Pracodawca jest związany złożonym przez pracownika wnioskiem o udzielenie urlopu wychowawczego. I to na taki czas, jaki wynika z jego podania. Nie może mu też odmówić dania urlopu wychowawczego, gdyż wówczas naraża się na odpowiedzialność mandatową.
W teczce B
Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286) pisma dotyczące udzielenia urlopu wychowawczego składa się do akt osobowych pracownika w części B. Obejmuje to dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (§ 6 ust. 2 pkt 2 lit. h rozporządzenia).
Przykład
Z początkiem sierpnia pani Elżbieta, kelnerka w nadmorskim barze, wystąpiła z wnioskiem o roczny urlop wychowawczy na rocznego syna. Choć pani Elżbieta spełniała wszystkie warunki do nabycia prawa do tego urlopu i dopełniła wszelkich formalności, pracodawca odmówił.
Uznał bowiem, że w okresie wakacji, kiedy przypada szczyt sezonu, taka nieobecność kelnerki jest niewskazana. Ponowne pismo pracownicy i powołanie się na kodeksowe przepisy otrzeźwiło jednak właściciela baru.
Gdyby jednak taka interwencja nie pomogła, konieczne byłoby nawet wniesienie pozwu domagającego się ustalenia przed sądem prawa do tego urlopu - patrz przykład pozwu.
Co we wniosku
Podanie o urlop wychowawczy musi mieć formę pisma adresowanego do pracodawcy i trzeba go złożyć na dwa tygodnie przed rozpoczęciem okresu, w którym zamierza się z niego korzystać.
Przykład wniosku pracownika o urlop wychowawczy
Takie m.in. warunki nakłada rozporządzenie ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z 16 grudnia 2003 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania urlopu wychowawczego.
Jeśli podwładny ustnie poinformuje szefa o tym, że planuje urlop wychowawczy, nie będzie to skuteczne. Podobnie gdy wniosek zaadresuje do niewłaściwej osoby. Konsekwencje spóźnienia wniosku nie są już tak dokuczliwe, choć niekiedy mogą pracownika zaskoczyć.
Rozporządzenie w § 2 ust. 1 precyzuje, jakie elementy musi zawierać prośba podwładnego o udzielenie urlopu wychowawczego. Najistotniejsze to data jego rozpoczęcia i zakończenia oraz okres, który dotychczas pracownik wykorzystał na to dziecko.
Z przepisu tego wynika, że urlopu wychowawczego rodzic nie musi wybrać w nieprzerwany sposób. Może wziąć go np. na rok, wrócić na jakiś czas do pracy, a następnie znowu pójść na urlop wychowawczy. Przypominamy, że w takiej sytuacji jedyny limit czasowy dotyczy wieku dziecka. Matka lub ojciec mogą się nim zajmować podczas urlopu wychowawczego dopóty, dopóki pociecha nie skończy czterech lat.
Współpraca obojga
Jeśli podwładny pierwszy raz występuje o ten przywilej, we wniosku zaznacza, że dotychczas na tego potomka nie korzystał z takiego urlopu. Takie podanie zakłada współpracę obojga rodziców, a czasami ich pracodawców. A to dlatego, że po pierwsze rodzice muszą się porozumieć, które z nich będzie korzystało z tego uprawnienia. A po drugie art. 189
1
narzuca podjęcie takiej decyzji pracującym rodzicom i dokonanie wyboru, które z nich zawiesi swoją pracę etatową.
Choć na ogół pozostają oni w zgodnym związku, nie zawsze musi tak być. Regulacje kodeksowe nie wymagają nawet, aby np. ojciec dziecka był formalnie związany z jego matką. Nie musi zatem być jej mężem, może być jej życiowym partnerem, przyjacielem. I także wtedy ma prawo skorzystać z rodzicielskich przywilejów. Warunek – musi być ojcem dziecka - patrz ramka z wnioskiem pracownika o urlop.
Pismo drugiego rodzica nie jest jednak potrzebne, gdy zachodzą sytuacje wymienione w § 2 ust. 3 rozporządzenia. Chodzi o:
- ograniczenie lub pozbawienie drugiego z rodziców władzy rodzicielskiej,
- ograniczenie lub zwolnienie z opieki drugiego z opiekunów dziecka,
- niedające się usunąć przeszkody do uzyskania takiego oświadczenia.
Nie tylko rodzice mogą sprawować władzę i opiekę nad dzieckiem. Wykonują ją także opiekunowie, np. rodzina zastępcza. Przepis ten uwzględnia również ich sytuację czy zmianę ich położenia w wypełnianiu obowiązków opiekuńczych. Chodzi więc o możliwość ograniczenia lub zwolnienia z opieki drugiego z opiekunów dziecka.
Dzieje się to – podobnie jak przy ograniczeniu, zawieszeniu lub pozbawieniu władzy rodzicielskiej – w wyniku odpowiedniego orzeczenia sądu. On stwierdza, że jeden z opiekunów nie wywiązuje się właściwie z nałożonych na niego obowiązków. W takiej sytuacji drugi rodzic nie musi pisemnie oświadczać, że nie ma zamiaru korzystać z urlopu wychowawczego.
Nie jest ono także konieczne, gdy zachodzą niedające się usunąć przeszkody w uzyskaniu takiego pisma, np. nie ma kontaktu z opiekunem dziecka i nie da rady ustalić jego miejsca pobytu. Będzie to także wtedy, gdy mieszka on na obszarze dotkniętym klęską żywiołową, np. powodzią.
