Pracownik, który na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością  usytuowania siedziby firmy lub poza swoim stałym miejscem pracy, jest w podróży służbowej. Na pokrycie kosztów wyjazdu przysługują mu od pracodawcy należności określone albo w wewnętrznych przepisach płacowych (układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania) bądź w umowie o pracę, albo – jeżeli nie ma tam takich regulacji lub pracodawca należy do sfery budżetowej – rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002  w sprawie krajowych i zagranicznych podróży służbowych.

W związku z podróżą odbywaną w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

- przejazdów,

- noclegów,

- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

- innych udokumentowanych wydatków (odpowiednio do uzasadnionych potrzeb).

Decyduje pracodawca

Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Wówczas zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu, np. kolejowego, autobusowego, lotniczego, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany rodzaj środka komunikacji, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Jednakże na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży prywatnym samochodem osobowym. W takim wypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia ministra infrastruktury. Jednym słowem pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w formie kilometrówki. Liczbę pokonanych kilometrów pracownik odnotowuje w ewidencji przebiegu pojazdu.

Ostrożnie z niższą stawką

Rozporządzenie z 25 marca 2002

określa tylko górną granicę stawki za 1 km, w zależności od pojemności skokowej silnika. Ustawodawca nie wyznacza natomiast stawki minimalnej. Daje to pracodawcy możliwość samodzielnego ustalenia wysokości stawki, czyli np. obniżenia jej. Trzeba jednak pamiętać, że zwrot kosztów używania pojazdu pracownika w podróży służbowej powinien pokrywać realne koszty przez niego poniesione. Innymi słowy pracodawca nie może narażać pracownika na straty z tytułu przejazdu służbowego jego samochodem, obniżając i tak już niską stawkę maksymalną. Jak wynika z

wyroku Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 (I PKN 350/00)

: „(...) kwota ustalonego w sposób przewidziany przez strony ekwiwalentu za używanie pojazdu pokrywa całość wydatków poniesionych przez pracownika w związku z pracą. Pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy. Do obowiązków pracodawcy należy ponoszenie wszelkich kosztów związanych z pracą (przygotowanie stanowiska pracy, dostarczenie urządzeń, narzędzi, materiałów itp.). Obowiązek ten nie może być przerzucany na pracownika. (...) Konieczne jest więc ustalenie, czy wypłacany powodowi »koszt paliwa wg karty drogowej« stanowił pełny ekwiwalent za używanie własnego samochodu do celów służbowych".

Stawki obowiązujące według rozporządzenia ministra infrastruktury już dawno nie były waloryzowane i dalece odbiegają od faktycznych kosztów używania samochodu, nie pokrywają stale rosnących wydatków na paliwo czy ubezpieczenia. Pracownik może zatem zrezygnować z wyjazdu swoim samochodem, jeśli pracodawca zaoferuje obniżkę urzędowej stawki za  kilometr.

Kłopotliwe autostrady

Korzystając w delegacji ze swojego samochodu, pracownik oprócz kosztów czysto eksploatacyjnych ponosi  dodatkowe opłaty na przejazdy autostradami i za parkowanie. Pracodawca, rozliczając pracownika po powrocie, może mu te wydatki zwrócić. I tak też pracodawcy najczęściej robią. Jednak taki zwrot może być dla firmy kłopotliwy, głównie pod względem kosztowym. A to za sprawą interpretacji indywidualnej Ministerstwa Finansów z 8 kwietnia 2010 (DD6/033-1012/MZG/ 09/PK-579). Chodzi o zawartą tam definicję wydatków z tytułu używania samochodu. Zasadniczo za koszty uzyskania przychodów nie uważa się bowiem wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności – w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Ministerstwo stwierdziło, że „koszty z tytułu używania samochodów", o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, obejmuje wszelkie wydatki związane z używaniem samochodu prywatnego przez pracowników na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej. Będą to zatem zarówno tzw. wydatki eksploatacyjne odnoszące się do samochodu, jak również inne koszty używania samochodu ponoszone w trakcie odbywania podróży służbowej, np. opłaty za parkowanie czy przejazd autostradą. Opłaty takie także są kosztami z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Stanowisko to znajduje potwierdzenie również w wyroku WSA w Warszawie z 5 lutego 2010 (III SA/Wa 1502/09).

To by oznaczało, że nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z używaniem samochodów pracowników, przekraczających limit wynikający z ewidencji przebiegu. Innymi słowy opłaty za autostrady czy parkowanie są wkalkulowane w zryczałtowaną stawkę za 1 km i jeżeli zostaną pracownikowi zwrócone oprócz kilometrówki, na podstawie okazanych kwitów, biletów, nie stanowią kosztów podatkowych. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 30 listopada 2010 (ILPB4/423-168/10-4/MC).

Zanim MF wydało wspomniane wcześniej pismo, zwrot kosztów autostrad i postojów był traktowany jako inne udokumentowane wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. A takie wydatki nie są ograniczone żadnymi limitami.

Czytaj również:

Zobacz serwis:

Podróże służbowe » Podróże i ryczałty pracownika » Ryczałty samochodowe

Samochód i podróże » Podróże służbowe » Podróże krajowe