Jak dobrze wynająć lokal użytkowy

Przyszły najemca lokalu użytkowego – podpisując umowę najmu – powinien się zastanowić, jak ją zawrzeć, żeby przewidywała jak najpełniejszą  ochronę jego interesów. Często się zdarza, że właściciel lokalu wręcza przyszłemu najemcy umowę najmu do podpisu. Powinien on jednak dokonać dokładnej analizy postanowień umownych. Nie wystarczy określenie, że wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy lokal do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Zawierając taką umowę, warto skorzystać z  pomocy profesjonalisty. Niewłaściwe jej zredagowanie  może spowodować straty finansowe najemcy. Co więc powinno się znaleźć w umowie najmu?

Opłaty to ważny element kontraktu

Zazwyczaj, strony wynajmując lokal, zwracają uwagę na czynsz. Najemca powinien sprawdzić stawki czynszu w okolicy, żeby się nie okazało, że jest on zbyt wygórowany i umowa będzie dla niego niekorzystna. Oprócz czynszu, najemca powinien dowiedzieć się, jakie dodatkowe opłaty za użytkowanie lokalu i media będzie musiał płacić wynajmującemu. W umowie czynsz ?i opłaty powinny  zostać precyzyjnie określone. Warto by najemca wynegocjował wyłączenie możliwości wypowiadania wysokości czynszu przez pewien okres, a także uzależnienie jego wzrostu od określonych czynników. Jest to bardzo istotne i często zależy od tego rentowność prowadzenia biznesu. Z wysokością kosztów najmu wiążą się również inne obowiązki najemcy. To koszty utrzymania lokalu, np.  zapewnienia czystości w lokalu i w jego otoczeniu, opłacania ochrony nieruchomości, w której jest lokal, ubezpieczenia pomieszczenia. Dopiero globalna analiza wszystkich kosztów może wskazać, czy umowa najmu jest opłacalna. Na dalszy plan nie  powinno oczywiście schodzić określenie w umowie innych relacji z wynajmującym.

Tylko z osobą uprawnioną

Wynajmujący powinien przedstawić tytuł prawny do lokalu. Najemca nie może pozwolić sobie na to, że wynajmie lokal od osoby nieuprawnionej. Zapewnienie o tym powinno znaleźć się w postanowieniach umownych.

Co z remontami

Profil działalności ma wpływ na różne czynniki, które przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę. Należą do nich sposób użytkowania lokalu, powierzchnia, skład i wyposażenie lokalu oraz jego stan techniczny. Skład i stan lokalu powinien być dokładnie opisany, a jego rzut stanowić załącznik do umowy. Rzadko się zdarza, że lokal idealnie odpowiada najemcy, dlatego powinien zwrócić on uwagę na możliwości dokonywania jego przeróbek.

W umowie powinny się znaleźć:

- ?zgoda wynajmującego na remont,

- ?pełnomocnictwo wynajmującego dla najemcy do celów budowlanych,

- ?określenie warunków wykonania remontu lokalu,

- ?wskazanie możliwości dochodzenia kosztów remontu przez najemcę po zakończeniu umowy.

Żeby precyzyjnie określić stan lokalu przed zawarciem umowy i po jej zakończeniu, załącznikiem  do umowy powinien być sporządzony protokół przejęcia lokalu przez najemcę. Istotne jest określenie, że podstawą rozliczeń po zakończeniu umowy będzie również protokół spisany przez strony. Protokoły takie są również zabezpieczeniem najemcy przed dochodzeniem przez wynajmującego roszczeń z tytułu obniżenia standardu lokalu. W umowie powinny być również obowiązki najemcy i wynajmującego związane ?z naprawami oraz remontami lokalu po jego wstępnej adaptacji, w czasie trwania umowy. Niektóre rodzaje prowadzonej działalności wymagają bardzo restrykcyjnych warunków lokalowych. Przedsiębiorca nie może pozwolić sobie, na to że wynajmie lokal, który później okaże się nieodpowiedni do prowadzenia działalności.

