Zaległy urlop wypoczynkowy: kiedy przepada

Odpowiada Katarzyna Pietruszyńska - radca prawny z departamentu Głównego Inspektora Pracy

Do końca 2011 r. art. 168 kodeksu pracy stanowił, że urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p., czyli określonego w planie urlopów lub w porozumieniu z pracodawcą, należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego.

Na mocy art. 1

ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (DzU nr 232, poz. 1378)

z  1 stycznia 2012 r. zmienił się art. 168 k.p. W myśl jego obecnego brzmienia urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to jednak części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167

2

k.p., czyli na żądanie.

Zatem od 2012 r. zatrudnieni mają więcej czasu na wybranie zaległego urlopu, a daje to pracodawcy prawo zmobilizowania załogi do wyjazdu przed upływem trzeciego kwartału. Jednocześnie podkreślam, że szef ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym podwładny uzyskał do niego prawo.

Choroba lub odwołanie

Kodeks pracy ściśle reguluje sytuacje, w których może dojść do powstania zaległości urlopowych. Okolicznościami tymi są: przesunięcie urlopu na wniosek pracownika lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 164 k.p.), przesunięcie urlopu, jeżeli pracownik nie może go rozpocząć w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy (art. 165 k.p.), niemożność wykorzystania urlopu z przyczyn wymienionych w art. 166 k.p. oraz odwołanie podwładnego z urlopu (art. 167 k.p.). Tylko te powody usprawiedliwiają wyjazd na wakacje w terminie późniejszym niż do końca roku kalendarzowego.

Liczy się start

Nowy, dłuższy termin wykorzystania urlopu zaległego dotyczy również tego za 2011 r., a nie tylko za rok 2012 i przyszłe lata. Jeżeli więc pracownik nie wziął całego urlopu za rok 2011, pracodawca powinien mu go udzielić najpóźniej do 30 września 2012 r. Ustawa o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców nie zawiera przepisów przejściowych, które dawałyby podstawę do stosowania po 31 grudnia 2011 r. art. 168 k.p. w dawnym brzmieniu. Pracownik ma więc dziewięć miesięcy na wykorzystanie urlopu, do którego nabył prawo w 2011 r.

W tej sprawie nic się nie zmieniło. Przyjmuje się, że pracownik nie musi zakończyć urlopu w terminie określonym w art. 168 k.p. Istotne jest jedynie, aby przed upływem tej daty pracodawca go udzielił. Tak jak w poprzednim stanie prawnym uznawano, że wymóg wykorzystania urlopu zaległego w terminie określonym w art. 168 k.p. będzie spełniony, gdy pracownik rozpocznie go najpóźniej 31 marca, tak samo po zmianie tego przepisu wystarczy, jeżeli podwładny zacznie wypoczywać najpóźniej 30 września. Jeżeli więc zatrudniony ma 26 dni urlopu zaległego za 2011 r., wystarczy, że pierwszy dzień urlopu przypadnie 30 września, a pozostała część wakacji już po tej dacie.

Może się zdarzyć, że z powodu rozkładu czasu pracy obowiązującego pracownika termin wykorzystania zaległości  się skróci. W tym roku 30 września przypada w niedzielę. Zatem u tego, u kogo rozkład przewiduje pracę od poniedziałku do piątku, urlop musi rozpocząć się najpóźniej w piątek 28 września. Wynika to stąd, że udziela się go tylko na dni pracy, a ponieważ ostatnim dniem pracy we wrześniu będzie piątek, wtedy podwładny powinien najpóźniej zacząć wakacje.

Wcześniejsze zaległości

Nie

. Możliwość wykorzystania zaległego wypoczynku do końca września 2012 r. nie dotyczy urlopów zaległych za rok 2010 i lata poprzednie. Te powinny były zostać udzielone w terminie określonym w art. 168 k.p. w dotychczasowym brzmieniu (np. urlop za rok 2010 – najpóźniej do końca pierwszego kwartału 2011 r., urlop za rok 2009 – najpóźniej do końca pierwszego kwartału 2010 r.).

