Obecnie obowiązek ten, którego źródłem jest art. 209 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link], można wykonać również za pomocą Internetu, korzystając z poczty elektronicznej lub specjalnych e-formularzy. Aby z tej drogi skorzystać, wystarczy posiadać konto e-mail.
Obowiązek zgłoszenia ciąży również na tych pracodawcach, którzy zmienili miejsce, rodzaj czy zakres działalności. W szczególności zaś, gdy zmiana technologii lub profilu produkcji może powodować zwiększenie zagrożenia dla zdrowia pracowników (art. 209 § 2 k.p.).
Początek biegu 30-dniowego terminu należy liczyć od momentu zatrudnienia pierwszego pracownika (nawiązania stosunku pracy), a nie od momentu rozpoczęcia działalności.
W konsekwencji obowiązek ten nie dotyczy przedsiębiorców, którzy nikogo nie zatrudniają.
Wysłanie e-formularza zgłoszenia pracodawcy (lub jednostki lokalnej) do odpowiedniego terytorialnie inspektoratu pracy, nastąpi dopiero po prawidłowym jego wypełnieniu.
Wysłany e-formularz otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny, a osoba wysyłająca dostaje zwrotną informację wraz z odnośnikiem do dokumentu w formacie PDF (Acrobat Reader). [b]Dokument ten zawiera wszystkie przesłane za pomocą formularza dane wraz z przydzielonym przez system numerem identyfikacyjnym. Stanowi to oficjalne potwierdzenie ich przekazania do PIP. [/b]
Operator znajdujący się we właściwym terytorialnie okręgowym inspektoracie pracy po sprawdzeniu informacji generuje dokument będący właściwą kartą zgłoszenia pracodawcy zawierającą numer zgłoszenia. Dokument ten zostaje automatycznie wysłany na adres e-mail zadeklarowany przez osobę zgłaszającą.
Karta zgłoszenia pracodawcy zawiera informacje potrzebne w przypadku wystąpienia potrzeby aktualizacji danych o zgłoszonym podmiocie (REGON, numer zgłoszenia, ośmioznakowe hasło do aktualizacji). Karta zawiera również dane teleadresowe właściwego terytorialnie okręgowego inspektoratu pracy wraz z numerem telefonu, pod którym możliwe jest wyjaśnienie wszelkich wątpliwości dotyczących zgłoszenia.
Drogą elektroniczną możliwe jest zgłaszanie jedynie nowych podmiotów gospodarczych oraz aktualizacja danych o podmiotach już zgłoszonych elektronicznie.
W razie potrzeby aktualizacji danych podmiotu zgłoszonego wcześniej w sposób tradycyjny, należy wypełnić druk karty zgłoszenia pracodawcy lub karty zgłoszenia jednostki lokalnej i przesłać do właściwego okręgowego inspektoratu pracy. Najlepiej listem poleconym.
