Najpierw rejestracja firmy, później zatrudnienie pracowników

Alternatywą dla supermarketów coraz częściej stają się lokalne, nieco droższe, ale za to niejednokrotnie ekologiczne sklepy osiedlowe. Taka forma prowadzenia działalności jest też często pierwszym rodzajem aktywności gospodarczej prowadzonej przez cudzoziemców, którzy chcą promować i sprzedawać swoje narodowe przysmaki.

Każdy, kto chciałby rozpocząć działalność w Polsce, musi zmierzyć się z biurokracją i wieloma formalnościami, bez których sklepu nie otworzy. Od czego więc zacząć?

[srodtytul]Wybór formy prawnej[/srodtytul]

Przede wszystkim rejestracja działalności gospodarczej powinna zostać poprzedzona wyborem formy prawnej i formy opodatkowania. Działalność może być prowadzona jednoosobowo, w formie spółki osobowej – najczęściej spotykana to spółka jawna lub kapitałowa, wśród których najbardziej popularną jest spółka z o.o.

Formy opodatkowania dotyczą zasad ogólnych (skala podatkowa, stawka liniowa) lub opodatkowania w formach zryczałtowanych (ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa).

Na podstawie [link=http://akty-prawne.rp.pl/dzienniki/du/2009/18/poz.97a.htm]ustawy z 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej [/link]oraz [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/1995_99/DU1999Nr101poz1178.asp]ustawy z 19 listopada 1999 r. Prawo działalności gospodarczej[/link] rejestracja firmy odbywa się w tzw. jednym okienku. Osoba fizyczna zamierzająca założyć własną działalność gospodarczą zobowiązana jest do wypełnienia zintegrowanego wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej EDG-1 i złożenia go we właściwym dla swojego zamieszkania urzędzie gminy lub miasta.

Osoba prawna natomiast składa zintegrowany wniosek do Krajowego Rejestru Sądowego. Oba wnioski zawierają zgłoszenie REGON, zgłoszenie identyfikacyjne NIP oraz zgłoszenie płatnika składek ZUS. Jeżeli miejsce stałego pobytu/siedziby znajduje się poza terytorium Polski, właściwość miejscową gminy dla celów ewidencyjnych określa się według głównego miejsca wykonywania tej działalności na terytorium Polski.

[srodtytul]Co we wniosku[/srodtytul]

Wniosek osoby fizycznej powinien zawierać m.in. oznaczenie przedsiębiorcy (imię i nazwisko lub inne określenie firmy), numer ewidencyjny PESEL i NIP przedsiębiorcy (jeśli go ma), miejsce zamieszkania i adres przedsiębiorcy, a jeżeli stale wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania, również wskazanie tego miejsca i adresu zakładu głównego, przedmiot działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD), datę rozpoczęcia działalności gospodarczej (co do zasady dzień złożenia wniosku lub późniejszy), dane kontaktowe, tj. telefon i adres poczty elektronicznej przedsiębiorcy (jeśli go ma).

Dla osób prawnych stosuje się formularze określone w przepisach ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Wniosek można złożyć osobiście, pisemnie – listem poleconym z potwierdzonym przez notariusza podpisem, lub drogą elektroniczną z podpisem elektronicznym.

Jeśli dokumenty wypełnione są prawidłowo, wpis do ewidencji następuje w dniu składania wniosku. Ze względu na większą ilość formalności wpis do KRS (a więc dla osób prawnych) następuje po ok. sześciu tygodniach.

[srodtytul]Uprawnienia inspekcji sanitarnej[/srodtytul]

Niezwykle ważnym urzędem dla przedsiębiorcy planującego prowadzenie sprzedaży artykułów spożywczych jest Państwowa Inspekcja Sanitarna (PIS, zwyczajowa nazwa to sanepid). Zbada ona m.in. lokal przeznaczony na przyszły sklep przedsiębiorcy.

Co do zasady zajmuje się nadzorem nad warunkami higieny środowiska, higieny pracy w zakładach pracy, warunkami zdrowotnymi żywności i żywienia itp. Wykonywanie tych zadań polega na sprawowaniu zapobiegawczego i bieżącego nadzoru sanitarnego oraz na prowadzeniu działalności oświatowo-zdrowotnej.

Szerokie kompetencje PIS uregulowane zostały w ustawie o Państwowej Inspekcji Sanitarnej i dotyczą m.in. uzgadniania dokumentacji projektowej pod względem wymagań higienicznych i zdrowotnych, uczestniczenia w dopuszczeniu do użytku różnych obiektów, kontroli przestrzegania przepisów określających wymagania higieniczne, zdrowotne itp. I tak, na podstawie [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2010/DU2010Nr136poz%20914a.asp]ustawy z 25 sierpnia 2006 roku o bezpieczeństwie żywności i żywienia[/link], lokal stanowiący miejsce prowadzenia działalności handlowej należy zgłosić do powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej (sanepid) w celu wydania opinii.

