Kontrolujący mogą żądać przetłumaczenia dokumentacji

W mojej firmie prowadzona jest kontrola podatkowa. Nie mamy radcy prawnego na etacie i w zasadzie nie wiemy co mogą kontrolujący. Jakie mają uprawnienia i na co powinniśmy zwracać uwagę? Część dokumentacji firmy jest w języku niemieckim, gdyż transakcje są dokonywane głównie z podmiotami z rynku niemieckiego. Czy – jeśli zażądają tego kontrolujący – będziemy musieli przedstawiać tłumaczenia tych dokumentów na język polski? – pyta czytelnik.

Katalog czynności kontrolnych został wskazany w art. 286 § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.). Nie ma on jednak charakteru zamkniętego, o czym świadczy zwrot „kontrolujący są w szczególności uprawnieni do" >patrz ramka.

Przykład

8 maja 2013 r. przeprowadzono kontrolę w celu ustalenia sposobu użytkowania nieruchomości położonej w Jaśle przy ul. Polnej 12. Podczas kontroli ustalono, że na ogrodzeniu tej nieruchomości znajduje się tabliczka z napisem „ALFA -Med" NZOZ. Na pierwszej kondygnacji budynku obok recepcji znajdują się trzy pomieszczenia, na drzwiach których wiszą tabliczki z napisami: „Gabinet zabiegowy", „Gabinet zabiegowo-rehabilitacyjny" i „Pokój lekarski". Na kondygnacji 0 znajduje się m.in. kuchnia i pomieszczenie, na drzwiach którego umieszczona jest tabliczka z napisem „Odnowa". Kontrolowany nie udostępnił tych pomieszczeń z kondygnacji 0 w celu dokonania pomiaru ich powierzchni, jako zajętych na działalność gospodarczą w zakresie udzielania świadczeń zdrowotnych. Stwierdził, że jest to jego własność prywatna i że nie udostępni tych pomieszczeń. Dokonanie oględzin pomieszczeń na kondygnacji 0 jest niezbędne do określenia właściwej wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości.

Aby prawidłowo wykonać obowiązek, kontrolujący – wobec niemożności przeprowadzenia czynności kontrolnych – może skorzystać z pomocy właściwych organów – policji czy straży miejskiej.

Przykład

Dyrektor Urzędu Kontroli Skarbowej podjął wiele działań zmierzających do pozyskania dowodów pozwalających na dokonanie ustaleń faktycznych w zakresie ustalenia wydatków służących sfinansowaniu budowy domu podatnika Jana Kowalskiego. Dom znajduje się w Krakowie przy ulicy Laskowej 14A. Część pomieszczeń w tym domu jest wykorzystywana na cele biurowe w prowadzonej przez tego podatnika działalności gospodarczej. Kontrolujący dopuścił 9 maja 2013 roku dowód z opinii biegłego rzeczoznawcy do oszacowania nakładów poniesionych w latach 2000–2012 na wybudowanie domu mieszkalnego pana Jana. Pan Jan uniemożliwił wprawdzie dokonanie wewnętrznych oględzin domu, jednak dowód taki był możliwy do przeprowadzenia. Przeszkoda w postaci braku zgody podatnika na dokonanie oględzin została usunięta w trybie przewidzianym w art. 288 § 2 o.p., czyli po uzyskaniu uprzedniej zgody prokuratora rejonowego. Protokół z czynności został zatwierdzony przez prokuratora.

Nie zawsze konieczna jest współpraca

Niektóre uprawnienia kontrolującego są zależne od aktywności kontrolowanego. Chodzi tu np. o udostępnianie ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz sporządzanie z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i pobierania danych w formie elektronicznej, okazania majątku podlegającego kontroli oraz dokonania jego oględzin. Chodzi także o przesłuchiwanie świadków, kontrolowanego oraz innych osób upoważnionych do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw, a także jego pracowników oraz osób współdziałających z nim w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności lub zadań.

