Z art. 77[sup]5[/sup] [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link] wynika, że za podróż służbową uważa się wykonywanie – określonych przez pracodawcę – zadań (czynności) poza miejscowością stanowiącą siedzibę pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, w terminie i w miejscu wskazanym w poleceniu wyjazdu służbowego.
Ze względu na miejsce realizacji zleconego wyjazdu służbowego rozróżniamy delegacje krajowe i zagraniczne.
[srodtytul]Samodzielne ustalenia[/srodtytul]
Pracodawcy tzw. sektora prywatnego mogą samodzielnie ustalać warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych. Tryb ich określania polega na wprowadzeniu odpowiednich zapisów do układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo do umowy o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania). Jednak ustalona przez pracodawcę stawka minimalnej diety nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona dla pracowników państwowej albo samorządowej jednostki sfery budżetowej.
Jeśli pracodawca nie uregulował tej problematyki, wówczas przysługują pracownikom należności na pokrycie kosztów podróży służbowej na podstawie przepisów[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998] rozporządzeń ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami (DzU nr 236, poz. 1990[/link] i [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167999]1991 ze zm.[/link]; dalej rozporządzenia o podróżach krajowych i zagranicznych).
[srodtytul]Pisemne polecenie[/srodtytul]
Żaden przepis prawa nie nakłada obowiązku, aby polecenie wyjazdu służbowego miało charakter pisemny. W praktyce jednak jest stosowana ta właśnie forma przede wszystkim w celu prawidłowego ustalenia należnych świadczeń.
Na pracownika nałożono powinność udokumentowania poniesionych wydatków, o których dziś piszemy.
[srodtytul]Nie wszystko jest czasem pracy[/srodtytul]
Istotnym elementem podróży służbowej jest ustalenie, kiedy faktycznie pracownik wykonuje pracę, a kiedy jedynie podróżuje i w jaki sposób dokonać rozliczenia tego czasu spędzonego poza siedzibą zakładu. W tej kwestii należy odnieść się do art. 128 § 1 k.p. i art. 80 k.p.
Wynika z nich, że pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy nie rodzi samo z siebie obowiązku zapłaty wynagrodzenia. Jest to ściśle powiązane z wypełnianiem zadań zleconych przez pracodawcę.
Zgodnie z [b]wyrokiem Sądu Najwyższego z 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04) [/b]pracownik będący w podróży służbowej podlega takiemu samemu rozliczeniu czasu pracy, jaki przewidziany jest w harmonogramie czasu pracy w jego zakładzie.
Wszelkie wykroczenia poza te normy powinny być traktowane jako godziny nadliczbowe, a co za tym idzie muszą być odpowiednio zrekompensowane czasem wolnym bądź też wypłatą wynagrodzenia.
Jednak samo odbywanie podróży służbowej nie jest czasem pracy, w związku z tym w żaden sposób godziny te nie mogą być wliczane do harmonogramu czasu pracy ani traktowane jako godziny nadliczbowe.
[srodtytul]Brak odpoczynku[/srodtytul]
Od czasu wejścia w życie regulacji wspólnotowych pojawiła się kwestia rozliczania podróży służbowej przypadającej w czasie dni wolnych od pracy dla pracownika wynikających z pięciodniowego tygodnia pracy oraz zachowania 11-godzinnych dobowych i 35-godzinnych tygodniowych odpoczynków od pracy.
Z cytowanego już wyroku SN wynika, że jeśli czas spędzony w drodze z delegacji narusza ustaloną w k.p. normę 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku na dobę, wówczas pracownikowi należą się dni wolne albo dodatkowe wynagrodzenie. Rozwiązanie to jednak budzi sporo wątpliwości. Jak zauważa S. Driczinski (glosa do wyroku SN z 23 czerwca 2005 r., PiZS nr 7 z 2006 r., s. 35), przepisy nie przewidują formy rekompensaty pieniężnej w razie naruszenia okresów odpoczynku.
Przy okazji odpoczynku należy jeszcze wspomnieć o § 3 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=CF33AB71C391AADB530199A0EACFEE18?id=73958]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.)[/link].
Stanowi on, że odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny, usprawiedliwia nieobecność w pracy danego pracownika.
[srodtytul]NALEŻNOŚCI ZA DELEGACJE KRAJOWE[/srodtytul]
[b]Jeśli firma nie ustaliła własnych zasad ich wypłacania, będzie zmuszona uiścić podwładnemu to, co przewidują przepisy obowiązujące w budżetówce[/b]
Z tytułu krajowej podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot: kosztów przejazdów, kosztów noclegów, kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, a także innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Te należności określa rozporządzenie o podróżach krajowych.
