W celu zwiększenia pewności w obrocie gospodarczym przedsiębiorcy i osoby zarządzające firmami mają obowiązek prowadzenia ich dokumentacji. Dzięki niej kontrahenci mogą uzyskać informacje o formie prawnej, strukturze własności, przedmiocie działalności czy kondycji finansowej spółki.
W celu realizacji tego obowiązku art. 303 kodeksu karnego wprowadza odpowiedzialność za wyrządzenie szkody majątkowej osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności poprzez niszczenie, usuwanie, ukrywanie, przerabianie lub podrabianie dokumentów.
Za popełnienie tego przestępstwa grozi do trzech lat pozbawienia wolności. Sprawcą tego przestępstwa może być każda osoba, na której ciąży obowiązek prowadzenia dokumentacji działalności gospodarczej, a więc także prezes spółki i pozostali członkowie jej zarządu.
Źródłem obowiązku prowadzenia dokumentacji może być ustawa, prawomocny wyrok sądowy, decyzja administracyjna, ale także umowa cywilnoprawna. Sprawca opisywanego przestępstwa musi swoim działaniem wyrządzić szkodę majątkową. Surowszaa odpowiedzialność grozi sprawcy, który wyrządzi znaczną szkodę majątkową, a więc powyżej 200 tys. zł.
Może on trafić do więzienia na okres od 3 miesięcy do 5 lat. Jeżeli natomiast czyn np. prezesa spółki zostanie oceniony przez sąd jako przypadek mniejszej wagi, to wówczas grozi mu kara grzywny, ograniczenia wolności, albo pozbawienia wolności do roku.
