Jak rozwiązać umowę o pracę podczas pracy zdalnej?

Obecnie wielu pracowników wykonuje swoje obowiązki zawodowe poza tradycyjnym miejscem pracy, takim jak biuro, korzystając z nowoczesnych technologii teleinformatycznych do komunikacji i realizacji zadań. Praca zdalna – a coraz częściej także hybrydowa – stała się powszechnym rozwiązaniem w wielu branżach, nie tylko tych związanych z szeroko pojętym sektorem IT. Szczególną dynamikę zyskała po wybuchu pandemii COVID-19, kiedy liczne firmy zdecydowały się na wdrożenie lub rozszerzenie możliwości pracy na odległość ze względów bezpieczeństwa. Taka forma organizacji pracy zapewnia większą elastyczność w zarządzaniu czasem i miejscem wykonywania obowiązków, a jednocześnie może sprzyjać wzrostowi efektywności i satysfakcji pracowników. Niesie jednak także wyzwania – jednym z nich jest właściwe i zgodne z przepisami rozwiązywanie umów o pracę.

Praca zdalna – definicja

Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) wprowadziła do Kodeksu pracy pracę zdalną, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika

i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Zapisy dotyczące pracy zdalnej powinny znaleźć się:

• w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi);

• w regulaminie pracy zdalnej ustalonym przez pracodawcę;

• w indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Warto też, aby zapisy dotyczące pracy zdalnej, również te odnoszące się do rozwiązywania umów na odległość, znalazły swoje miejsce w aktach wewnątrzzakładowych, czyli np. w regulaminie pracy lub w regulaminie pracy zdalnej. Chodzi tutaj o dokładne określenie formy kontaktu z pracownikami (e-mailowe adresy służbowe, wewnętrzne aplikacje kadrowe) lub uzyskanie zgody na kontakt na prywatne adresy e-mailowe pracowników.

Jak zgodnie z prawem rozwiązać na odległość umowę?

Dostarczenie wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi zatrudnionemu

i wykonującemu zadania pracownicze w trybie zdalnym wymaga uwzględnienia dwóch kluczowych aspektów, aby proces ten był zgodny z polskim prawem i uznany za skuteczny.

Pierwszy z nich to forma sporządzenia wypowiedzenia. Art. 30 § 3 kodeksu pracy stanowi, że oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. W związku z powyższym najważniejsze jest, aby dokument wypowiedzenia został sporządzony w formie pisemnej. Powinien on również zostać podpisany przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną (czyli taką, która posiada pełnomocnictwo do występowania w imieniu pracodawcy).

Drugim aspektem jest sposób doręczenia wypowiedzenia. Polskie prawo dopuszcza następujące formy doręczenia:

• Osobiście

Bez cienia wątpliwości najskuteczniejszym sposobem doręczenia wypowiedzenia umowy o pracę jest wręczenie dokumentu pracownikowi osobiście. Należy upewnić się, że na dokumencie znajdzie się podpis pracownika potwierdzający jego odbiór. W przypadku pracowników zdalnych ta opcja jest niestety praktycznie niemożliwa do zrealizowania.

• Za pośrednictwem poczty

Wypowiedzenie można doręczyć listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dzień odebrania przesyłki to dzień, w którym zaczyna biec okres wypowiedzenia umowy. Jednocześnie brak odbioru przesyłki nie oznacza jej niedoręczenia. W ostatnich latach wypowiedzenie wysłane pocztą, które nie zostało odebrane pomimo dwukrotnego awizowania, uznawało się za skutecznie doręczone w siódmym dniu od daty wystawienia drugiego awizo (wyrok Sądu Najwyższego z 5 października 2005 r., sygn. akt I PK 37/05).

W ostatnim czasie, po wyroku Sądu Najwyższego z 8 sierpnia 2023 r., sygn. akt I PSKP 21/22, pojawiło się wiele wątpliwości w tej kwestii. Sąd orzekł bowiem, że dostarczenie dokumentu jest skuteczne najpóźniej w dniu następnym po wystawieniu awizo. Na pracowniku spoczywa ciężar udowodnienia, że nie miał on możliwości odbioru dokumentu w dniu następnym po awizowaniu.

• Za pośrednictwem kuriera

Rozwiązanie umowy można wysłać również za pomocą firmy kurierskiej. Potwierdzenie odbioru będzie stanowiło niezbity dowód na skuteczne doręczenie dokumentu.