[srodtytul]23 zł za każdą dobę[/srodtytul]
Dieta jest należnością, która ma pokryć zwiększone koszty utrzymania delegowanego pracownika podczas podróży odbywanej na zlecenie pracodawcy. Rozlicza się ją za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do jej zakończenia po wykonaniu zadania (powrotu). Wynosi 23 zł za każdą dobę podróży.
[b]Dieta nie przysługuje:[/b]
- za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
- w przypadku gdy pracownik korzysta z uprawnienia do przejazdu na koszt pracodawcy, jeśli podróż trwa co najmniej dziesięć dni, w dniu wolnym od pracy, do miejscowości stałego lub czasowego pobytu, za ten okres,
- jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
[srodtytul]Zwrot za nocleg[/srodtytul]
Pracownik może uzyskać zwrot kosztów za nocleg na podstawie przedłożonego pracodawcy rachunku lub jeśli nie przedstawi stosownego rachunku z hotelu lub innego obiektu świadczącego usługi hotelarskie, otrzyma ryczałt za każdy nocleg. Ryczałt wynosi 150 proc. diety, co stanowi obecnie kwotę 34,50 zł. Ryczałt za nocleg przysługuje pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej sześć godzin między 21 i 7 rano.
Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje za czas przejazdu do miejsca delegowania i wtedy, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
[srodtytul]Koszty przejazdów[/srodtytul]
Środek transportu, jakim pracownik odbędzie podróż służbową, określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu. Rozporządzenie o podróżach krajowych wprowadza obowiązek załączenia dokumentów (rachunków) potwierdzających poniesiony wydatek. Najczęściej jest to bilet.
Ponieważ przepisy nie nakazują, by do rozliczenia kosztów podróży dołączać bilety jako dowody przejazdu określonym przez pracodawcę środkiem transportu, w razie zagubienia biletu dowodem poniesionego wydatku może być pisemne oświadczenie pracownika.
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży przysługuje pracownikowi ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Wynosi on 20 proc. Dieta, czyli obecnie 4,60 zł, przysługuje tylko w sytuacji, gdy pracownik faktycznie ponosi koszty dojazdów do miejsca wykonywania pracy lub np. z dworca do hotelu. Ryczałt się nie należy, jeśli pracownik podróżował samochodem.
Pracodawca może zgodzić się na pokrycie faktycznych, udokumentowanych w sposób przez niego określony kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (metro, taksówka). W takim wypadku ryczałt już nie przysługuje.
Na wniosek delegowanego pracodawca może zezwolić na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym albo innym pojazdem (np. motocyklem) niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu ustalony jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu określonej przez pracodawcę.
Stawki te nie mogą być wyższe niż:
- 0,5214 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
- 0,8358 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
- 0,2302 zł dla motocykla,
- 0,1382 zł dla motoroweru.
Te maksymalne stawki wskazuje [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=8C417A78A3506D5E2040CD1303661979?id=164348]rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.)[/link].
Pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej dziesięć dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
[ramka][b]Dobra motywacja
Komentuje Krystian Bestry, dyrektor zarządzający Infosys BPO Europe[/b]
W międzynarodowej organizacji, obsługującej klientów w wielu krajach, podróże służbowe są nieodzownym elementem pracy. Im bardziej skomplikowane zadania realizuje dostawca usług, tym częściej potrzebne są osobiste kontakty i spotkania.
Łódzkie centrum Infosys BPO Poland, podobnie jak wiele tego typu podmiotów w Polsce, przejmuje od swoich klientów coraz bardziej zaawansowane procesy, dlatego w organizacji wzrasta liczba zagranicznych delegacji.
Takie delegacje to nie tylko koszty dla firmy. To także element motywujący i nagradzający pracowników za osiągnięcia. Dla przykładu w Infosys BPO Poland nagradzane są w ten sposób pojedyncze osoby lub całe zespoły projektowe. W ostatnich latach wyróżnieni pracownicy naszej firmy wyjeżdżali m.in. do Dubaju, Hiszpanii i na Sycylię.[/ramka]
[ramka][b]Spotkania wirtualne
Komentuje Michał Bielawski, kontroler finansowy Infosys BPO Europe[/b]
Oczywistą „nieefektywność” czasu pracy i kosztów wyjazdów służ- bowych można zoptymalizować, wykorzystując nowoczesne technologie telekomunikacyjne (tele- i wideokonferencje, komunikatory). Są dobre dla prawie każdej działalności.
