Optymalizacja kosztu osobowego wymaga jego dobrego zdefiniowania i pomiaru. Typowe podejście przedsiębiorców MŚP to spojrzenie na sumę końcową na comiesięcznej liście płac, dodanie zaliczek na podatki od wynagrodzeń i kosztu ZUS. Po dodaniu kosztów osób na umowach B2B wychodzi kwota, którą firma wydaje na kapitał ludzki. Jeśli jest wysoka, a przedsiębiorca widzi jednocześnie niską wydajność i brak przeciążenia pracą u podwładnych, to pojawia się niepokój, że wydaje na nich za dużo, choć od nich samych słyszy, że ciągle za mało. Przedsiębiorcy i ich pracownicy mogą też wyglądać na notorycznie przepracowanych, co wcale nie musi oznaczać, że pracują efektywnie. W analizie kosztu osobowego brakuje więc odniesienia do kontekstu wartości biznesowej, którą zasób ludzki generuje w postaci sprzedaży, marży, kosztów, a w końcu zysku.