Brak ewidencji czasu pracy zaszkodzi pracodawcy w sądzie

Praca wykonywana ponad obowiązujące podwładnego normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar wynikający z obowiązującego go systemu i rozkładu czasu pracy to praca nadliczbowa. Zgodnie z art. 151

1

§ 1 kodeksu pracy osobie, która ją wykonywała, należy się – poza normalnym wynagrodzeniem – dodatek w wysokości:

1. 100 proc. wynagrodzenia – gdy godziny nadliczbowe przypadły:

- w nocy,

- w niedzielę lub święto niebędące dla pracownika dniem pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

- w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

2. 50 proc. wynagrodzenia – gdy nadliczbówki wypadły w każdym innym dniu niż określony w pkt 1.

Pensję i dodatek za nadgodziny można zastąpić ryczałtem jedynie w stosunku do osób, które stale wykonują pracę poza zakładem. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy nadliczbowej.

Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych obejmuje dwa elementy: normalne wynagrodzenie oraz dodatek. Za każdą nadgodzinę podwładnemu należy więc przede wszystkim wypłacić jego normalną stawkę godzinową oraz dodatek, który stanowi dopłatę z tytułu świadczenia pracy w wymiarze wyższym niż pierwotnie ustalony.

Przez normalne wynagrodzenie należy rozumieć to, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie. Obejmuje ono zarówno pensję zasadniczą wynikającą ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki o charakterze stałym, jeśli system wynagradzania w firmie przewiduje takie dodatkowe składniki.

Podstawa plus procent

Sposób liczenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pracę nadliczbową zależy od charakteru stawek pensji danego pracownika. Gdy jest to stawka godzinowa, trzeba ją wypłacić za każdą przepracowaną nadgodzinę. Natomiast aby ustalić kwotę pensji za godzinę dla osoby otrzymującej stałą miesięczną pensję, jej kwotę trzeba podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu (§ 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy, DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).

Wykaz dość istotny

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy, aby na jej podstawie prawidłowo ustalać wynagrodzenie i inne świadczenia dla pracowników (art. 149 § 1 k.p.). Musi ją przy tym udostępniać podwładnym na ich żądanie.

Odrębnie dla każdego

Zakres ewidencji czasu pracy szczegółowo określa § 8 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Przepis ten zobowiązuje pracodawcę do założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji obejmującej pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

W przypadku pracowników młodocianych trzeba ponadto uwzględnić czas wykonywania pracy wzbronionej młodocianym, co jest dozwolone wyłącznie w celu odbycia przygotowania zawodowego.

Walka na argumenty

Brak ewidencji działa na niekorzyść pracodawcy. Część z nich uświadamia to sobie dopiero wtedy, gdy pracownik wystąpi z żądaniem zapłaty wynagrodzenia za nadgodziny. Wprawdzie to pracownik domagający się tej zapłaty powinien udowadniać słuszność swoich twierdzeń. Jeśli jednak pracodawca nie wywiązuje się z obowiązku rzetelnego prowadzenia dokumentacji, działa to na jego niekorzyść, jeżeli chodzi o skutki procesowe, gdy podwładny udowodni swoje twierdzenia za pomocą innych dowodów (np. zeznań świadków). Wskazywał na to Sąd Najwyższy w wyroku z 7 czerwca 2011 r. (II PK 317/10).

Zatem mimo że zaniechanie prowadzenia ewidencji czasu pracy przez firmę nie tworzy domniemania wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych w wymiarze przedstawianym przez pracownika, to jednak utrudnia odparcie jego żądań.

Według oceny sądu

Jeśli pracownik nie może wykazać dokładnego rozmiaru pracy w godzinach nadliczbowych, to sąd ma prawo zasądzić odpowiednie wynagrodzenie według własnej oceny opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy (art. 322 k.p.c.). Wynika to z faktu, że sprawa o zapłatę pensji za godziny nadliczbowe jest sprawą o dochody. Zatem w sytuacji, gdy roszczenie jest niewątpliwe co do zasady, ale nie można ściśle ustalić wysokości tego wynagrodzenia, to sąd może zasądzić odpowiednią sumę według swojej oceny, opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy.

Autor jest sędzią Sądu Okręgowego w Kielcach

O czym pamiętać

- co do zasady pracownik nie może odmówić wykonywania pracy w nadgodzinach

- kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych nie mają prawa do wynagrodzenia za nadgodziny, z wyjątkiem pracy w niedziele lub święto

- zastosowanie akordowego systemu wynagradzania nie zwalnia firmy z konieczności płacenia za nadgodziny