• Za pośrednictwem poczty elektronicznej

W zależności od polityki firmy, czasami możliwe jest przesłanie rozwiązania umowy drogą elektroniczną. Zgodnie z art. 781 § 1 kodeksu cywilnego oświadczenie woli złożone

w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Dlatego tak ważne jest uregulowanie przez pracodawcę, dopuszczającego pracę zdalną, tej formy przesyłania dokumentacji wewnątrzfirmowej w regulaminie pracy.

Dokument wypowiedzenia warto wysłać na służbowy adres e-mailowy pracownika w formie załącznika do wiadomości. Ważne jest również to, aby wiadomość nadano z wykorzystaniem opcji zwrotnego potwierdzenia odbioru.

Dokument musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez pracodawcę lub osobę uprawnioną do reprezentowania go. Tylko kwalifikowany podpis elektroniczny spełnia wymagania prawne, będąc równoważnym podpisowi odręcznemu. Lista dostawców podpisów kwalifikowanych znajduje się na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji.

Jeśli pracodawca podpisze dokument podpisem niebędącym podpisem kwalifikowanym, np. przy użyciu Profilu Zaufanego (tzw. ePUAP-u), pracownik będzie mógł odwołać się od takiego wypowiedzenia, ponieważ zostało ono sporządzone niezgodnie z przepisami.

Przebieg procesu zwolnienia pracownika zdalnego

Poniżej przedstawiono listę kroków, które mogą pomóc w skutecznym przeprowadzeniu procesu rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem wykonującym obowiązki w trybie zdalnym:

• Przygotowanie dokumentacji – przed podjęciem działań należy zadbać o to, aby wszystkie dokumenty, w tym wypowiedzenie oraz jego uzasadnienie, były kompletne i gotowe do przekazania;

• Weryfikacja umowy i przepisów prawa – warto upewnić się, że planowane działania są zgodne z obowiązującymi przepisami oraz zapisami zawartymi w umowie o pracę, w szczególności w zakresie formy i terminów wypowiedzenia;

• Zapewnienie odpowiedniego kanału komunikacji – rekomendowaną formą przeprowadzenia rozmowy jest spotkanie online w formule wideokonferencji;

• Ustalenie terminu spotkania – spotkanie powinno odbyć się w terminie dogodnym dla obu stron. W zaproszeniu warto unikać sformułowań, które mogłyby wzbudzić niepokój. Zaleca się również obecność osoby trzeciej, np. przedstawiciela działu HR, jako potencjalnego świadka dla celów dowodowych;

• Przeprowadzenie rozmowy – na początku spotkania należy jasno określić jego cel, przedstawić powody decyzji o zakończeniu współpracy oraz omówić istotne kwestie formalne. Komunikacja powinna być rzeczowa, profesjonalna i wolna od emocjonalnego zaangażowania. Warto również poinformować pracownika o jego prawach wynikających z Kodeksu pracy.

• Przekazanie dokumentów – dokumentacja może zostać przesłana drogą elektroniczną w trakcie lub bezpośrednio po spotkaniu, a następnie – jeśli zachodzi taka potrzeba – również w formie papierowej.

• Udzielenie wsparcia – wskazane jest zaproponowanie pracownikowi wsparcia, na przykład w formie doradztwa zawodowego lub pomocy w dalszym planowaniu kariery zawodowej.

Mając na uwadze powyższe, jednym z najbardziej efektywnych i praktycznych sposobów rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem, wykonującym swoje obowiązki służbowe

w formie zdalnej, wydaje się przeprowadzenie wideokonferencji, a następnie przesłanie dokumentacji drogą e-mailową. Taka forma kontaktu jest wyrazem szacunku ze strony pracodawcy, nadaje procesowi bardziej ludzkiego wymiaru i pozwala w klarowny oraz zrozumiały sposób zakomunikować decyzję. Jednocześnie umożliwia ograniczenie negatywnych emocji po obu stronach w tej trudnej sytuacji. Zastosowanie opisanych rozwiązań może także uchronić również pracodawcę przed potencjalnymi roszczeniami pracownika, zwłaszcza w zakresie formalnych uchybień związanych z zakończeniem współpracy.

- Agnieszka Jasiołek - Starszy Specjalista w Dziale Usług Kadrowo-Płacowych Forvis Mazars