W zakładzie pracy stosuje się współczynnik redukujący przy używaniu własnego pojazdu do celów służbowych 0,4. Zatem jeśli pracownik przejedzie 50 km samochodem o silniku o pojemności skokowej powyżej 900 m sześc., to dostaje zwrot 50 km x 0,8358 x 0,4. Czy jest to zgodne z prawem? – pyta czytelnik.

Tak. To pracodawca decyduje, jakim środkiem transportu pracownik uda się w podróż służbową. Kwestie zwrotu wydatków z tytułu podróży służbowej reguluje zasadniczo [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=14490F0221C99F0ECF478A9134162B0D?id=76037]kodeks pracy[/link]. Zgodnie z jego art. 77[sup]5[/sup] § 1 pracownikowi wykonującemu na polecenie przełożonego zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Szczegółowe zasady ich zwrotu reguluje [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=AC6FBF3F20B3E15F1F270B599373A4C2?id=167998]rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju[/link]. Zgodnie z § 5 ust. 1 tej regulacji środek transportu właściwy do odbycia delegacji określa pracodawca.

[srodtytul]Na wyraźną prośbę[/srodtytul]

Na wniosek pracownika firma może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas [b]pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=DA7A60135034F3CC66885E7AC70DA10A?id=164348]rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r.[/b] w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy[/link].

Rozporządzenie to określa tylko maksymalną stawkę kosztów używania pojazdów o pojemności powyżej 900 cm sześc. w kwocie 0,8358 zł za każdy kilometr. Jednocześnie brak jest minimalnej stawki. Tym samym to pracodawca decyduje, w jakiej wysokości nastąpi zwrot wydatków za używanie pojazdu pracownika. Z przepisów nie wynika, czy limit ten pracodawca może obniżyć np. do współczynnika redukującego 0,1. Stanowią one, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu, który ma jednak charakter zryczałtowany. Nie powinien być on jednak niższy niż faktycznie poniesione przez pracownika koszty związane z używaniem pojazdu. Do takich zalicza się głównie paliwo i koszty eksploatacyjne poniesione przez pracownika, jak również inne koszty bezpośrednio związane z podróżą na rzecz pracodawcy.

W przypadku gdyby proponowane przez pracodawcę stawki minimalne były zbyt niskie, pracownik może zrezygnować z podróży służbowej własnym środkiem transportu i wykorzystać w tym celu publiczne środki transportu wskazane przez pracodawcę. W takim przypadku pracodawca będzie zobowiązany do zwrotu kosztów transportu publicznego. Może to jednak oznaczać dłuższy czas trwania podróży i jej mniej efektywne wykorzystanie przez pracownika. Stąd kwestia stawek powinna być wynegocjowana między pracodawcą i pracownikiem, z uwzględnieniem kosztów pracownika ponoszonych w indywidualnych przypadkach.

[srodtytul]Czasem po negocjacjach[/srodtytul]

W przypadku gdy w danej podroży brak jest możliwości wykorzystania środków transportu publicznego, pozycja negocjacyjna pracownika rośnie, gdyż pracodawca zobowiązany jest zapewnić środek transportu, a pracownik nie ma obowiązku udostępnienia swojego pojazdu, zwłaszcza jeżeli miałby na tym ponosić stratę. Natomiast strata nie oznacza tylko kosztu bezpośredniego związanego z podróżą służbową, ale także np. kosztu zużycia i napraw pojazdu, jeżeli podróże są długie lub mają charakter częstotliwy. [b]Dlatego stawka za kilometr, jeżeli jest niższa od maksymalnej, powinna uwzględniać indywidualne okoliczności podróży służbowych. [/b]

[i]Autor jest partnerem w KPT Doradcy Podatkowi sp. z o.o.[/i]

[ramka][b]Uwaga[/b]

Jeżeli pracodawca proponuje obniżkę stawek za kilometr przejazdu, wówczas pracownik może skorzystać z innych środków lokomocji w celu odbycia wyjazdu służbowego, gdzie zwrot kosztów jest zagwarantowany przez przepisy.[/ramka]