W projekcie powinien być dokładnie opisany zakres działania przedsiębiorcy, uzależniony od możliwości lokalowych (inwentaryzacja wraz z opisem technologicznym, plany architektoniczne pomieszczenia, udostępnienie do wglądu danych dotyczących pomieszczenia: powierzchnia, wysokość, liczba okien, dostęp do wody itp.). Po zaopiniowaniu projektu można przystąpić do prac budowlanych lub adaptacyjnych.

[srodtytul]Zatwierdzenie obiektu[/srodtytul]

Po zakończeniu prac zgodnie z projektem osoba upoważniona powinna złożyć, najpóźniej na 14 dni przed planowanym uruchomieniem działalności, wniosek – do państwowego powiatowego inspektora sanitarnego – o zatwierdzenie zakładu i wpis do rejestru.

Wtedy przedstawiciele właściwej dla danego terenu stacji sanitarno-epidemiologicznej dokonują odbioru lokalu w celu wydania przez państwowego powiatowego inspektora sanitarnego decyzji zatwierdzającej obiekt.

Podczas kontroli i przeglądu pomieszczeń inwestor powinien przedstawić m.in. umowę najmu lokalu lub akt jego własności, odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, REGON i NIP, sprawozdanie z badań próbki wody, umowę na wywóz śmieci, protokół pomiarów wydajności i głośności wentylacji mechanicznej. Ten ostatni dokument jest niezwykle ważny ze względu na częste usytuowanie lokali w gęstej zabudowie, co zmusza do przestrzegania określonych norm hałasu.

Ważne! Zgodnie z art. 76 ust. 1 [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2010/DU2010Nr136poz%20914a.asp]ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia[/link] przedstawicielom urzędów kontroli, w związku z przeprowadzaniem inspekcji, przysługuje prawo wstępu do pomieszczeń zakładu o każdej porze. Ponadto urzędowa kontrola przeprowadzana jest bez wcześniejszego uprzedzenia.

[srodtytul]Zawiadomienie inspekcji pracy[/srodtytul]

Zatrudnienie przez przedsiębiorcę prowadzącego sklep spożywczy pracowników uzależnione jest od pisemnego zawiadomienia Państwowej Inspekcji Pracy o tym fakcie w ciągu 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej. Zawiadomienie obejmuje wskazanie miejsca, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności oraz zmiany w zakresie działalności firmy lub jej likwidację.

Rozpoczęcie działalności gospodarczej i zatrudniania pracowników podlega obowiązkowemu pisemnemu zgłoszeniu do właściwego inspektora pracy w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności. Obowiązek ten dotyczy także przebudowy lub modernizacji zakładu lub jego części czy likwidacji przedsiębiorstwa.

Wynika on z art. 209 kodeksu pracy i obejmuje informacje o miejscu i rodzaju pracy, zakresie prowadzonej działalności i przewidywanej liczbie pracowników. Oprócz wypełnionego formularza (karta zgłoszenia) należy także złożyć pisemną informację o przyjętych w przedsiębiorstwie środkach i procedurach, wynikających z przepisów bhp, dotyczących danej dziedziny działalności.

Zgodnie z [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2007/DU2007Nr%2089poz%20589a.asp]ustawą z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy[/link] do jej obowiązków należy m.in. nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej, wykonywania działalności, kontrola wyrobów wprowadzanych do obrotu pod względem spełniania przez nie wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika.

W razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia właściwe organy Państwowej Inspekcji Pracy są uprawnione m.in. do nakazania usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie, w przypadku gdy naruszenie dotyczy przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

PIP może też nakazać wstrzymanie prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników lub innych osób, zakazać wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia ludzi.

Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia.

[srodtytul]Bez pieczątki ani rusz [/srodtytul]

Praktyka polskich urzędów wskazuje na to, że wciąż niezwykle ważnym technicznym elementem działalności przedsiębiorcy jest pieczątka. Warto ją sobie przygotować zawczasu, bo ułatwi formalne czynności z urzędami i urzędnikami.

Pieczątkę możemy wyrobić sobie dopiero po wizycie w urzędzie gminy czy w KRS, gdyż na niej powinien być REGON, NIP i ewentualnie KRS. Na pieczątce powinna też znaleźć się pełna nazwa firmy i siedziba (adres). Dodatkowo możemy zamieścić inne informacje, np. dane kontaktowe i logo.