Przykład

Z przedłożonych podczas kontroli przez przedsiębiorcę Piotra Nowaka dokumentów wynika, że wartość brutto transakcji kupna pojemników plastikowych w roku 2011 roku pomiędzy firmą Piotra Nowaka a ZHU „Plast-poll" Zenon Kowalski wyniosła 127 933,50 zł. Należność za zakupione pojemniki Piotr Nowak wpłacał lub przelewał zarówno na konto firmy ZHU „Plast – poll", jak i na konto prywatne Zenona Kowalskiego w łącznej kwocie wyższej od powyżej wskazanej wartości transakcji, tj. w wysokości 130 933,50 zł. Naczelnik urzędu skarbowego przesłuchał w charakterze świadka Zenona Kowalskiego, który wyjaśnił przyczyny i okoliczności zapłaty w łącznej kwocie wyższej od wartości brutto transakcji dotyczących pojemników plastikowych uzyskanej od firmy Piotra Nowaka.

Część czynności dokonywanych przez kontrolujących nie zależy od aktywności kontrolowanego. Do tej grupy czynności zaliczymy np. zasięganie opinii biegłych, zabezpieczanie zebranych dowodów, czy legitymowanie osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli.

Filmowanie i żądanie wyjaśnień

Poszerzenie uprawnień kontrolujących, określonych w art. 286 § 1 o.p. zawarte jest w art. 287 i art. 288 o.p. Zgodnie z tymi przepisami kontrolujący jest uprawniony do:

1.

filmowania, fotografowania, dokonywania nagrań dźwiękowych oraz utrwalania stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli;

2.

żądania aby kontrolowany przedstawił tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli; obcojęzyczne dokumenty, bez ich urzędowego przetłumaczenia na język polski, w świetle art. 180 § 1 o.p. nie mogą być uznane za dowód w sprawie. Posługiwanie się nimi w postępowaniu prowadzonym przez organ administracji publicznej jest sprzeczne z prawem (wyrok NSA z 9 lutego 2001 r., III SA 2339/99). W pojęciu „dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli" mieszczą się m.in. wszelkie dokumenty księgowe, które mają znaczenie dla określania podstaw opodatkowania i należnego podatku. Będą to więc np. dokumenty stanowiące podstawę płatności na rzecz firmy zagranicznej, zaliczane przez spółkę do kosztów uzyskania przychodów (wyrok WSA w Łodzi z 5 listopada 2007 r., I SA/Łd 514/07);

3.

żądania udzielania przez kontrolowanego w wyznaczonym terminie wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, żądania dostarczania kontrolującemu żądanych dokumentów oraz zapewniania kontrolującemu warunków do pracy, w tym - w miarę możliwości – żądania udostępniania samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów;

4.

żądania od osób upoważnionych do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw, pracowników oraz osób współdziałających z kontrolowanym udzielania wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności lub zadań;

5.

wstępu na teren jednostki kontrolowanej oraz poruszania się po tym terenie na podstawie legitymacji służbowej bez potrzeby uzyskiwania przepustki, przy czym kontrolujący nie podlegają rewizji osobistej przewidzianej w regulaminie wewnętrznym tej jednostki, natomiast podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązującym w kontrolowanej jednostce;

6.

wstępu na teren, do budynku lub lokalu mieszkalnego kontrolowanego.

Przykład

W aktach sprawy znajdują się dokumenty w języku niemieckim, z których spółka z o.o. AAA wywodzi korzystne dla niej skutki w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Obcojęzyczne dokumenty mogą jednak podlegać swobodnej ocenie organu podatkowego dopiero po ich urzędowym tłumaczeniu, podobnie jak inne dowody zgromadzone w sprawie. Bez urzędowego tłumaczenia tych dokumentów organ podatkowy nie może dokonać prawidłowej ich oceny. Obowiązkiem spółki AAA jest przedstawienie żądanych przez organ podatkowy dokumentów przetłumaczonych na język polski przez tłumacza przysięgłego.

