Zwolnienia monitorowane stanowią odrębną kategorię od zwolnień grupowych, o których mowa w ustawie z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm.). Zgodnie z ustawą z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 69, poz. 415 ze zm.; dalej ustawa) zwolnienia monitorowane występują w przypadku, gdy:

- pracodawca zamierza rozwiązać umowy z co najmniej 50 pracownikami w okresie trzech miesięcy,

- przyczyny redukcji etatów dotyczą zakładu pracy,

- w związku ze zwolnieniami świadczone są usługi rynku pracy dla pracowników.

W praktyce zdarza się, że powstanie konieczność ustalenia programu pomocy w ramach zwolnień monitorowanych, choć nie zostaną one zakwalifikowane jako zwolnienie grupowe. Pracodawca musi więc monitorować liczbę zwalnianych osób, mając na względzie nie tylko limity zwolnień indywidualnych zakreślone w przepisach o zwolnieniach grupowych, ale także te dotyczące zwolnień monitorowanych.

Aby redukcje zakwalifikować do kategorii monitorowanych, ich powody muszą leżeć po stronie zakładu pracy. Chodzi więc o rozwiązywanie umów w trybie zwolnień grupowych albo uzasadnione likwidacją lub ogłoszeniem upadłości pracodawcy. Także likwidacja pojedynczych stanowisk pracy z powodów niezależnych od pracowników stanowi przyczynę zwolnienia leżącą po stronie pracodawcy.

Podział zadań

Gdy liczba zwalnianych pracowników, jak i przyczyny zwolnień odpowiadają ustawowej definicji, osobom dotkniętym redukcją etatów trzeba zapewnić właściwą pomoc. Chodzi o tę w formie usług rynku pracy, jaką świadczą przede wszystkim podmioty administracji publicznej, w szczególności samorządy terytorialne.

To na nich spoczywa obowiązek realizacji polityki państwa w zakresie promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia oraz aktywizacji zawodowej. Gminy i powiaty wykonują swoje zadania w tym zakresie działając przez urzędy pracy lub inne odpowiednie instytucje.

Niezależnie od działalności podmiotów publicznych, art. 70 ust. 2 ustawy nakłada konkretne obowiązki także na samych pracodawców przeprowadzających zwolnienia monitorowane. Osobom, które zostaną dotknięte redukcją, muszą oni zapewnić możliwość korzystania z usług rynku pracy realizowanych w formie specjalnego programu. Pracodawca ustala go z właściwym urzędem pracy, a następnie wykonuje w porozumieniu z nim.

Pomoc trzeba zapewnić:

- pracownikom przeznaczonym do zwolnienia i będącym w trakcie wypowiedzenia,

- byłym pracownikom – nie później jednak niż do szóstego miesiąca po rozwiązaniu stosunku pracy.

Ustalony program

Pracodawca powinien ustalić program pomocy dla pracowników objętych redukcją z urzędem właściwym dla siedziby zakładu pracy lub ze względu na miejsce wykonywania pracy przez osoby objęte redukcją. Oczywiście inicjatywa podjęcia uzgodnień leży po stronie pracodawcy, który planuje zwolnienia monitorowane. Choć ustawa nie mówi o tym wprost, wydaje się, że właściwym sposobem zainicjowania rozmów jest pisemne poinformowanie urzędu o planowanych zwolnieniach.

Gdy pracodawca prowadzi działalność w wielu lokalizacjach, kilka powiatowych urzędów może uznać swoją właściwość w sprawie. Co wtedy? Informacja o planowanych zwolnieniach monitorowanych powinna dotrzeć do każdego zainteresowanego urzędu pracy.

Pracodawca może ewentualnie poinformować urząd właściwy według swojej siedziby, wskazując w zawiadomieniu inne powiaty, w których zatrudnieni są pracownicy objęci redukcją. Jeśli wszystkie zawiadomione urzędy wykażą aktywność i zainteresowanie ustaleniem programu pomocy dla zwalnianych pracowników, rozmowy powinny przybrać charakter wielostronny.

Swoboda działań

W przeciwieństwie do zasad rządzących procesem zwolnień grupowych, nie ma przepisów określających procedurę i sposób prowadzenia ustaleń w ramach zwolnień monitorowanych. Daje to możliwość samodzielnego wypracowania dogodnej praktyki przez strony.

Trzeba przy tym pamiętać o ogólnych zasadach postępowania administracyjnego, w szczególności o regule pisemności oraz działaniu w granicach prawa. Ze względów praktycznych i dowodowych wszelką korespondencję z urzędem warto prowadzić w formie pisemnej.

