Zasada jednego okienka miała być rozwiązaniem problemu biegania od urzędu do urzędu przy zakładaniu firm. Chodziło o to, by sąd rejestrowy sam wysyłał dane o przedsiębiorcy do odpowiednich urzędów: statystycznego i skarbowego.

O ile jednak podczas zakładania firmy od zera ten model już działa (choć nie idealnie), o tyle przedsiębiorcy nie zawsze są z niego zadowoleni w razie przekształcania firmy z indywidualnej działalności w jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Trzy dni jak dwa tygodnie

Przekształcający się z różnych powodów przedsiębiorca na ogół nie chce zatrzymywać wszystkich swoich działań na czas przekształcenia. A może ono trwać nawet do dwóch tygodni.

Wprawdzie sąd rejestrowy przesyła dokumenty do urzędu skarbowego, urzędu statystycznego oraz ZUS niezwłocznie, tj. nie później niż w terminie trzech dni roboczych, ale trzeba do tego doliczyć czas na dostarczenie przez pocztę (nawet cztery dni).

W rezultacie urzędy otrzymują wnioski z tygodniowym opóźnieniem. Zakładając więc, że rozpatrują sprawy zgodnie z kolejnością wpływu, okres czekania na nadanie numeru NIP i REGON wydłuża się do dwóch tygodni. Trudno zatem o dokładne wyznaczenie dnia rozpoczęcia działalności nowej spółki. To bywa bardzo istotne ze względu na fakturowanie i rozliczanie VAT. Krytyczne bywają sytuacje, gdy np. spółka sprowadza towar spoza UE, a jego odprawa celna dokonuje się w dniach przekształcenia. Gdy to właśnie nowa spółka ma być importerem, a proces jej rejestracji się przeciąga, przedsiębiorca jest zmuszony do ponoszenia kosztów tzw. osiowego za postój ciężarówki oczekującej załatwienia formalności celnych.

Ułomna sukcesja

kąd takie problemy? Otóż w przepisach ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym ani w ordynacji podatkowej najwyraźniej nie przewidziano takich sytuacji w kontekście dziedziczenia zobowiązań. Można by to naprawić przez rozszerzenie sukcesji praw takiego przedsiębiorcy. Wprawdzie w ordynacji istnieje zasada sukcesji praw przedsiębiorcy jako osoby fizycznej, ale spółka przekształcona za zobowiązania odpowiada jak osoba trzecia. Brakuje też zasady sukcesji w odniesieniu do numeru REGON przedsiębiorcy, bo spółka powstała z przekształcenia dostaje nowy numer. A przecież ten identyfikator mógłby zostać przejęty przez tę spółkę. Formalności dodaje także konieczność składania wniosku o rejestrację spółki przekształconej w rejestrze podatników VAT. Spółka przekształcona musi złożyć wniosek o rejestrację VAT-R samodzielnie, natomiast przedsiębiorca musi dokonać samodzielnie wyrejestrowania na druku VAT-Z. Optymalnym rozwiązaniem byłoby, gdyby przedsiębiorca, dotychczas przecież będący podatnikiem VAT, po prostu zaktualizował dane w rejestrze.

Na tym nie kończą się formalności podatkowe. Zgodnie z tzw. zasadą jednego okienka spółka przekształcona składa zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 wraz z wnioskiem o rejestrację w Krajowym Rejestrze Sądowym. W praktyce oznacza to oczekiwanie od siedmiu do czternastu dni na otrzymanie NIP przez spółkę przekształconą. Skutki nietrudno odgadnąć: w tym czasie przekształcana firma musi poradzić sobie m.in. z brakiem możliwości wystawiania poprawnych faktur VAT.

W takiej sytuacji przedsiębiorcy skłaniają się do postulatów, by w razie podobnych przekształceń zasadę jednego okienka po prostu... znieść. Bywają bowiem sytuacje, że dobrze przygotowany do przekształcenia przedsiębiorca zdoła przewieźć stosowne dokumenty między KRS i pozostałymi instytucjami w ciągu jednego dnia. Przyspieszyłoby to uzyskanie numerów NIP i REGON dla nowej spółki.

Jednakże prawdopodobnie ten sam efekt można by osiągnąć, wprowadzając odpowiednie zmiany do ustaw o Krajowym Rejestrze Sądowym (art. 19b), ordynacji podatkowej (art. 93a), a także do przepisów o VAT i statystyce publicznej. Powinny one przewidywać – na co zwracają uwagę eksperci – szybkie, najlepiej elektroniczne powiadomienia między urzędami.