Wydawanie dokumentów i obowiązki związane z prowadzeniem takiej działalności reguluje ustawa o transporcie drogowym. Liczba takich licencji w poszczególnych miastach i gminach jest ograniczona. Dlatego nie wszyscy kierowcy, którzy ukończyli odpowiednie kursy, mogą ją otrzymać.
Do końca listopada poprzedniego roku gminy określają liczbę nowych, które będą wydane w następnym roku kalendarzowym. Często zdarza się, że w poszczególnych miejscowościach nawet przez kilka lat liczba pozwoleń się nie zmienia.
Licencję może dostać tylko zainteresowany przeszkolony w zakresie transportu drogowego taksówką. Nauka trwa 28 godzin i kończy się egzaminem przed komisją powołaną przez starostę. Licencje przysługują też osobom, które mają już co najmniej pięcioletnią praktykę taksówkarską i nie przerwały jej na dłużej niż sześć kolejnych miesięcy z przyczyn od nich zależnych. Samo szkolenie nie jest trudne, obejmuje wiedzę praktyczną na temat:
- przepisów transportowych, o ruchu drogowym, prawa przewozowego,
- taksometrów,
- podatków dla taksówek,
- przepisów lokalnych,
- cen i oznakowania taksówek,
- topografii terenu,
- wybranych zagadnień z bezpieczeństwa i higieny pracy,
- kodeksu pracy oraz postępowania w razie kontroli. Na jedno auto można dostać tylko jedną licencję. Jeśli taksówkarz chce mieć dwie taksówki, musi uzyskać drugie pozwolenie.
Ubiegający się o licencję taksówkarz musi spełniać wymogi dobrej reputacji, czyli nie może:
- zostać skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwa umyślne: karne skarbowe, przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, obrotowi gospodarczemu, wiarygodności dokumentów, ochronie środowiska lub warunkom pracy i płacy albo innym przepisom dotyczącym wykonywania zawodu;
- być wydane w stosunku do niego prawomocne orzeczenie zakazujące wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego.Ma też mieć tytuł prawny do pojazdu bądź pojazdów, którymi będzie wykonywał działalność (auta są wpisane do licencji).
Ponadto sam taksówkarz prowadzący auto oraz zatrudnieni przez niego kierowcy nie mogą być skazani za przestępstwa umyślne przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, wiarygodności dokumentów lub środowisku, a także za przestępstwa przeciwko życiu i zdrowiu oraz przeciwko wolności seksualnej i obyczajności.
Nie ma przeszkód, aby taksówkarz z licencją zatrudnił zmiennika lub nawet kilku. Osoby te muszą się jednak wykazać potwierdzonymi egzaminem kwalifikacjami do prowadzenia taxi takimi samymi, jakie są niezbędne do uzyskania licencji taksówkowej. Nie mogą też być skazani prawomocnie za wymienione przestępstwa. Taka osoba ma ukończyć 21 lat i nie mieć przeciwwskazań zdrowotnych i psychologicznych do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy. Zawodowy kierowca przechodzi badania lekarskie i psychologiczne bez względu na formę zatrudnienia. Jeśli nie ukończył 60 lat, bada się co pięć lat, a starszy co 30 miesięcy. Pierwsze badanie wykonują przed rozpoczęciem pracy. W zależności od wieku przechodzą badania psychologiczne co pięć lat albo co 30 miesięcy. Taksówkarze powinni zatrudnić kierowców na etatach, ale nie ma żadnych sankcji za angaż w innej formie np. na podstawie umowy cywilnej. W ustawie o transporcie drogowym jest luka dotycząca tej kwestii.
Taryfiarze prowadzący pojazdy przeznaczone dla mniej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą nie podlegają więc unijnemu rozporządzeniu 561/ 2006/WE. Mogą prowadzić pojazd, nie stosując się do obowiązkowych przerw i odpoczynków. Tylko gdy prowadzący taksówkę kierowca jest zatrudniony na etat, odnosi się do niego ustawa o czasie pracy kierowców.
Licencję taksówkową wydaje wójt, burmistrz bądź prezydent miasta. Jeżeli taksówkarz ma licencję na konkretną gminę, to w jej granicach może wykonywać przewozy bez przeszkód, przyjmując zlecenia np. na telefon czy czekając na postojach. Natomiast w innym terenie musi liczyć się z ograniczeniami. Nie ma też zakazu zrzeszania się taksówkarzy w korporacje. Taksówkarz może zawozić pasażerów do innego miasta lub w drodze powrotnej ich zabierać. Ma prawo także wozić ludzi poza swoim obszarem, gdy otrzyma takie zlecenie. Jednak nie wolno prowadzącemu takie auto oczekiwać na postoju taksówek na nowych klientów poza terenem, na którym obowiązuje jego licencja.
