Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorca sprzedaje swoje towary lub świadczy usługi m.in. na rzecz osób fizycznych. W ramach działalności zdarza się, że gromadzi on, czy to na komputerze, czy też na innym nośniku dane kontrahentów. Zapisuje i tym samym utrwala imię, nazwisko, adres zamieszkania czy też numer telefonu. Jeżeli dane są uporządkowane i skatalogowane, czyli tworzą zbiór, przedsiębiorca powinien liczyć się z tym, że jego działania powinny być zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych.
Wszelkie informacje o osobie fizycznej, które ją identyfikują lub pozwalają na jej zidentyfikowanie bez ponoszenia przez przedsiębiorcę istotnych kosztów w tym zakresie, stanowią dane osobowe w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych. O danych osobowych można mówić wyłącznie w odniesieniu do informacji dotyczących osób fizycznych. Zatem dane, które dotyczą np. spółek jawnych, stowarzyszeń, spółek kapitałowych, nie stanowią danych osobowych w rozumieniu ustawy.
Istota przetwarzania
Każda czynność czy też każda operacja wykonywana na danych osobowych stanowi ich przetwarzanie. Przedsiębiorca przetwarza zatem dane osobowe m.in. przez to, że zbiera, przechowuje, a nawet usuwa dane swoich klientów. Nie ma zatem znaczenia, czy zebrane dane będą wykorzystywane tylko na potrzeby wykonania montażu okien zamówionych przez klienta, naprawy komputera w domu klienta czy też udzielania korepetycji uczniowi szkoły podstawowej.
Jeżeli przedsiębiorca posiada dane osobowe swoich kontrahentów, jest obowiązany stosować się do przepisów ustawy o ochronie danych osobowych i związanych z tą ustawą obowiązków, w tym m.in. obowiązku rejestracji zbioru danych oraz obowiązku zabezpieczenia zgodnie z wymogami ustawy.
Jawna, ale chroniona
Od 1 lipca 2011 roku przestał obowiązywać przepis art. 7a ust. 2 ustawy – Prawo działalności gospodarczej, który stanowił, że ewidencja działalności gospodarczej jest jawna i dane osobowe w niej zawarte nie podlegają przepisom ustawy o ochronie danych osobowych. Aktualnie obowiązująca ustawa o swobodzie działalności gospodarczej również przewiduje, że dane osobowe przedsiębiorców w zakresie określonym w tej ustawie są jawne, jednak brak jest informacji o wyłączeniu stosowania do tych danych przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
