Gdy zostają przekroczone określone w kodeksie postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) terminy załatwienia spraw >patrz ramka, urząd powinien powiadomić obywatela (przedsiębiorcę) o tym przekroczeniu. Zobowiązuje go do tego art. 36 k.p.a. Powinien też podać informację o powodach zwłoki i wyznaczyć nowy termin załatwienia sprawy. W praktyce różnie z tym bywa.
Często zdarza się, że urzędnik wysyła do przedsiębiorcy standardowe pismo, w którym informuje, że z uwagi na dużą liczbę spraw i braki kadrowe, sprawa będzie załatwiana w kolejności, czyli np. za pół roku. Jest jednak na to sposób. Można wnieść zażalenie do wyższej instancji na przewlekłe prowadzenie postępowania, a gdy to nie pomoże, skargę do sądu administracyjnego. Wspomniane środki często pozwalają przeciwdziałać pozornym działaniom urzędników.
Pismo do wyższej instancji
Zażalenie na niezałatwienie sprawy w terminie powinno pomóc wymusić na urzędnikach zajęcie się sprawą i wydanie decyzji. Przedsiębiorca wnosi je do organu wyższego stopnia (z reguły jest nim organ odwoławczy). Jeżeli nie ma takiego organu – wnosi wezwanie do usunięcia naruszenia prawa.
W praktyce warto przesłać kopię zażalenia do organu, którego bezczynność jest zaskarżana. Gdy będzie świadom, że terminowość jego działania zostanie sprawdzona, niewykluczone, że zajmie się sprawą i wnoszącemu zażalenie uda się uzyskać to, na czym mu zależało, czyli najczęściej decyzję.
Samo pismo zawierające zażalenie powinno odpowiadać ogólnym wymogom formalnym, a więc zawierać wskazanie osoby, jej adresu oraz żądania. Chodzi o wyznaczenie przez organ wyższego stopnia organowi prowadzącemu postępowanie dodatkowego terminu na załatwienie sprawy – możliwie jak najkrótszego. W piśmie musi też znaleźć się uzasadnienie.