Do prowadzenia telekonferencji wystarczy kupić usługę telekonferen- cyjną polegającą na dostępie do zestawu numerów lokalnych (koszt połączenia jak rozmowa lokalna dla rozmów międzynarodowych albo numer darmowy w konkretnym kraju, np. 0800).
Każdy uczestnik o umówionym czasie „wdzwania się” na swój numer i podaje operatorowi kod dostępu. Telekonferencję można również zorganizować, wykorzystując prawie każdy zaawansowany telefon stacjonarny.
Wideokonferencje są dużo droższe i bardziej wymagające, ale jeżeli dzięki nim unikniemy już kilku wyjazdów zagranicznych, inwestycja się zwróci. Warto więc je rozważyć, zwłaszcza że spotkanie wideokonferencyjne w praktyce jest bardziej angażujące niż telekonferencja i prawie tak samo efektywne jak bezpośredni kontakt rozmówców.
Komunikatory mogą też być prostym i ciekawym rozwiązaniem dla niektórych firm. Często sami pracownicy zaczynają wykorzystywać ten sposób porozumiewania się nie tylko do kontaktów z najbliższymi, ale także z partnerami biznesowymi. Dla spółek posiadających kilka oddziałów można z powodzeniem wykorzystać komunikatory oparte na sieci firmowej.
Wirtualne spotkania nie zastąpią kontaktu bezpośredniego, ale można je organizować znacznie częściej i zaangażować więcej osób (które niekoniecznie by podróżowały). Największą ich korzyścią jest brak konieczności odrywania pracownika od bieżących obowiązków, oszczędność czasu i środków związanych z kosztami podróży.[/ramka]
[srodtytul]NA WYJAZD ZA GRANICĘ POTRZEBNA ZALICZKA[/srodtytul]
[b]Szef powinien wypłacić ją w walucie państwa, do którego wysyła zatrudnionego. Ale może ją też dać w złotówkach[/b]
Rozporządzenie o podróżach zagranicznych określa pracodawcę jako właściwą osobę do wyznaczenia celu podróży, jej terminu, państwa docelowego, właściwego środka transportu, a także wypłaty pracownikowi kwoty zaliczki na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Przewiduje również zwrot innych kosztów. Część z nich wymienia jako przykładowe, jednak pracodawca sam może określić własną listę wydatków, jeśli uzna, że były one niezbędne do realizacji zleconego pracownikowi zadania.
Pracodawca musi wypłacić wyjeżdżającemu w delegację zagraniczną zaliczkę w walucie obcej. Za zgodą pracownika wolno mu ją też wypłacić w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej.
[b]Uwaga! [/b]
Według [b]Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy ([link=http://www.rp.pl/artykul/55812,257963-Stanowisko-Glownego-Inspektoratu-Pracy-z-2-lutego-2009-r--w-sprawie-delegacji-sluzbowych-przedstawicieli-handlowych--GPP-417-4560-10-09-PE-RP--.html]GPP-417-4560-10/09/PE/RP[/link])[/b] pracownik, który jednego dnia dojeżdża do granicy państwa, a w innej dobie wraca z granicy państwa do miejsca zakończenia delegacji zagranicznej, odbywa jedną podróż zagraniczną i dwie podróże krajowe.
[srodtytul]Na wyżywienie i drobne wydatki[/srodtytul]
W przypadku delegacji zagranicznych charakter diety jest nieco inny niż w przypadku krajowych podróży służbowych. Dieta powinna pokrywać koszty wyżywienia i inne drobne wydatki, które pracownik może ponieść w związku z podróżą służbową. Jej wysokość zależy od kraju, do którego odbywana jest podróż (stawki diet za dobę określa rozporządzenie o podróżach zagranicznych), oraz czasu trwania delegacji.
Dla ustalenia diet ważne jest, jakim rodzajem środka komunikacji podróżuje pracownik, bo od tego zależy czas pobytu za granicą. I tak liczy się go dla środków komunikacji:
- lądowej od momentu przekroczenia granicy,
- lotniczej od momentu startu samolotu w dniu rozpoczęcia delegacji na ostatnim lotnisku w kraju do lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
- morskiej od momentu wyjścia statku z portu w drodze za granicę do przypłynięcia statku do portu w kraju w drodze powrotnej.
