Służbowe auto: pracownicy zapłacą zryczałtowane składki ZUS

Od nowego roku zmienią się zasady wyceny przychodu, jaki pracownik osiąga z racji tego, że korzysta z firmowego auta w celach prywatnych. Nowe reguły wynikają z najnowszej ustawy deregulacyjnej (DzU z 2014 r., poz. 1662). Zmieniając ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa PIT), wprowadziła ona ryczałtowe zasady określania wartości pieniężnej nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych. To znaczne uproszczenie dla pracodawców borykających się do tej pory z niejasnymi regulacjami. Teraz obowiązywać będą dwa ryczałty zależne jedynie od pojemności służbowego pojazdu.

Dwie kwoty

Zgodnie z nowym art. 12 ust. 2a ustawy PIT wartość pieniężna takiego nieodpłatnego świadczenia wynosi od 1 stycznia 2015 r.:

- 250 zł miesięcznie – gdy pojemność silnika auta nie przekracza 1600 cm3, albo

- 400 zł miesięcznie – przy wyższej pojemności silnika.

Nowe przepisy, choć może nie doskonałe, nie są aż tak skomplikowane i pozwalają na w miarę proste rozliczenie podatkowo-składkowe prywatnych jazd załogi.

Dotychczas sprawa ta budziła sporo wątpliwości. Nie było przepisów, które określałyby, w jaki sposób ustalić przychód z tego tytułu. Do wyceny najczęściej brano pod uwagę koszty wynajęcia podobnego auta w lokalnej wypożyczalni. Trzeba było więc wziąć pod uwagę m.in. rocznik, model czy zużycie pojazdu. Taką metodę rekomendowało zresztą Ministerstwo Finansów. A ZUS do celów oskładkowania tego benefitu bierze pod uwagę reguły podatkowe.

Galimatias w ustaleniach

Oczywiście przy ostatecznym ustaleniu wysokości przychodu liczy się nie tylko sama wartość świadczenia, ale także inne czynniki – np. proporcja, w jakiej pracownik korzysta ze służbowego auta w celach prywatnych. Aby ją ustalić, podwładnych często obligowano do prowadzenia ewidencji pojazdu. Innym rozwiązaniem stosowanym przez pracodawców było przydzielenie zatrudnionemu określonego ryczałtowo limitu kilometrów do przejechania w danym miesiącu w celach prywatnych.

Do tej pory nie było więc jasnych i precyzyjnych wytycznych, jak ustalić wartość takiego nieodpłatnego świadczenia. Firmy opracowały swoje procedury i standardy, aby optymalnie gospodarować flotą.

Zdarzało się jednak, że optymizm pracodawcy w odkrywaniu podatkowych meandrów gasił resort finansów, podważając poprawność rozliczeń. Wówczas oprócz niedopłaty podatkowej od razu pojawiała się i składkowa.

Nadal bez precyzji

Nowe przepisy miały zakończyć spekulacje o poprawnych ustaleniach wysokości pracowniczego przychodu do opodatkowania i oskładkowania. Kwota ryczałtu zależy jedynie od pojemności silnika auta, a nie od wartości samochodu, jego stopnia zużycia czy wyposażenia. To miało być gwarantem pewności rozliczeń.

Problem w tym, że nadal nie ma jasności co do kosztów eksploatacyjnych związanych z użytkowaniem auta – napraw, przeglądów technicznych, myjni, parkowania itp. Nie wiadomo, czy te koszty, jeśli w pełni ponosi je pracodawca, również mieszczą się w przyjętym ryczałcie.

Przepisy milczą też na temat rozliczania paliwa. Tu znowu pracownik powinien rozliczyć się szczegółowo z benzyny zużytej do jazdy na cele prywatne. Czyli wraca problem z dokładnym ustaleniem liczby kilometrów przejechanych w celach służbowych i prywatnych. A to właśnie tę uciążliwość ustawodawca chciał zdjąć z przedsiębiorców.

Ponadto przepisy pozwalają na zmniejszenie kwoty ryczałtu, jeśli pracownik nie korzystał z auta przez część miesiąca. Zgodnie z nowym art. 12 ust. 2b ustawy PIT w przypadku wykorzystywania służbowego samochodu do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień korzystania w tym celu z firmowego auta w wysokości 1/30 ryczałtu.

Tu też mogą się pojawić pewne wątpliwości interpretacyjne. Prawdopodobnie pracownik będzie musiał deklarować w każdym miesiącu, przez ile dni wykorzystywał auto do własnych spraw.

Problem ten dotyczy również firm, które jeden samochód pozostawiają do dyspozycji kilku pracownikom. Trzeba będzie wówczas ustalić, kto i kiedy z niego korzystał w celach prywatnych.

Inną kwestią budzącą wątpliwości przedsiębiorców jest to, czy ryczałt obejmuje korzystanie z aut służbowych również w trakcie długotrwałych urlopów.

Podwójna zagadka

Wszystkie znaki zapytania to podwójne niejasności – dotyczą bowiem nie tylko kwestii podatkowych, ale też obowiązku składkowego. W związku ze zmianami podatkowymi wystąpiliśmy do ZUS z pytaniem, jak trzeba będzie rozliczać składki od takiego przychodu. Czy sugerując się, tak jak dotychczas, wyceną do zaliczki na PIT, czy też brać pod uwagę tylko ryczałt? I czy w skład ryczałtu wchodzi też paliwo?