Zacznijmy od tego, że miejsce noclegu powinien ustalać pracodawca. To on ponosi faktyczne jego koszty (oraz inne koszty delegacyjne, których wysokość niekiedy powiązana jest z miejscem noclegu), ma dbać o zachowanie limitów (głównie w delegacjach zagranicznych). Dlatego powinien zwracać uwagę na lokalizację miejsca, gdzie pracownik będzie spał.
Przykład 1
Pracodawca zarezerwował hotel nieopodal siedziby instytucji zagranicznej, do której pojechał pracownik w podróż służbową. Przez tydzień codziennie będzie się do niej udawał, aby wykonać zadania służbowe.
W tej sytuacji za czas pobytu nie będą przysługiwały podwładnemu ryczałty na przejazdy lokalne (oprócz dojazdu do hotelu w pierwszym dniu oraz na lotnisko, dworzec przy powrocie). Nie ponosi takich kosztów, na pokrycie których przewidziane są ryczałty na jazdy lokalne.
Tanie spanie
Pracodawca musi pokryć koszty noclegu pracownika podczas delegacji służbowej. Zwrot udokumentowanych wydatków ani ryczałt nie przysługują, gdy firma zapewnia podwładnemu bezpłatne spanie.
Może to przybrać różne formy, np. szef opłaci nocleg w cenie konferencji czy zapewni możliwość skorzystania z niego w pokojach gościnnych instytucji zapraszającej.
Przykład 2
Pracodawca z siedzibą we Wrocławiu często wysyła zatrudnionych w podróże służbowe do Warszawy. Aby zapewnić im noclegi, wynajął w Warszawie w pełni wyposażone mieszkanie, z którego mogą korzystać przebywający w delegacji.
Firma pokrywa koszty sprzątania mieszkania, prania pościeli i ręczników. Zapewnia więc personelowi nocleg. Pracownicy mają do dyspozycji mieszkanie o standardzie hotelowym.
Dla pracodawcy spoza sfery budżetowej wynajem takiego mieszkania może stanowić koszt uzyskania przychodu. Potwierdza to interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 30 czerwca 2010 (ILPB3/423-325/10-2/K).
Uznał w niej, że wydatki z tytułu wynajęcia mieszkania służbowego, mającego zapewnić nocleg pracownikom w trakcie odbywania przez nich podróży, podczas której będą wykonywali obowiązki służbowe (m.in. prowadzą negocjacje z klientami, uczestniczą w kursach i szkoleniach zawodowych), wiązać się będą z jej działalnością gospodarczą.
Spółka bowiem wskazała, że podczas podróży pracownicy będą wykonywali zadania zlecone przez firmę związane z jej działalnością gospodarczą mającą na celu uzyskanie przychodów.
Wygoda i swoboda
Bezpłatny nocleg powinien zapewniać pracownikowi pewien poziom wypoczynku i swobody.
Trzeba więc pamiętać, że kwatera w delegacji ma rekompensować podwładnemu pozbawienie go – w związku z wydaniem polecenia wyjazdu – wypoczynku we własnym domu. Stąd bezpłatne spanie zapewnione przez firmę nie może sprowadzać się jedynie do udostępnienia zatrudnionemu łóżka i możliwości snu.
Musi gwarantować wypoczynek, z czym wiąże się pewna przestrzeń oraz infrastruktura sanitarna.
Do okazania lub wytłumaczenia
Aby szef mógł rozliczyć koszty noclegu, pracownik musi przedstawić dokument potwierdzający ten wydatek (rachunek, faktura). Tylko wyjątkowo do rozliczenia wolno przyjąć oświadczenie podwładnego o poniesionym wydatku i o tym, że nie miał możliwości uzyskać potwierdzających to rachunku lub faktury.
Przykład 3
Gdy pracownik opuszczał hotel, nastąpiła awaria zasilania, co uniemożliwiło wydrukowanie faktury.
W takim wypadku rozliczenie z pracownikiem powinno nastąpić na podstawie oświadczenia. Pracodawca ma jednak wystąpić do hotelu o późniejsze wystawienie rachunku.
Ważne!
Oświadczenia obejmują sytuacje wyjątkowe. Stanowią odstępstwo od reguły, jaką jest okazanie dokumentów. Dlatego każdy taki wyłom od zasady przedstawienia dokumentu pracownik powinien dobrze i logicznie uzasadnić.
Ryczałt za nocleg przysługuje wtedy, gdy podwładny nie przedstawił rachunku (lub oświadczenia), i wynosi:
- 150 proc. diety (obecnie 34,50 zł) przy delegacjach krajowych,
- 25 proc. limitu na nocleg dla danego państwa przy zagranicznych.
Limit za granicą można przekroczyć
Obecnie w krajowych delegacjach nie obowiązują limity noclegowe. Jednak w przygotowanym przez resort pracy projekcie nowego rozporządzenia regulującego świadczenia z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych (z 13 maja 2011) przewiduje się taki pułap. Ma to być 20-krotność kwoty diety za jeden nocleg. Pracodawcy wolno ustanowić także progi w przepisach wewnętrznych.
