Gdy zostają przekroczone określone w kodeksie postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) terminy załatwienia spraw >patrz ramka, urząd powinien powiadomić obywatela (przedsiębiorcę) o tym przekroczeniu. Zobowiązuje go do tego art. 36 k.p.a. Powinien też podać informację o powodach zwłoki i wyznaczyć nowy termin załatwienia sprawy. W praktyce różnie z tym bywa.

Często zdarza się, że urzędnik wysyła do przedsiębiorcy standardowe pismo, w którym informuje, że z uwagi na dużą liczbę spraw i braki kadrowe, sprawa będzie załatwiana w kolejności, czyli np. za pół roku. Jest jednak na to sposób. Można wnieść zażalenie do wyższej instancji na przewlekłe prowadzenie postępowania, a gdy to nie pomoże, skargę do sądu administracyjnego. Wspomniane środki często pozwalają przeciwdziałać pozornym działaniom urzędników.

Pismo do wyższej instancji

Zażalenie na niezałatwienie sprawy w terminie powinno pomóc wymusić na urzędnikach zajęcie się sprawą i wydanie decyzji. Przedsiębiorca wnosi je do organu wyższego stopnia (z reguły jest nim organ odwoławczy). Jeżeli nie ma takiego organu – wnosi wezwanie do usunięcia naruszenia prawa.

W praktyce warto przesłać kopię zażalenia do organu, którego bezczynność jest zaskarżana. Gdy będzie świadom, że terminowość jego działania zostanie sprawdzona, niewykluczone, że zajmie się sprawą i wnoszącemu zażalenie uda się uzyskać to, na czym mu zależało, czyli najczęściej decyzję.

Samo pismo zawierające zażalenie powinno odpowiadać ogólnym wymogom formalnym, a więc zawierać wskazanie osoby, jej adresu oraz żądania. Chodzi o wyznaczenie przez organ wyższego stopnia organowi prowadzącemu postępowanie dodatkowego terminu na załatwienie sprawy – możliwie jak najkrótszego. W piśmie musi też znaleźć się uzasadnienie.

Trzeba w nim opisać, kiedy zostało złożone podanie. Stwierdzić, że spełniało wymogi formalne, a więc nie trzeba było wzywać do jego poprawiania, a tym samym nie było powodu do przedłużania terminu na jego rozpatrzenie. Warto też dodać, ile czasu minęło od jego wniesienia i że – mimo upływu ustawowych terminów – sprawa nadal nie została załatwiona. Oczywiście konieczny jest podpis.

Nowy termin lub odmowa

Po rozpatrzeniu zażalenia, organ odwoławczy wyda postanowienie, które rozstrzygnie czy organ pierwszej instancji jest bezczynny. Jeśli tak się stanie, wyznaczy mu dodatkowy termin do załatwienia sprawy.

Zarządzi również wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości. Jednocześnie organ stwierdzi czy niezałatwienie sprawy w terminie miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Oczywiście możliwe jest też inne rozstrzygnięcie.

Może się bowiem zdarzyć i tak, że organ odwoławczy stwierdzi, że złożone zażalenie jest nieuzasadnione. Niezależnie od tego, postanowienie wydane przez organ odwoławczy będzie podstawą do ewentualnego złożenia do sądu administracyjnego skargi na bezczynność.

Ile jest czasu

Z art. 35 § 1 k.p.a. wynika, że organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.

Sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ – powinny być załatwiane niezwłocznie.

Natomiast takie sprawy, które wymagają postępowania wyjaśniającego powinny być załatwione nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Do wspomnianych terminów nie wlicza się jednak terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.