Za każdą pełną dobę przysługuje pełna dieta. W przypadku niepełnej doby:
- do 8 godzin należy się 1/3 diety,
- ponad 8 godzin do 12 godzin – 1/2 diety,
- ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
[ramka][b]Przykład[/b]
Podróż służbowa do Holandii (dzienna dieta w Holandii to 42 euro) trwała od godz. 15.55 10 lipca do godz. 17.30 24 lipca 2010 r. Zatem pracownikowi przysługuje 14 i 1/3 diety, czyli 602 euro.[/ramka]
[srodtytul]Mniej lub więcej[/srodtytul]
W pewnych sytuacjach przepisy dotyczące zagranicznych podróży służbowych przewidują zmniejszenie bądź zwiększenie wysokości diety. Jeśli np. pracownik miał zapewnione bezpłatne pełne wyżywienie, przysługuje mu jedynie 25 proc. diety (część przypadająca na inne wydatki).
Jeśli natomiast nie wszystkie posiłki zostały opłacone bądź w ogóle nie zapewniono wyżywienia, delegowany może sobie odpowiednio doliczyć:
- 15 proc. za śniadanie,
- 30 proc. za obiad,
- 30 proc. za kolację.
Gdy posiłek jest częścią składową usługi noclegu a rezygnacja z niego nie wpływa na cenę hotelu, nie ma żadnych podstaw, aby potrącić dietę należną na śniadanie.
Jeżeli pracownik znajdzie się w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym podczas podróży służbowej, należna mu dieta jest zmniejszana do 25 proc.
[ramka][b]Przykład cd.[/b]
Wracając do naszego przykładu z pracownikiem podróżującym do Holandii, przyjmijmy, że miał on zapewnione wyżywienie w postaci śniadań. W trakcie podróży zachorował i spędził trzy doby w szpitalu.
Za ten czas przysługuje mu 25 proc. diety, a za pozostałe dni podróży 85 proc. diety (30 proc. obiad + 30 proc. kolacja + 25 proc. inne wydatki). Wysokość diety, jaka mu się należy, to 436,10 euro [(3 doby x 42 euro x 25 proc.) + (11 i 1/3 doby x 42 euro x 85 proc.)].[/ramka]
Dieta może zostać również zwiększona. Dotyczy to pracownika, który odbywa podróż służbową w charakterze kuriera dyplomatycznego. Przysługuje mu dieta o 25 proc. wyższa.
[srodtytul]Za przemieszczanie się…[/srodtytul]
Pracownikowi będącemu w zagranicznej podróży służbowej przysługuje, tak jak w przypadku polskiej delegacji, zwrot kosztów przejazdu środkami transportu publicznego na podstawie przedstawionych dowodów, gdy z pewnych względów nie jest w stanie uzyskać potwierdzenia, pisemnego oświadczenia.
Może również podróżować samochodem niebędącym własnością pracodawcy, oczywiście za jego zgodą.
Pracownikowi przysługują także rozliczane ryczałtowo koszty dojazdu:
- z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego – ryczałt równa się jednej diecie i przysługuje w miejscowości docelowej za granicą lub w innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,
- środkami komunikacji miejscowej – ryczałt wynosi 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej.
Ryczałty te nie przysługują, gdy:
- strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,
- pracownik podróżuje pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym),
- pracownik nie ponosi kosztów, na które przeznaczone są ryczałty.
[srodtytul]…i usługi hotelowe[/srodtytul]
Zwrot kosztów noclegu przysługuje na podstawie dostarczonego przez pracownika rachunku za usługę hotelową do wysokości nieprzekraczającej limitu określonego w rozporządzeniu o podróżach zagranicznych dla każdego państwa. Za zgodą pracodawcy i w uzasadnionych przypadkach limit ten może zostać przekroczony.
W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt 25 proc. limitu za nocleg w hotelu. Ryczałt się nie należy w czasie przejazdu, chyba że podróż od 21 do 7 trwała krócej niż osiem godzin.
Jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnili pracownikowi bezpłatny nocleg, zwrot kosztów z tego tytułu się nie należy.