Przykład 4
Zgodnie z postanowieniami regulaminu wynagradzania w krajowej podróży służbowej koszt jednostkowego noclegu nie może przekraczać 350 zł.
W uzasadnionych wypadkach pracodawca zgadza się na przekroczenie tego limitu.
Taka regulacja w firmie określa górną granicę zwrotu, której przekroczenie za każdym razem wymaga rozsądnego uzasadnienia pracownika i zgody pracodawcy.
Natomiast przy zagranicznych delegacjach koszt noclegu powinien mieścić się w ustalonych na ten cel limitach określonych w załączniku do rozporządzenia o podróżach służbowych poza granicami.
W uzasadnionych wypadkach szef może zgodzić się na zwrot kosztów za spanie w hotelu, potwierdzonych ponadlimitowym rachunkiem.
Co uzasadnia takie przekroczenie? Przykładowo uznano, że:
- w danym mieście nie ma możliwości zdobycia tańszego noclegu (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2 października 2008, IPPB2/415-1034/08-4/ SP). Zakwaterowanie w tym hotelu pozwala właściwie wykonać zadania związane z wyjazdem służbowym (np. mieszkają tam również kontrahenci, co pozwala wspólnie pracować);
- w mieście, do którego pracownik wyjechał w delegację, odbywają się w tym samym czasie mistrzostwa piłki nożnej i nie ma szans na znalezienie tańszego (czyli w granicach limitu) hotelu.
Ważne!
Jedynym uzasadnieniem przekroczenia limitu nie powinno być to, że w delegację pojechała osoba należąca do ścisłego kierownictwa firmy, zajmująca eksponowane stanowisko. Przewyższenie ma uzasadniać „przypadek, sytuacja”, a nie funkcja w zakładzie.
Sześć godzin snu
Istotne ograniczenie prawa do ryczałtu w podróżach krajowych wskazuje § 7 rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 336, poz. 1990 ze zm.).
Przysługuje on w trakcie wyjazdu w Polsce tylko wtedy, gdy nocleg trwał co najmniej sześć godzin między 21 a 7. Nie ma natomiast takiego warunku przy delegacjach zagranicznych.
Przykład 5
Będąc w krajowej trasie, kierowca o godz. 3 rozpoczął wypoczynek dobowy (spał w kabinie tira).
Czy w związku z tym przysługuje mu ryczałt za nocleg? W takim wypadku szofer nie ma do niego prawa. W krajowej podróży służbowej wypłacenie ryczałtu powiązane musi być z określonym w przepisach minimalnym czasem noclegu, przypadającym ponadto na wskazany przedział godzin.
Ten warunek nie został spełniony, a zatem wypłata kierowcy ryczałtu oznaczać będzie, że uzyskał świadczenie nieprzewidziane w rozporządzeniu, czyli niepodlegające zwolnieniu z obciążeń podatkowo-ubezpieczeniowych.
Kabina tira to nie hotel
Do niedawna przyjmowano, że kierowca samochodu ciężarowego, który będąc w delegacji śpi w kabinie pojazdu (wyposażonej w homologowane miejsce do spania), nie ma prawa do ryczałtu za nocleg. Pracodawca zapewnia mu bowiem bezpłatne miejsce do nocowania. Obecna linia orzecznicza wskazuje, że w takich sytuacjach kierowca ma prawo do ryczałtu.
Przykładowo Sąd Najwyższy w wyroku z 19 marca 2008 (I PK 230/07) uznał, że umożliwienie kierowcy spania w kabinie samochodu nie stanowi zapewnienia pracownikowi bezpłatnego noclegu.
Podobnie w uzasadnieniu wyroku SN z 19 lutego 2007 (I PK 232/06) czytamy m.in., że ryczałt pokrywający zwrot kosztów noclegu nie przysługuje tylko w wypadkach, w których pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg, który nie tylko obejmuje możliwość snu, ale także inne życiowe niezbędne czynności związane z noclegiem.
W tym stanie faktycznym ze względu na długość pokonywanych tras przez kierowców oraz czas trwania podróży nie można przyjąć, że przy każdej przerwie na nocleg pracodawca lub strona zagraniczna zapewnili bezpłatny nocleg. Kabiny samochodów prowadzonych przez powodów nie były wyposażone wystarczająco do należytego wypoczynku nocnego.
Nie było to zatem zapewnienie bezpłatnego noclegu kierowcom, którzy – nocując w takich niedogodnych warunkach – ponadto osobiście sprawowali nadzór nad samochodem i mieniem pozwanego pracodawcy. Podobnie zapatrują się na to organy skarbowe.
Dyrektor Izby Skarbowej w Kielcach (interpretacja z 22 maja 2007, PD2-4151-35/07)
stwierdził np., że środki transportu nie są przeznaczone do zaspokajania potrzeb noclegowych, nawet jeśli są wyposażone w miejsce do spania.
W związku z tym nocleg kierowcy w kabinie samochodu, nawet gdy jest ona dostosowana do takich potrzeb, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku pieniężnego zrekompensowania noclegu w trakcie podróży służbowej.
Zobacz serwisy:
»
Podróże służbowe i ryczałty samochodowe
»
»
