Wspólnota mieszkaniowa jest administratorem danych osobowych swoich członków, jednak jest zwolniona z obowiązku zgłoszenia takiego zbioru danych do rejestracji GIODO. Pierwsze twierdzenie wynika ?z tego, że zgodnie z art. 6 ustawy o własności lokali (DzU z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.) ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. Innymi słowy, to wspólnota jest podmiotem praw i obowiązków wynikających z tejże ustawy. ?W związku z tym także na niej spoczywają obowiązki wynikające z ustawy z 29 sierpnia ?1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2014 r. ?poz. 1182). Zarząd wspólnoty, o ile został powołany, działa jako jej organ. Zarządca nieruchomości natomiast pełni zazwyczaj rolę podmiotu, o którym mowa w art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych – a więc podmiotu, któremu administrator danych powierzył przetwarzanie danych. Jednakże jego status uzależniony jest od konstrukcji umowy, którą zawarł ze wspólnotą.
To, że wspólnota musi dysponować danymi osobowymi swoich członków, jest oczywiście poza dyskusją. Wystarczy choćby wspomnieć, że zgodnie z art. 29 wspomnianej ustawy ?o własności lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Pobieranie zaliczek i ich rozliczanie nie byłoby możliwe bez posiadania danych właścicieli poszczególnych lokali.
Natomiast co do rejestracji zbioru danych, to rzeczywiście ustawa o ochronie danych osobowych wprowadza taki obowiązek jako pewną regułę. ?W myśl art. 40. administrator danych jest obowiązany zgłosić zbiór danych do rejestracji generalnemu inspektorowi, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 43 ust. 1. Istotne jest zatem to, czy któryś z tych przypadków (wyjątków) będzie można odnieść do sytuacji wspólnoty mieszkaniowej.
I tak, zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 4, z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się. I właśnie przypadek danych osób zrzeszonych u administratora będzie tutaj wyłączał obowiązek dokonania rejestracji zbioru danych.