[srodtytul]14 DNI NA WZAJEMNE RACHUNKI[/srodtytul]
[b]Tyle właśnie czasu, licząc od dnia zakończenia podróży służbowej, mamy na rozliczenie jej kosztów[/b]
Rozliczenie możemy sporządzić na znormalizowanym formularzu – polecenie wyjazdu służbowego, albo na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem delegacji służbowej. Dowód ten powinien zawierać co najmniej:
- imię i nazwisko osoby delegowanej,
- cel podróży,
- kraj i nazwę miejscowości docelowej,
- środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określony przez pracodawcę,
- kwotę zaliczki i rodzaj waluty, w której została wypłacona,
- daty oraz godziny wyjazdu i powrotu,
- liczbę godzin i dni przebywania w podróży,
- liczbę godzin i dni pobytu poza granicami kraju,
- wysokość i kwotę diet, ryczałtów, kosztów podróży i innych udokumentowanych wydatków,
- zatwierdzenie rozliczenia kosztów delegacji przez pracodawcę.
Do rozliczenia dołączamy dokumenty (rachunki) potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków, a w razie niemożności ich uzyskania pisemne oświadczenie pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Nie musimy dokumentować diet i kwot wypłacanych w formie ryczałtów.
W przypadku kosztów ponoszonych w walucie obcej przeliczamy je na złote po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień przeprowadzenia operacji gospodarczej (przyjęło się, że dzień przeprowadzenia operacji gospodarczej to dzień rozliczenia delegacji, czyli ujęcia jej w księgach rachunkowych).
W sytuacji gdy pracownik pobrał zaliczkę w walucie obcej, stosując pewne uproszczenia w ewidencji możemy zastosować kurs waluty, po którym wyceniliśmy zaliczkę (kurs zakupu waluty w banku lub kantorze).
[ramka][b]Przykład rozliczenia delegacji krajowej[/b]
W okresie 16 – 20 sierpnia 2010 pracownik odbył podróż służbową z Łodzi do Warszawy. W jedną stronę pojechał prywatnym samochodem osobowym o pojemności powyżej 900 cm3, natomiast wrócił pociągiem. Rozliczył kilometrówkę (koszt przejazdu to 140 km x 0,8358 = 117,01 zł), przedstawił bilet kolejowy na kwotę 47 zł i fakturę za nocleg na 300 zł.
Za pobyt w delegacji pracownikowi należy się pięć pełnych diet (5 x 23 zł = 115 zł). Łączny koszt delegacji (poniesionych przez pracownika wydatków) to 579,01 zł. Delegowany przed podróżą pobrał zaliczkę w wysokości 500 zł.
Pracodawca powinien dodatkowo wypłacić pracownikowi 79,01 zł[/ramka]
[ramka][b]Zobacz przykład [link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/dobrafirma/pdf/Rozliczenia delegacji krajowej.pdf]Rozliczenia delegacji krajowej[/link][/b][/ramka]
[b]Przykład rozliczenia delegacji zagranicznej[/b]
Pracownik poleciał służbowo do Holandii. Rozpoczął tę podróż 15 sierpnia o godz. 9 (start samolotu z lotniska w kraju), a zakończył się 20 sierpnia o godz. 19 (lądowanie na pierwszym lotnisku w kraju). Pracownik przedstawił:
- fakturę za hotel (600 euro),
- bilety za przejazdy z/na lotnisko (100 euro),
- rachunek za kolację z klientem (50 euro).
Za okres spędzony za granicą pracownikowi przysługuje 5,5 diety (dla Holandii 42 euro) pomniejszonej o pięć śniadań, których koszt został uwzględniony na fakturze za hotel (śniadania miały wpływ na cenę noclegu), i o jedną kolację, na którą zaprosił klienta (koszty reprezentacyjne).
Zatem z tego tytułu należy się 186,90 zł, zgodnie z wyliczeniem: (5,5 x 42 euro) – [(5 x 42 euro x 15 proc.) + (1 x 42 euro x 30 proc.)]. Łączne koszty delegacji to 936,90 euro. Ale ponieważ faktura za hotel była zapłacona kartą korporacyjną, więc koszty poniesione przez pracownika to 363,90 euro. Biorąc pod uwagę, że pobrał on z kasy zaliczkę 500 euro, powinien zwrócić pracodawcy 163,10 euro.
Koszty zostały ujęte w księgach rachunkowych w euro po kursie 4,000, czyli po kursie, po którym została pobrana zaliczka .
[ramka][b]Zobacz przykład [link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/dobrafirma/pdf/Rozliczenia delegacji zagranicznej.pdf]Rozliczenia delegacji zagranicznej[/link][/b][/ramka]
[i]Autorki są specjalistkami w zakresie księgowości i zarządzania zespołami ludzkimi firmy Infosys BPO Poland[/i]
