać litery dodane do liczby takiej jak przy ostatnim zapisie w danym miesiącu.

Przykład

Załóżmy, że ostatni wpis w listopadzie skończył się na pozycji 42. Faktura powinna zostać wpisana jako pozycja 42a.

W takiej sytuacji, w rubryce „Uwagi" należy wyjaśnić przyczynę braku chronologii w numeracji poszczególnych pozycji, tj. wskazać, że zapis został zrobiony po zamknięciu danego okresu rozliczeniowego, a więc po zakończeniu listopada 2017 r.

Uzupełnienie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów przed ewentualną kontrolą podatkową powinno uchronić podatnika przed zarzutem nierzetelności podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nierzetelność podatkowej księgi grozi odpowiedzialnością karną skarbową.

Zgodnie z § 11 rozporządzenia podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy.

Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Z kolei za rzetelną uważa się księgę,, której zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgę uznaje się za rzetelną również wtedy, gdy:

1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 proc. przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub

2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub

3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

4) podatnik uzupełnił zapisy lub zrobił korektę błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy, lub

5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada odpowiednie dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 12 ust. 3 rozporządzenia.

Zasady te stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu.

Autor jest doradcą podatkowym

podstawa prawna: rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 728)

Wzór: Zapisy w pkpir – listopad 2017 r.

Towary handlowe zdefiniowane w rozporządzeniu

Towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Są nimi również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej (zob. § 3 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).