Przepis art. 206 § 1 kodeksu spółek handlowych określa minimalny zakres danych, które powinny znaleźć się w pismach i zamówieniach handlowych składanych przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jest on następujący: firma podmiotu, jego siedziba i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym znajduje się dokumentacja spółki i nadany jej nr KRS, numer identyfikacji podatkowej oraz wysokość kapitału zakładowego, a od 1 stycznia 2012 r. dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.

Nie ma przy tym znaczenia forma korespondencji. Wymienione informacje należy zatem każdorazowo umieszczać zarówno w wersji papierowej, jak również w elektronicznej.

Cytowany przepis nakazuje ponadto, aby elementy te znajdowały się również na stronach internetowych prowadzonych przez spółkę albo tych udostępnianym użytkownikom sieci przez osoby trzecie na zlecenie podmiotu.

Przykład 1

DEF sp. z o.o. ma stronę WWW. Pani Kornelia, jedyny członek jej zarządu, uznała, że określonych w art. 206 § 1 k.s.h. elementów nie musi na niej umieszczać, tym bardziej, że figurują one na tzw. papierze firmowym używanym każdorazowo w korespondencji wychodzącej z DEF sp. z o.o. Pogląd pani Kornelii nie jest jednak zasadny. Obowiązek podawania tych danych również na stronach WWW wynika z powołanego przepisu.

Powyższy obowiązek opatrywania wszelkich pism wychodzących ze spółki treścią określoną w art. 206 § 1 k.s.h. spoczywa także na organie reprezentującym sp. z o.o. mającą siedzibę za granicą, ale z oddziałem na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Przykład 2

- Siedziba spółki Y sp. z o.o. znajduje się w Neapolu. Jej oddział zaś mieści się w Płocku. W tej sytuacji więc, reprezentant owego podmiotu musi zadbać o to, żeby na pismach wychodzących z oddziału spółki podane były dane wyliczone w art. 206 § 1 k.s.h.

Wyeksponować jednak należy, że nie ma przeszkód, aby ową obligatoryjną treść wychodzących dokumentów wzbogacić o dodatkowe elementy, jak np. o obsadę personalną zarządu czy rady nadzorczej spółki >patrz przykład 3. Najczęściej wymagane ustawowo dane stale widnieją na tzw. „papierze firmowym", rzadziej dopisuje się je na wcześniej niezadrukowanych nimi pismach i zamówieniach tworzonych na potrzeby konkretnej sytuacji.

Przykład 3

Pani Ida, prezes zarządu sp. z o.o., postanowiła dodać do informacji określonych w art. 206 § 1 k.s.h., a zawartych standardowo na papierze firmowym tego podmiotu, imiona, nazwiska i funkcje członków rady nadzorczej spółki.

Pan Wiktor, wiceprezes zarządu, stwierdził jednak, że jest to niezgodne z cytowanym przepisem. Nie ma racji, ponieważ katalog elementów wskazanych w powołanej normie, jest jedynie minimalny. Może więc zostać rozszerzony o dowolne dane.

W sytuacji zaś, w której nastąpi zmiana firmy podmiotu, jego siedziby bądź adresu, oznaczenia sądu rejestrowego czy przypisanego nr KRS, numeru identyfikacji podatkowej czy wysokości kapitału zakładowego podmiotu, trzeba to uwzględnić w korespondencji wysyłanej po dacie zaistniałej modyfikacji.

W przeciwnym wypadku bowiem, w świetle art. 595 § 1 w zw. z art. 594 § 3 i 4 k.s.h., członkowi zarządu albo likwidatorowi sp. z o.o., który wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, żeby pisma i zamówienia handlowe albo w ogóle nie zawierały danych wyliczonych w art. 206 § 1 powołanej ustawy, albo by nie były one aktualizowane, grozi grzywna do 5 tys zł. Nakłada ją sąd rejestrowy właściwy dla siedziby podmiotu >patrz przykład 4.

Przykład 4

W piśmie skierowanym przez sp. z o.o. do spółki jawnej zabrakło informacji o wysokości jej kapitału zakładowego, a nadto przez omyłkę podano stary adres podmiotu.

Z uwagi na to, pan Igor (wspólnik sp.j.), załączając kserokopię w/w pisma, zawiadomił o tym fakcie sąd rejestrowy, gdzie przechowywana jest dokumentacja sp. z o.o. Sąd ten nałożył na panią Gabrielę (jedynego członka zarządu sp. z o.o.) grzywnę w wysokości 1 tys. zł.

Podstawa prawna:

art. 206 oraz 595 § 1 w zw. z art. 594 § 3 i 4 ustawy z 15 września 2000 r. – kodeks spółek handlowych (DzU z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.)

Autorka jest adwokatem prowadzącym własną kancelarię w Płocku