Zabezpieczenie ryzyka

Zmiany techniczne lokalu mogą wiązać się z uzyskaniem odpowiednich zgód organów, co może oddalić w czasie rozpoczęcie prowadzenia działalności i generować dodatkowe koszty w czasie nieprowadzenia biznesu. Najemca powinien zadbać również o możliwość zmiany rodzaju prowadzonej działalności i brak innych ograniczeń w korzystaniu z lokalu. Interesy najemcy w przypadku niepowodzenia biznesu lub możliwości zwiększenia jego dochodów, zabezpieczy jego bezwarunkowe  prawo do podnajmu lokalu. Również trzeba się liczyć, że początkowy etap działalności może być nierentowny i  generować straty. Przedsiębiorca powinien być na to przygotowany i posiadać odpowiednie  środki finansowe. Na etapie negocjowania warunków umowy najmu warto postarać się o obniżenie albo zwolnienie z czynszu w czasie adaptacji lokalu.  Takie postanowienie może dotyczyć również  początkowego etapu prowadzenia działalności, kiedy przedsiębiorca pozyskuje klientów i nie posiada dużych zysków.

Na korzyść najemcy można wprowadzić w umowie prawo do odstąpienia w przypadku wystąpienia określonych okoliczności np. nieuzyskania koncesji lub wymaganego pozwolenia na użytkowania lokalu.

Wynajmujący może również wyłączyć przez określony czas możliwość wynajmu lokalu po zakończeniu umowy na działalność o dotychczasowym profilu, co zmniejszy ryzyko utraty najmu przez najemcę.

Najemca powinien negocjować eliminację z umowy zabezpieczeń wykonania umowy, gdyż uszczuplają one  jego środki finansowe albo zwiększają ryzyko podpisania umowy.

Jakie otoczenie

Ważnym, a dla niektórych kluczowym warunkiem podjęcia decyzji ?o wynajmie jest lokalizacja, która może warunkować powodzenie biznesu. ?Z lokalizacją wiąże się otoczenie lokalu. Jeżeli przyszła działalność będzie uciążliwa nawet w najmniejszym stopniu dla sąsiadów warto zażądać od właściciela lokalu pisemnej zgody sąsiednich właścicieli, wspólnoty czy spółdzielni mieszkaniowej na taką działalność. Zgoda taka powinna mieć odpowiednią treść, która zagwarantuje zabezpieczenie interesów najemcy. Będzie warunkowała bezkonfliktowy najem lokalu albo możliwość dochodzenia odszkodowania, jeżeli sąsiedzi nie dotrzymają warunków.

Konkurencję najemcy ograniczy zobowiązanie się przez wynajmującego do niewynajmowania sąsiednich lokali na działalność tego samego rodzaju, jaką prowadzi najemca.

Dopiero po ustaleniu wymienionych okoliczności i warunków przedsiębiorca powinien ustalić pozostałe postanowienia umowne zabezpieczające jego interesy. W praktyce trudno przewidzieć wszystkie okoliczności faktyczne, dlatego postanowienia umowne  będą zawsze pomocne w dochodzeniu roszczeń w sądzie.

Na jak długo

Istotny jest również czas trwania najmu. Umowa zawarta na czas oznaczony nie powinna być wcześniej wypowiedziana. Jeżeli najemca zawiera umowę na czas nieoznaczony i przewiduje powodzenie planowanego biznesu, a także musi ponieść koszty adaptacji lokalu, to powinien dążyć do zawarcia umowy bez możliwości jej wypowiedzenia przez okres warunkujący zwrot nakładów i dochodowe prowadzenie działalności. Utratę posiadania lokalu przez najemcę mogą zabezpieczać kary umowne. Natomiast, jeżeli działalność jest bardzo ryzykowna najemca powinien wprowadzić do umowy postanowienia umożliwiające jej bezproblemowe wypowiedzenie.

Istotne w umowie są również:

- ?określenie miejsca i daty zawarcia umowy,

- ?określenie ram czasowych jej obowiązywania,

- ?termin wydania lokalu,

- ?postanowienia dotyczące poufności,

- ?forma zmiany umowy,

- ?zasady doręczeń faktur za najem i korespondencji między stronami,

- ?terminy płatności,

- ?określenie właściwości sądu i prawa właściwego.

Autor jest radcą prawnym