Polityka antykorupcyjna, nazywana również programem compliance (z jęz. angielskiego – dostosowanie, zgodność ?z obowiązującymi normami), to oficjalnie spisany zbiór wewnętrznych zasad, które pomagają zapobiegać przypadkom łapówkarstwa. Ponieważ jej wprowadzenie w życie może zaoszczędzić firmie wielu problemów, przyjrzyjmy się, jak powinna ona wyglądać.
Program compliance powinien zawierać procedury obowiązujące przy wykonywaniu przez pracowników obowiązków służbowych, ustalać mechanizmy kontroli zgodności działań z tymi procedurami, jak też określać odpowiedzialność za ich naruszenie. Aby polityka była skuteczna, konieczne jest poddanie pracowników obowiązkowi przestrzegania programu antykorupcyjnego, wprowadzenie środków dyscyplinujących, czyli kar za łamanie norm, ale i nagród za ich przestrzeganie. Ponadto należy zapewnić pracownikom i partnerom biznesowym technicznie dostępne możliwości anonimowego informowania o dostrzeżonych ryzykach czy złych praktykach. Pomocny może okazać się system oceny wiarygodności kontrahentów, który pozwoli zidentyfikować ryzykownego partnera, a w efekcie poddać kontakty z nim nadzorowi. Zazwyczaj także pomocne będzie wyznaczenie w firmie osoby, która będzie czuwać nad programem compliance. Osoba taka powinna zostać wyposażona w odpowiedni zakres samodzielności.
Najważniejszym elementem firmowej polityki antykorupcyjnej jest wdrożenie szkoleń dla pracowników. Skoro to pracownicy dopuszczają się korupcji, za którą konsekwencje może ponieść firma, to tylko wyposażenie ich w odpowiednią wiedzę, jak też przekazanie jasnego w kwestii łapówkarstwa stanowiska zarządu pozwoli skutecznie dotrzeć z przekazem do ich świadomości. Szkolenia takie, najlepiej odbywające się okresowo, powinny dać do zrozumienia, że korupcja nie jest przez pracodawcę akceptowana i jest to problem na tyle ważny, iż pracodawca decyduje się poświęcić mu czas cyklicznie. Warto pamiętać, że czasami pracownik, który stara się wypracować jak największy obrót, może odnosić wrażenie, że ma przyzwolenie na „niewielkie wykroczenia", żeby tylko zrealizować cele finansowe. Szkolenia pomogą pracownikom zidentyfikować potencjalne sytuacje korupcyjne oraz odpowiedzieć na bieżące wątpliwości w tym zakresie. Często granice pomiędzy kurtuazją i dbaniem o dobre relacje a korupcją rozmywają się, a podjęcie właściwej decyzji nie jest oczywiste. Pozostawieni sami sobie pracownicy nawet mając dobre intencje, mogą złamać prawo. Planując program compliance, firma może łatwo przeoczyć różne zdarzenia, kiedy może dojść do korupcji. Dlatego jest ważne, aby pracownicy potrafili sami rozpoznawać sytuacje korupcyjne i właściwie na nie reagować. Ponadto szkolenia pomogą pracownikom przećwiczyć reakcje, którą należy zastosować w sytuacji korupcyjnej.
Posiadanie polityki antykorupcyjnej niekiedy ułatwia zawieranie umów z kontrahentami
W stosunkach zewnętrznych, poza przyjęciem i wdrażaniem odpowiedniej polityki informacyjnej, można stosować klauzule umowne sankcjonujące przejawy korupcji. Ich naruszenie przez kontrahenta uprawniałoby do wcześniejszego rozwiązania umowy, wprowadzenia wymogu dodatkowych zabezpieczeń czy też innych obostrzeń.
Politykę informacyjną, poza jednoznacznymi deklaracjami świadczącymi o braku akceptacji korupcji, można dodatkowo wesprzeć udziałem przedsiębiorstwa w inicjatywach antykorupcyjnych. Rozreklamowanie tego faktu wobec kontrahentów i pracowników będzie dodatkowo potwierdzało determinację w zwalczaniu korupcji.
Na marginesie należy zauważyć, iż posiadanie polityki antykorupcyjnej niekiedy ułatwia zawieranie umów z kontrahentami, zazwyczaj zagranicznymi, którzy – z uwagi na postanowienia własnej polityki antykorupcyjnej – zobowiązani są do wchodzenia w kontakty handlowe wyłącznie z partnerami posiadającymi takie regulacje wewnętrzne.
W celu przystąpienia do sporządzenia polityki antykorupcyjnej konieczne jest poznanie samej firmy – tj. rynku, na którym funkcjonuje, klientów, których obsługuje, oraz wynikających stąd potencjalnych ryzyk. Innej pragmatyki będzie się wymagać od pracowników firmy, której kontrahentami są podmioty prywatne, a innej od pracowników, których kontrahentami są podmioty z szeroko pojętej sfery publicznej.
Przygotowanie programu antykorupcyjnego powinno być poprzedzone przeprowadzeniem analizy ryzyka wynikającego z zagrożeń, które mogą skutkować sytuacją korupcyjną.
Spośród ryzyk zewnętrznych w stosunku do firmy analizą powinny być objęte te związane ze specyfiką danej branży, transferów pieniężnych, sposobu przeprowadzania inwestycji, a także ryzyko wynikające z relacji biznesowych czy też z robienia interesów w sektorze, gdzie „popularność" łapówek jest znacznie większa.
„Ryzykiem zewnętrznym" jest oczywiście również sam kontrahent. Badanie odporności partnerów biznesowych na zagrożenia korupcyjne nosi nazwę antykorupcyjnego due dilligence. Polega ono na pozyskaniu informacji na temat kontrahenta, jego dotychczasowych praktyk handlowych, sposobów zdobywania klientów oraz współpracowników, używanych wzorców umownych, stosowanych mechanizmów przeciwdziałania korupcji, doświadczeń z organami ścigania, tak w odniesieniu do samej firmy, jak i jej współpracowników czy pracowników.
Ryzykami wewnętrznymi w firmie mogą być z kolei np. brak szkoleń pracowników, kultura promującą i nagradzająca podejmowanie ryzyka biznesowego, brak procedur wewnętrznych, kontroli przepływów finansowych czy deklaracji antykorupcyjnych ze strony kierownictwa.
Dopiero po rzetelnym zbadaniu potencjalnych zagrożeń i otoczenia biznesowego firmy można przystąpić do spisania obowiązujących w firmie szczegółowych zasad zmierzających do wyeliminowania korupcji.