Program powinien być zgodnie przyjęty przez wszystkie strony biorące udział w rozmowach. Z każdego spotkania dobrze jest sporządzić pisemny protokół podsumowujący, który choćby skrótowo opisze jego przebieg. Również finalny program, będący owocem uzgodnień, należy spisać. Powinny go podpisać osoby uprawnione do reprezentowania pracodawcy i strony publicznej.

Usługi rynku pracy

Program powinien szczegółowo ustalać, jakie usługi rynku pracy będą świadczone uprawnionym pracownikom, w jakim zakresie i w jakiej formie. Zarówno pracodawca, jak i strona publiczna mogą zobowiązać się do zapewnienia tym osobom określonych form aktywizacji zawodowej. Ustawa wymienia cztery podstawowe rodzaje usług rynku pracy, które mogą być świadczone w przypadku zwolnień monitorowanych. Są to:

- pośrednictwo pracy,

- poradnictwo zawodowe i informacja zawodowa,

- pomoc w aktywnym poszukiwaniu pracy,

- organizacja szkoleń.

Pośrednictwo pracy polega m.in. na zbieraniu ofert pracy i udostępnianiu ich osobom poszukującym zatrudnienia. W praktyce świadczenie tego rodzaju usług rynku pracy bywa domeną urzędu pracy, który z racji wykonywania swoich ustawowych obowiązków ma szeroki dostęp do ofert pracy dostępnych na rynku. Jednak pracodawca może odegrać istotną rolę także na tym polu.

Może on podjąć działania ukierunkowane na gromadzenie, a nawet aktywne zdobywanie ofert pracy, które mogłyby interesować jego pracowników przewidzianych do zwolnienia. Co więcej, działając jako partner biznesowy innych przedsiębiorców, może wejść w rolę pośrednika zawodowego między swoimi kontrahentami i zwalnianymi osobami.

Wskazówki i nauka

Poradnictwo zawodowe polega natomiast na badaniu uzdolnień zawodowych oraz udzielaniu porad i wsparcia w doborze odpowiedniego zawodu i miejsca zatrudnienia. Celem tej formy pomocy jest umożliwienie i ułatwienie pracownikom przekwalifikowania i otwarcia się na szerszą gamę możliwości zawodowych.

Ważną usługą rynku pracy jest pomoc w aktywnym poszukiwaniu nowego etatu. Są to teoretyczne wskazówki, polegające na nauce sporządzania dokumentów aplikacyjnych i poznawania technik poszukiwania pracy. Z drugiej strony usługa ta czerpie wiele z psychologii, ponieważ uczy osoby poszukujące pracy umiejętności prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych, nabierania wiary w siebie i przyjmowania postaw asertywnych.

Ostatnią wymienioną w ustawie usługą rynku pracy jest organizacja szkoleń. Na tym polu urząd pracy i pracodawca planujący zwolnienia powinni szczególnie aktywnie współpracować. Sukces tej formy pomocy zależy bowiem od dostosowania jej do potrzeb zwalnianych pracowników.

Wspólne zdanie

Ponieważ program pomocy powinien wychodzić na przeciw oczekiwaniom zwalnianych pracowników, warto zbadać ich oczekiwania. Pracodawca może np. poprosić zwolnionych o przedstawienie wspólnej opinii lub sugestii co do form i zakresu pomocy na wspólnym spotkaniu lub w formie ankiety.

Jeżeli w zakładzie działają związki zawodowe, należy się spodziewać, że będą one podejmowały aktywne starania, aby uzyskać wpływ na kształt programu pomocy. Przedstawicieli załogi można nawet zaprosić do negocjacji nad treścią programu pod warunkiem, że strona publiczna wyrazi zgodę na takie rozwiązanie.

Strony porozumienia mogą rozszerzyć wachlarz oferowanych usług wedle własnego uznania i możliwości. Wydaje się też dopuszczalne, aby program przewidywał zróżnicowane formy pomocy dla różnych grup pracowników, np. z wyszczególnieniem osób wykonujących pracę fizyczną i biurową.

Jeżeli zwolnienia obejmują pracowników zatrudnionych w różnych lokalizacjach, zakres i rodzaj usług rynku pracy można dostosować w zależności od uwarunkowań lokalnych. Decydując się na prowadzenie zróżnicowanych rozwiązań, pracodawca musi działać wyjątkowo ostrożnie, aby nie narazić się na zarzut dyskryminacji.

