Na początku zatrudnienia pobieramy od pracownika różne informacje osobowe. Potwierdzamy je kserokopią dowodu osobistego, którą przechowujemy w jego aktach. Jedna z nowo zatrudnionych osób zaprotestowała, gdy chciałam skserować jej dowód, twierdząc, że nie mam do tego prawa. Przecież mogę żądać okazania dowodu, więc i go skserować. Czy mam rację?

Nie.

Kserując dowód osobisty pracownika i przechowując w aktach osobowych tę kopię, pracodawca pozyskuje i gromadzi dane osobowe w zakresie przekraczającym uprawnienia wynikające z przepisów.

Na żądanie pracodawcy (osoby działającej w jego imieniu w zakresie kadr) pracownik powinien okazać dowód osobisty do wglądu. Ma to służyć poświadczeniu danych zawartych w tym dokumencie. Obejrzenie dowodu i potwierdzenie danych a jego skserowanie to dwie całkowicie różne sprawy. O ile do potwierdzenia informacji podanych przez pracownika niezbędne jest rzeczywiście umożliwienie przez niego sprawdzenia tych informacji w dokumencie, o tyle przechowywanie kserokopii dowodu powoduje, że pracodawca gromadzi dane osobowe, których posiadać nie powinien. Może on bowiem uzyskiwać od pracownika tylko te informacje, które wymienia art. 221 k.p.

Kodeksowy zakres informacji wolno rozszerzyć o inne dane, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Katalog ten nie obejmuje m.in. danych o miejscu urodzenia, wzroście czy kolorze oczu. One zaś widnieją w dowodzie osobistym, a więc wprowadzenie do akt pracownika kserokopii tego dokumentu byłoby sprzeczne ?z ustawą o ochronie danych osobowych i art. 221 k.p.

Konsekwentnie wskazuje na to generalny inspektor ochrony danych osobowych. W stanowisku z 2 lipca 2012 r. („Rzeczpospolita" ?z 12 lipca 2012 r.) podkreśla, że aby pracodawca mógł skserować dowód osobisty kandydata do pracy, musiałyby istnieć przepisy zezwalające mu na pozyskanie wszystkich danych, jakie widnieją ?w tym dokumencie. Samo kserowanie dokumentu jest bowiem czynnością stricte techniczną, co potwierdza również orzecznictwo, ?m.in. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 grudnia ?2001 r. (II SA 2869/00). Posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania tych danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza samo przez się o legalności albo nielegalności tego utrwalania ?(przetwarzania). Najważniejsze jest bowiem, aby ten, kto pozyskuje dane zawarte w dowodzie tożsamości, był do tego uprawniony.