Doręczenia: adnotacja o dwukrotnym awizowaniu przesyłki a terminy

Problematyka doręczania korespondencji była już wielokrotnie podnoszona na łamach wielu pism, także Rzeczpospolitej. Wciąż jednak – jak wynika z praktyki funkcjonowania organów administracji – tzw. doręczenie zastępcze, regulowane przez art. 150 ordynacji podatkowej (odpowiednio - art. 44 k.p.a.), budzi wątpliwości i powoduje problemy w praktyce.

Nie może być wątpliwości

Warto zatem zwrócić uwagę na wady w doręczaniu pism pojawiające się po stronie organu administracji. Skuteczne ich wychwycenie może wpłynąć na sytuację prawną strony postępowania. Chociażby w sytuacji uznania, że pismo organu (decyzja, postanowienie) nie zostało skutecznie doręczone, a zatem nie mogło wywoływać żadnych skutków prawnych i nie rozpoczął się zatem bieg terminów do wniesienia odwołania, czy zażalenia.

Aby uznać doręczenie zastępcze za dokonane prawidłowo, muszą łącznie zostać spełnione przesłanki określone w art. 150 o.p.

Przyjęcie fikcji doręczenia pisma może mieć doniosłe skutki dla strony postępowania administracyjnego i dlatego nie może budzić wątpliwości, że doręczyciel dochował wymogów zakreślonych w tym przepisie, w tym przede wszystkim wymogu dotyczącego sposobu zawiadomienia adresata o złożeniu przesyłki na określony czas w placówce pocztowej. Uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, że strona nie będzie mogła skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia (podobnie Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2001 r., II RN 70/00).

Adresat musi być powiadomiony

O fakcie złożenia przesyłki na określony czas w placówce pocztowej musi więc zostać dokonana stosowna adnotacja doręczyciela na dowodzie doręczenia przesyłki. Samo natomiast umieszczenie na kopercie zawierającej przesyłkę lub na dowodzie potwierdzającym doręczenie pisma pieczęci urzędu pocztowego i określenie daty, czy wzmianki o awizowaniu przesyłki nie może być wystarczające do przyjęcia, że spełnione zostały przesłanki doręczenia pisma ustanowione w art. 150 o.p.

Przykład

BRAK INFORMACJI

Doręczyciel ograniczył się do „ostemplowania" przesyłki datami, w których dokonywał „awizowania". W świetle przepisów o doręczaniu bezwarunkowo konieczna jest jednak wyraźna adnotacja na zwrotnym potwierdzeniu odbioru, że doręczyciel zawiadomił adresata o próbie doręczenia przesyłki w sposób określony w art. 150 o.p., w szczególności wskazał miejsce w którym nieodebraną przesyłkę pozostawił.

W tym przypadku potwierdzenie odbioru nie zawiera żadnych informacji o sposobie powiadomienia adresata o próbie doręczenia przesyłki rejestrowanej. Mamy więc tutaj do czynienia z wadliwym doręczeniem.

Niezbędne elementy

Prawidłowe zawiadomienie powinno zawierać cztery punkty, w których doręczyciel odnotowuje, że:

- pismo doręczył i komu (pkt 1);

- pisma nie doręczył w sposób określony w pkt 1 i pozostawił je w urzędzie pocztowym (a)

– o czym umieścił zawiadomienie na drzwiach mieszkania adresata lub w skrzynce pocztowej (pkt 2);

- pisma nie doręczył, ponieważ adresat lub jego domownik odmówili przyjęcia pisma, przy czym zostali uprzedzeni o miejscu pozostawienia pisma w:

– miejscu doręczenia (a),

– urzędzie pocztowym (b),

- pisma nie doręczył, ponieważ... (pkt 4),

Na końcu zawiadomienia powinna być wymieniona miejscowość i data czynności oraz powinien być złożony podpis.

Tymczasem niejednokrotnie potwierdzenia dołączone do decyzji organów nie zawierają żadnych z tych danych, a zatem nie sposób jednoznacznie ustalić, czy i w jaki sposób adresat został poinformowany o próbie doręczenia mu przesyłki i gdzie możliwe było jej późniejsze odebranie.

Ważne konsekwencje

W praktyce takie doręczenie jest nieprawidłowe, a przedsiębiorca może skutecznie negować fakt jego doręczenia. Może to być np. decydujący argument w przypadku wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia zażalenia, skargi do sądu, czy obliczenia innych terminów. W każdym takim przypadku to organ będzie musiał udowodnić, że faktycznie przesyłkę doręczył w zgodzie z przepisami.

—Robert Adamczewski, doktor nauk prawnych, referendarz sądowy w WSA w Łodzi

Doręczenie zastępcze

Zgodnie z art. 150 ordynacji podatkowej:

W razie niemożności doręczenia adresatowi pisma w mieszkaniu lub w miejscu pracy albo w siedzibie organu podatkowego  albo w innym miejscu, gdzie się zastanie adresata albo pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu:

1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego;

2) pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę.

Adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawaniu pisma w miejscu określonym wyżej. Powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie 7 dni.

Zawiadomienie o pozostawaniu pisma w tym miejscu umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W tym przypadku doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w pkt 1 i 2, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.