Wstęp do lokalu w ograniczonym zakresie

Prawo kontrolującego do wstępu na teren, do budynku lub lokalu mieszkalnego kontrolowanego wynika z art. 288 o.p. Powinno ono nastąpić w celu dokonania – za zgodą kontrolowanego – oględzin, jeżeli:

- miejsca te zostały wskazane jako miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub jako siedziba kontrolowanego,

- jest to niezbędne dla ustalenia lub określenia wysokości zobowiązania podatkowego lub podstawy opodatkowania,

- jest to niezbędne do zweryfikowania poniesienia wydatków na cele mieszkaniowe uprawniających do skorzystania z ulg podatkowych.

Może się jednak zdarzyć, że kontrolowany nie wyda takiej zgody. Wtedy kontrolujący ma prawo do dokonania oględzin oraz przeszukania lokali mieszkalnych, innych pomieszczeń lub rzeczy, tylko jeżeli powzięto informację o prowadzeniu niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej albo jeżeli w miejscach tych są przechowywane przedmioty, księgi podatkowe, akta lub inne dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie istnienia obowiązku podatkowego lub określenie wysokości zobowiązania podatkowego. Przy czym te czynności przeprowadzają upoważnieni pracownicy organu podatkowego po uzyskaniu, na wniosek organu podatkowego, zgody prokuratora rejonowego. Przed przystąpieniem do tych czynności kontrolowanemu okazuje się postanowienie prokuratora o wyrażeniu na nie zgody. Z czynności tych sporządza się protokół, który wymaga zatwierdzenia przez prokuratora. Jeśli jednak prokurator odmówi zatwierdzenia takiego protokołu, to materiały i informacje zebrane w toku tych czynności nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym.

Przepis ten ma zastosowanie także w przypadku nieruchomości lub ich części albo rzeczy znajdujących się w posiadaniu osób trzecich.

Na co może sobie pozwolić urzędnik w  firmie

Zgodnie z art. 286 § 1 o.p. kontrolujący są w szczególności uprawnieni do:

1) wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego;

2) wstępu - za zgodą podatnika – do lokali mieszkalnych w celu dokonania oględzin tego lokalu lub jego części, jeśli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez podatnika deklaracji oraz z innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe;

3) żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz dokonania jego oględzin;

4) żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;

5) zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;

6) zabezpieczania zebranych dowodów;

7) legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;

8) żądania przeprowadzenia spisu z natury;

9) przesłuchiwania świadków, przesłuchiwania kontrolowanego oraz innych osób upoważnionych do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw, pracowników oraz osób współdziałających z kontrolowanym, które są zobowiązane udzielić wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności lub zadań;

10) zasięgania opinii biegłych;

11) żądania wydania od kontrolowanego – na czas trwania kontroli – próbek towarów;

12) żądania wydania od kontrolowanego – na czas trwania kontroli – akt, ksiąg i dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej ale tylko w sytuacji, gdy:

- kontrolujący poweźmie uzasadnione podejrzenie, że są one nierzetelne, lub

- podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji, a w szczególności nie udostępnia kontrolującym samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów, przy czym pobranie takie powinno nastąpić za pokwitowaniem. Organ podatkowy może skorzystać z dokumentów źródłowych w tym przypadku, gdy weryfikacja licznych zapisów rachunkowych wymaga znacznego nakładu czasu;

13) wezwania – w razie uzasadnionej potrzeby – pomocy organu Policji, Straży Granicznej lub straży miejskiej (gminnej), jeżeli trafi na opór uniemożliwiający lub utrudniający przeprowadzenie czynności kontrolnych, albo zwrócenia się o ich asystę, gdy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że na taki opór natrafi. Jeżeli opór stawia żołnierz czynnej służby wojskowej, to kontrolujący wzywa do pomocy właściwy organ wojskowy, chyba że zwłoka grozi udaremnieniem czynności kontrolnych, a na miejscu nie ma organu wojskowego. Przy czym kontrolujący może dokonać tego w pilnych przypadkach także ustnie. Organy, które zostały wezwane do takiej pomocy czy asysty, mają obowiązek jej udzielić.