Ewidencja czasu pracy: kto liczy nadgodziny

Zgodnie z art. 149 § 1 kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy zatrudnionego po to, aby prawidłowo ustalić jego wynagrodzenie i inne świadczenia związane z pracą.

Szef udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie. Ponadto do podstawowych obowiązków przełożonego należy prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz przechowywanie jej w takich warunkach, aby nie groziło to uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 k.p.).

Dla każdego oddzielnie

Szef zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy obejmującą: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Umieszcza tam także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

U pracowników młodocianych w ewidencji uwzględnia także czas ich zadań przy pracach wzbronionych takim osobom, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Tak wynika z § 8 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62 poz. 286 ze zm.).

Fałszywe oszczędności

Z zasady to, że szef nie prowadzi ewidencji czasu pracy, nie wynika ze złej organizacji zakładu, ale ma podłoże finansowe. W ten sposób pracodawca chce zaoszczędzić na należnych personelowi dodatkach.

To skuteczna metoda do czasu, kiedy pracownik nie zacznie ubiegać się o dodatkową wypłatę. Często jego zawiadomienie o nieprawidłowościach trafia do inspekcji pracy, która z łatwością ustali, czy ewidencja była prowadzona prawidłowo.

Jeszcze w tym momencie szef może naprawić uchybienia, co oczywiście wiąże się z koniecznością obliczenia i wypłacenia wynagrodzenia za nadgodziny >patrz ramka. Brak reakcji na ustalenia inspekcji skutkuje z zasady złożeniem pozwu przez pracownika. W sądzie niesolidny przełożony nie będzie już miał lekko.

Pracownik, który dochodzi przed sądem zapłaty za wypracowane nadgodziny, wskazując żądaną kwotę, powinien przedstawić również sposób jej wyliczenia. Szef, który chciałby skutecznie zakwestionować takie powództwo, musi dysponować rzetelną i niebudzącą żadnych wątpliwości ewidencją, prowadzoną w formie papierowej lub elektronicznej. W przeciwnym razie jego szanse na oddalenie roszczenia pracownika są nikłe.

Przed sądem

Składając taki pozew, pracownik w wielu wypadkach nie będzie w stanie precyzyjnie wykazać przepracowanych nadgodzin. To jednak nie jest przeszkodą, aby wygrać ten proces.

W wyroku z 5 maja 1999 r. (I PKN 665/98) Sąd Najwyższy stwierdził, że niemożność ścisłego ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych nie uzasadnia oddalenia powództwa.

W uzasadnieniu tego orzeczenia SN wskazał, że nieprowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. I to podwójnie – narusza przepisy o czasie pracy (art. 281 pkt 5 k.p.) oraz o obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (art. 281 pkt 6 k.p.).

Ponadto brak dokumentacji wynikający z zaniechania jej prowadzenia przez pracodawcę powoduje zmianę wynikającego z art. 6 kodeksu cywilnego rozkładu ciężaru dowodu i przerzucenie go na osobę zaprzeczającą udokumentowanym faktom, z których strona procesowa wywodzi skutki prawne. W sprawie o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca ma w takim razie obowiązek wykazać, że pracownik nie pracował w takim rozmiarze, jak twierdzi.

Na własną rękę

Nie każdy pracownik szczegółowo ewidencjonuje czas wykonywanych zadań. Tym samym w toku postępowania dokładne udowodnienie kwoty należnego wynagrodzenia może być trudne. W takiej sytuacji pomocny jest art. 322 kodeksu postępowania cywilnego. Pozwala on sądowi przyjąć w wyroku odpowiednią sumę według swojej oceny, opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy, kiedy ścisłe udowodnienie wysokości żądania jest niemożliwe lub utrudnione.

Dla pracodawcy przegrana o nadgodziny oznacza dodatkowe koszty. W szczególności musi zapłacić odsetki od zaległych płatności oraz koszty sądowe. Te mogą okazać się niemałe, zwłaszcza że w sprawach o nadgodziny często pojawia się konieczność powołania biegłego, który obliczy należności. Koszty opinii ostatecznie ponosi przegrany – przy braku ewidencji godzin nadliczbowych wynik procesu łatwo przewidzieć.

Jaka stawka

Na mocy art. art. 151