Art. 168 k.p. wyznacza ostateczny termin wybrania urlopu wypoczynkowego. Do końca 2011 r. był to koniec pierwszego kwartału, a od 1 stycznia 2012 r. – 30 września następnego roku kalendarzowego. Niewykorzystany urlop za dany rok powinien zatem zostać udzielony pracownikowi w następnym roku kalendarzowym (w tym zakresie nic się nie zmieniło). Nie można przyjąć, że jeżeli szef nie udzieli urlopu w terminie określonym przez ustawodawcę jako ostateczny termin wykorzystania zaległości, to w kolejnym roku termin ten będzie biegł na nowo, zwalniając pracodawcę z odpowiedzialności za to, że nie dał pracownikowi urlopu zgodnie z przepisami. Celem ustawodawcy było bowiem przeciwdziałanie kumulowaniu zaległości wakacyjnych w kolejnych latach.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Dotyczy to również roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00), wydanym w stanie prawnym, w którym obowiązywał art. 168 k.p. w poprzednim brzmieniu, rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.).

Zatem okres przedawnienia prawa do urlopu należy liczyć najpóźniej od dnia określonego przez ustawodawcę jako termin wykorzystania urlopu zaległego.

Podkreślam, że art. 168 k.p. w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2012 r. nie stosujemy do urlopu zaległego za 2010 r.  i lata wcześniejsze. W konsekwencji zmiana art. 168 k.p. nie wpłynie na bieg terminu przedawnienia roszczenia o udzielenie urlopu zaległego za 2008, 2009 i 2010 r. Dla tych urlopów okres przedawnienia rozpoczął się najpóźniej 31 marca następnego roku kalendarzowego, a co za tym idzie prawo do nich przedawni się odpowiednio  najpóźniej 31 marca 2012 r., 31 marca 2013 r. i 31 marca 2014 r.

Dopiero do urlopu zaległego za rok 2011 wydłużenie okresu wykorzystania urlopu zaległego będzie wpływało na bieg terminu przedawnienia. Przy tym urlopie jego bieg rozpocznie się bądź z końcem 2011 r., bądź najpóźniej z 30 września 2012 r. Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego za 2011 r. przedawni się zatem najpóźniej z upływem 30 września 2015 r.

Bez szczególnych przywilejów

Dodatkowy urlop wypoczynkowy przysługujący pracownikom mającym orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności przedawnia się na tych samych zasadach co zwykły urlop wypoczynkowy.

W tej sprawie przepisy nie przewidują żadnych odrębności. Jeżeli więc podwładny do tej pory nie wykorzystał urlopu zaległego za 2008 r., w tym dziesięciu dni dodatkowego, to roszczenie o jego udzielenie przedawni się najpóźniej 31 marca 2012 r.

Na bieg terminu przedawnienia prawa do urlopu nie wpływa to, z jakiego powodu pracownik go nie wykorzystuje. Pracownica mogła wziąć urlop wypoczynkowy bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. W takim wypadku przepisy obligują pracodawcę, aby udzielił urlopu na wniosek pracownicy. Ponieważ jednak nie skorzystała z tego uprawnienia i poszła na urlop wychowawczy, który zakończy się we wrześniu lub październiku tego roku, nie będzie mogła już wybrać zaległego urlopu wypoczynkowego za 2008 r. Przed powrotem do pracy roszczenie o jego udzielenie się przedawni.

Wolno na korzyść personelu

Możliwość skorzystania z zarzutu przedawnienia jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem pracodawcy.

Na tej podstawie szef może odmówić udzielenia urlopu, o który wnioskuje pracownik, a który już się przedawnił.

W razie dochodzenia przez pracownika roszczeń na drodze sądowej pracodawcy wolno skutecznie bronić się, podnosząc zarzut przedawnienia. Formalnie nie ma jednak przeszkód, aby udzielił podwładnemu urlopu, mimo upływu terminu przedawnienia.