Wykonawca uzgodnień

Realizację poszczególnych form pomocy można powierzyć podmiotom trzecim, które są wyspecjalizowane w świadczeniu określonych usług. Strony programu mogą więc zapewnić pracownikom pomoc wybranych agencji zatrudnienia czy instytucji szkoleniowych.

Program może przewidywać również współpracę z firmami outplacementowymi, które mogą skupić się na poszukiwaniu odpowiedniej pracy dla konkretnej osoby. Zwykle ta ostatnia forma pomocy kierowana jest do osób zajmujących stanowiska wyższego szczebla.

Świadczenie szkoleniowe

Pracodawcy mogą zaoferować pracownikom dotkniętym zwolnieniem monitorowanym możliwość skorzystania ze świadczenia szkoleniowego. Trzeba to odzwierciedlić w programie, przy czym ustawa dość szczegółowo reguluje warunki i zasady jego wypłaty.

Przesłanką otrzymania świadczenia przez pracownika jest złożenie odpowiedniego wniosku do pracodawcy i podpisanie z nim odrębnej umowy w tym zakresie. Pierwsze środki trafią na konto podwładnego po rozwiązaniu stosunku pracy, począwszy od miesiąca, w którym rozpocznie szkolenie. Świadczenie przysługuje wyłącznie w czasie udziału pracownika w szkoleniach, a maksymalny okres korzystania z niego to pół roku.

Pracownik może liczyć na comiesięczny wpływ z tytułu świadczenia w wysokości równej jego pensji obliczonej jak za urlop wypoczynkowy. Ustawa określa jednak górny limit świadczenia – to dwukrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Przykład

Umowa o pracę pani Joli uległa rozwiązaniu w listopadzie 2012 r. w związku z przeprowadzanymi w zakładzie pracy zwolnieniami monitorowanymi. W programie pomocy ustalonym przez jej pracodawcę z urzędem pracy przewidziano możliwość wypłaty świadczeń szkoleniowych w maksymalnej ustawowej wysokości. Pani Jola zarabiała 3500 zł brutto.

W grudniu pani Jola zgłosiła wniosek o dopuszczenie jej do szkolenia i przyznanie świadczenia szkoleniowego. Pracodawca rozpatrzył wniosek pozytywnie i zgodnie z umową zawartą między stronami pani Jola w styczniu 2013 r. rozpocznie trzymiesięczne szkolenie.

Świadczenie szkoleniowe pani Joli wynosić będzie 3200 zł brutto. Zarabiała ona bowiem więcej niż wynosi dwukrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2013 r. Środki trafią na konto byłej pracownicy w miesiącach, w których będzie odbywała szkolenie, czyli od stycznia do marca.

Pracownik korzystający ze świadczenia szkoleniowego uzyskuje dodatkowo prawo do pomocy w zakresie poradnictwa zawodowego, jakiej udziela właściwy dla niego powiatowy urząd pracy. W ramach tej pomocy można skierować pracownika na jednorazowe szkolenie organizowane i finansowane przez powiatowy urząd pracy.

Warto zwrócić uwagę, że powiatowy urząd pracy zwraca pracodawcy część kosztów związanych z przyznawanymi świadczeniami szkoleniowymi. Urząd ma bowiem obowiązek refundacji składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansowane ze środków własnych pracodawcy, w wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Konieczne wyprzedzenie

Choć ustawa milczy w kwestii terminu, w jakim program powinien być przyjęty, należy uznać, że musi to nastąpić najpóźniej do dnia złożenia pierwszego wypowiedzenia umowy o pracę w ramach zwolnień monitorowanych.

Płynie stąd wniosek, że przeprowadzenie zwolnień, które miałyby objąć co najmniej 50 pracowników w okresie trzech miesięcy trzeba zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem. Pracodawca musi być bowiem przygotowany, że dokonanie koniecznych ustaleń z urzędem pracy wymagać będzie czasu.

Możliwe współfinansowanie

Program nie musi być finansowany wyłącznie z kieszeni pracodawcy. Usługi oferowane w ramach programu mogą finansować jednostki administracji publicznej lub inne podmioty.

Jeżeli pracodawcy uda się pozyskać wsparcie organizacji pozarządowych lub fundacji, których działalność związana jest z aktywizacją zawodową, wdrożenie programu pomocy może nawet nie obciążyć budżetu firmy.

Warto także przeanalizować możliwości uzyskania pomocy ze środków unijnych. Program może bowiem zostać sfinansowany w całości lub w części z funduszy Unii Europejskiej, jeżeli dany program pomocy unijnej odpowiada potrzebom zwalnianych pracowników.

Autorka jest prawnikiem w Baker & McKenzie