Jeśli jednak rodzic nie składa oświadczenia drugiego rodzica, na co zezwala § 3 rozporządzenia, przedstawia odpowiednie dokumenty. Będą to więc sądowe orzeczenia o zawieszeniu władzy rodzicielskiej, jej ograniczeniu lub pozbawieniu. U opiekunów będą to decyzje o ograniczeniu lub zwolnieniu z opieki drugiego z opiekunów dziecka.
Jeśli pracownik nie może przedstawić tych dokumentów, do wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego dołącza własne pismo w tej sprawie. Oznacza to, że musi wskazać, dlaczego nie jest w stanie ujawnić tych urzędowych zaświadczeń.
Przykład oświadczenia pracownika w sprawie niemożności uzyskania pisma od drugiego rodzica
Akceptacja jest konieczna
Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia pracodawca udziela urlopu wychowawczego po złożeniu przez pracownika wniosku w tej sprawie. Aby wykluczyć wątpliwości, na ogół następuje to także w formie pisemnej - patrz przykład wniosku pisma. Dla stron ma to moc dowodową.
Nawet jednak brak akceptacji szefa na prawidłowo złożony przez pracownika wniosek o urlop wychowawczy, nie upoważnia podwładnego do jego samodzielnego rozpoczęcia. Bez wyraźnej aprobaty zakładu na udzielenie tego urlopu zatrudnionemu nie wolno mu przystąpić do jego wykorzystania.
„Nie oznacza to, że wskazana odmowa, nawet wadliwa prawnie, prowadzi do samoczynnego powstania po stronie pracownika prawa do rozpoczęcia takiego urlopu w terminie i w okresie wskazanym we wniosku. Pracownik może natomiast doprowadzić do jego egzekucji na drodze sądowej” – uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 11 maja 2011 r. (IV SA/Wr 28/11).
Uwaga na daty
Przy wnioskowaniu o urlop wychowawczy bezwzględnie trzeba pamiętać o przestrzeganiu terminów. I dotyczy to obu stron, bo konsekwencje takiego zaniechania dla pracodawcy mogą być zaskakujące. A niekiedy oszuka się także pracownik.
Termin przy staraniu się o urlop wychowawczy jest dość długi, bo dwutygodniowy. Planując więc taką opiekę po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, matka w jego trakcie musi złożyć pracodawcy swój wniosek o urlop wychowawczy.
Jeśli ma np. umowę terminową, to urlop wychowawczy może przypadać tylko na czas tego angażu. Zdarza się jednak, że pracodawca przez roztargnienie zaakceptuje wniosek podwładnej, w którym określi ona maksymalną opiekę przekraczającą terminowe związanie. Niewykluczone, że w ten sposób pracodawca zyska – przez przypadek – pracownicę na stałe.
Według uchwały Sądu Najwyższego z 21 listopada 1978 r., I PZP 28/78) może to być – w zależności od okoliczności konkretnego przypadku – uznane za zawarcie w sposób dorozumiany umowy o pracę na czas nieokreślony, jeżeli istnieją podstawy do uznania, że taki był zgodny zamiar stron i cel umowy. To zaś oznacza, że po urlopie wychowawczym taka osoba powinna zostać przyjęta w firmie na zatrudnienie bezterminowe.
Przykład
Pani Beata miała długoletnią, ale okresową umowę o pracę od 2006 r. do końca 2010 r.
W tym czasie urodziła kolejne dziecko i wystąpiła do pracodawcy o udzielenie rocznego urlopu wychowawczego. Przez roztargnienie we wniosku wpisała, że chce go do końca 2011 r.
Pismo podpisał jej bezpośredni szef, który miał uprawnienia do zastępowania pracodawcy w sprawach z zakresu prawa pracy, w tym przyjmowania i zwalniania pracowników. Gdy z początkiem 2012 r. przyszła rozliczyć się z pracodawcą, okazało się, że pomyłka szefa zapewniła jej przedłużenie kontraktu.
Co zaś stanie się, gdy podwładny nie dotrzyma dwutygodniowego terminu uprzedzenia? Pracodawca ma wtedy dwa wyjścia, które wskazuje § 3 ust. 3 rozporządzenia:
- może przystać na prośbę pracownika i dać mu urlop we wnioskowanym okresie lub
- postąpić zgodnie z tym przepisem i udzielić go nie później niż z dniem upływu dwóch tygodni od przyjęcia pisma.
Choć z urlopu taka osoba nie skorzysta od razu, od dnia złożenia wniosku o niego jest chroniona, i to do zakończenia sprawowania tej opieki wychowawczej.
Gdyby jednak pracownik wrócił do pracy po urlopie macierzyńskim i dopiero po kilku dniach zdecydował się na urlop wychowawczy, to w międzyczasie nie podlega ochronie. Ma ją dopiero od chwili złożenia wniosku o realizację takiego uprawnienia. A to oznacza, że pracodawca może go ubiec w jakimś kadrowym ruchu.
Gdyby złożył wniosek o udzielenie urlopu dopiero po dokonaniu czynności prawnej przez szefa zmierzającej do rozwiązania umowy o pracę (wypowiedzenie, porozumienie rozwiązujące), dostanie go tylko na okres nie dłuższy niż do dnia nastąpienia skutku rozwiązującego angaż (§ 3 ust. 4 rozporządzenia będący konsekwencją art. 186
1
§ 2 k. p.).
Przykład pozwu o ustalenie prawa do urlopu wychowawczego
