Obowiązek taki obciąża wszystkich przedsiębiorców figurujących w Krajowym Rejestrze Sądowym. Każdy z nich powinien umieszczać w oświadczeniach pisemnych skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów:
- firmę (tj. oznaczenie, pod którym działa, np. „J. Kowalski i Wspólnicy Spółka Jawna”),
- oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności (np. „spółka z o.o.” albo „przedsiębiorstwo państwowe”),
- siedzibę i adres,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP),
- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe przedsiębiorcy, oraz numer w rejestrze (najczęściej będzie to numer KRS, w wypadku starszych podmiotów możliwe jest, że trzeba będzie podać numer rejestrów działających wcześniej).
[b]Uwaga![/b] Od wymogu podawania wszystkich tych informacji jest pewien wyjątek. Nie muszą ich mianowicie zawierać oświadczenia woli skierowane do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych. Jeśli zatem przedsiębiorca składa swemu zaufanemu kontrahentowi ofertę albo wypowiada umowę, to wolno mu zrezygnować z wpisywania tych danych.
Z dodatkowymi wymogami zamieszczania pewnych informacji w dokumentach handlowych muszą liczyć się spółki z o.o., akcyjne i komandytowo-akcyjne. Każda z nich powinna podawać w pismach i zamówieniach handlowych składanych w formie papierowej i elektronicznej nie tylko wszystkie powyższe dane, lecz także wysokość kapitału zakładowego.
W spółce akcyjnej i komandytowo-akcyjnej należy ponadto określić, jaka jego część została wpłacona. Od reguły tej nie ma żadnych wyjątków. Innymi słowy dokument musi zawierać wymagane informacje nawet wtedy, gdy adresowany jest do osoby pozostającej ze spółką w stałych stosunkach umownych.
Ustawodawca nie precyzuje, co rozumie pod pojęciem „pism i zamówień handlowych składanych przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej”. Nie wiadomo też, czy „składane w formie papierowej i elektronicznej” mają być tylko zamówienia handlowe, czy także pisma. Niewykluczona jest interpretacja, że tylko zamówienia, bo pisma z definicji nie sposób złożyć w formie elektronicznej.
Moim zdaniem wskazana będzie tu wykładnia możliwie szeroka. Warunek formy pisemnej lub elektronicznej dotyczy więc nie tylko zamówień, lecz także wszystkich dokumentów, które w języku potocznym określamy mianem pisma. To najbezpieczniejsze dla zarządu czy reprezentujących spółkę komplementariuszy.
Z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0878F97C9B855869DA1A3F9BAD45E3AB?id=133014]kodeksu spółek handlowych[/link] wynika, że obowiązek ujawniania danych dotyczących spółki dotyczy jedynie pism, które są gdzieś składane. Można, jak się wydaje, przyjąć, że chodzi tylko o oświadczenia adresowane do innych podmiotów, a nie np. o składane w firmowym archiwum.
Dlatego wydaje się, że wewnętrzna dokumentacja wolna jest od obowiązku zachowania opisanych wyżej rygorów informacyjnych. Jednak nigdy nie wiadomo, który dokument do kogo trafi, dlatego najbezpieczniej będzie wszelkie pisma przygotowywać na papierze zawierającym wymagane przez kodeks dane.
To, jak na papierze firmowym rozmieszczone zostaną wymagane przez ustawodawcę dane, zależy od samych spółek. Prawo nie rozstrzyga tej kwestii, uznając ją za nieistotny drobiazg. Ważne, żeby informacje w ogóle się na dokumencie znalazły. Dopuszczalne jest zatem zapisanie ich u góry, z boku czy na dole papieru firmowego, a także umieszczenie w kilku miejscach.
Co grozi za niewypełnienie obowiązków związanych z wyglądem papieru firmowego? Otóż sądowi rejestrowemu wolno nałożyć grzywnę na osoby odpowiedzialne za niewykonanie tego obowiązku. Karani są więc członkowie zarządu, wspólnicy prowadzący sprawy spółki itp., a nie sam przedsiębiorca. Grzywna może wynieść nawet 5 tys. zł.
[i]Autor jest adwokatem[/i]
