Rzecznik praw obywatelskich bije na alarm w sprawie prowadzenia monitoringu służbowych kont e-mailowych, argumentując, że narusza to prawo pracownika do prywatności. Nie umniejszając w żaden sposób rangi tajemnicy korespondencji chronionej zarówno w przepisach kodeksu karnego (art. 267), jak i kodeksu cywilnego (art. 23), w stosunkach pracowniczych chyba nazbyt pochopnie stawia się znak równości między mogącą naruszać dobra pracownika inwigilacją a dopuszczalną formą kontroli efektywności wykorzystywania czasu pracy.

Ochronę przed inwigilacją zapewnia art. 11

1

kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste zatrudnionego. Zasada ta powinna być przy tym realizowana w proporcji do zasady prawidłowego korzystania przez podwładnego z powierzonego mu przez pracodawcę mienia (art. 100 kp). Poprzez nawiązanie stosunku pracy zatrudniony zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem (art. 22 § 1 kp). Do podstawowych obowiązków pracownika należy przy tym dbałość o dobro i mienie pracodawcy.

Nie wydaje się, by konieczne było mnożenie podstaw do kontroli przepływu korespondencji na służbowych e-mailach w drodze zmiany kodeksu pracy. Dla właściwego stosowania obowiązujących norm prawa wystarczająca jest wykładnia uwzględniająca zasadę zrównoważenia interesów pracodawcy i pracownika. Można przyjąć, że dana osoba, zawierając umowę o pracę, z góry godzi się na pewne ograniczenia swej prywatności związane z prawem pracodawcy do kontroli rzetelności wykonywania pracy i wykorzystywania jego mienia.

Udostępniany zatrudnionym sprzęt, oprogramowanie, dostęp do sieci internetowej i zakładane służbowe konta e-mailowe stanowią własność pracodawcy i są elementem składowym jego przedsiębiorstwa. Nie budzi raczej sporów stwierdzenie, że mienie to powinno być przez pracownika wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z powierzonymi obowiązkami. Ta wydawałoby się oczywista konstatacja zostaje zdeformowana, gdy odmawiamy pracodawcy prawa do nadzoru nad sposobem korzystania przez pracownika z tego mienia, domagając się, by powinnością pracodawcy było informowanie załogi, że z nadzoru zamierza korzystać. Przesunięcie akcentu z zasady, że pracownik nie może korzystać ze służbowego e-maila do celów prywatnych, na regułę, że pracodawcy wolno kontrolować korespondencję prowadzoną za pośrednictwem służbowych skrzynek tylko wyjątkowo i na odrębnie ustalonych i zakomunikowanych wcześniej pracownikowi zasadach, prowadzi do zakłócenia proporcji w relacjach między stronami stosunku pracy i stawia pracodawcę na kuriozalnej pozycji podmiotu, od którego wymaga się, aby – jeśli już chce chronić swoje mienie – wszelkie kontrole prowadził incydentalnie i wybiórczo, dodatkowo starannie selekcjonując prywatne i służbowe e-maile pracowników.

Tymczasem powinno być odwrotnie. To pracownik, chcąc korzystać w celach prywatnych z mienia pracodawcy, powinien postarać się o jego zgodę, a decydując się na wymianę prywatnych mejli poprzez konto firmowe, powinien liczyć się z ryzykiem naruszenia swej prywatności wskutek monitoringu poczty, skoro niejako z własnej woli prywatną korespondencję pracodawcy udostępnia.

Dla zatrudnionego służbowe konto e-mailowe jest takim samym narzędziem pracy jak udostępniony przez pracodawcę komputer czy telefon komórkowy. Właścicielem firmowego adresu e-mailowego jest pracodawca, a pracownik za pośrednictwem skrzynki e-mailowej (jako narzędzia pracy) prowadzi w imieniu pracodawcy korespondencję elektroniczną. W rezultacie e-maile generowane w ramach służbowego konta mejlowego stanowią oficjalną korespondencję związaną z działalnością pracodawcy, ma on więc prawo wglądu w treść tej korespondencji.

Dzisiaj raczej trudno sobie wyobrazić racjonalną ochronę interesów pracodawcy bez możliwości monitoringu służbowej poczty elektronicznej czy to pod kątem prawidłowości wykonywania powierzonych pracownikowi zadań, czy też ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Trudno także od niego wymagać, aby domyślał się, czy dany e-mail to jeszcze korespondencja służbowa, czy już prywatna. Trudno też uznać, że powodzeniem zakończyłaby się próba ustawowego określenia kryteriów prywatności prowadzonej przez pracowników korespondencji z wykorzystaniem kont służbowych.

Niezbyt szczęśliwe wydają się też postulaty, aby to pracownik oznaczał swą prywatną korespondencję jakimś wyróżnikiem (np. PRIV), który stanowiłby dla pracodawcy sygnał, że nie jest to korespondencja firmowa i nie podlega kontroli. Wracamy wówczas do punktu wyjścia: czy wolno pracownikowi wykorzystywać służbowe e-maile do celów prywatnych i czy trzeba tę oczywistość w specjalnej formie pracownikom komunikować.

Można przychylić się do stanowiska, że tak jak w wypadku innych narzędzi pracy zatrudniony powinien wiedzieć, jakie u danego pracodawcy panują zasady ich wykorzystywania. Takie rozwiązanie na pewno pozwoli uniknąć nieporozumień i uświadomi, że firmowy adres e-mailowy to narzędzie pracy, a nie prywatne forum.

Nie wolno zapominać, że prawo kontroli związane jest także z tym, iż pracodawca ponosi ryzyko prowadzonej działalności i odpowiedzialność za działania podwładnego wobec osób trzecich. Oczywiste jest także, że pracodawca, który w wyniku monitoringu służbowego konta poczty elektronicznej powziął wiedzę o treści prywatnej korespondencji, nie może tej wiedzy wykorzystać ani upowszechniać w sposób godzący w dobra pracownika (np. przekazać takiej korespondencji innym pracownikom). Nie można natomiast odmówić pracodawcy prawa do wykorzystania takiej korespondencji jako podstawy do wyciągnięcia odpowiednich konsekwencji służbowych, z wypowiedzeniem umowy o pracę włącznie, jeśli skala naruszenia przez pracownika powinności niewykorzystywania narzędzi pracy do celów prywatnych taką reakcję uzasadnia.

Inaczej rzecz się ma z prywatnymi skrzynkami e-mailowymi, z których pracownicy korzystają w czasie pracy. Korespondencji prowadzonej za pośrednictwem tych kont pracodawcy kontrolować z pewnością nie wolno, choć może on zablokować nadmierną pozazawodową aktywność załogi poprzez zablokowanie dostępu do prywatnych kont pocztowych. Ale także i w tym wypadku, gdy pracownik nadmiernie zajmuje się prywatną korespondencją, a pracodawca stwierdzi to w wyniku monitoringu ruchu w sieci (bez zaznajamiania się z treścią e-maili), do której dostęp pracownik uzyskuje za pośrednictwem łączy pracodawcy, pracodawca może stosować wobec podwładnego środki przewidziane w kodeksie pracy.

Warto jeszcze odnieść się do rozporządzenia z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973), które dla części komentatorów stanowi argument za wymogiem uprzedniego informowania pracowników o kontroli korespondencji na służbowych kontach e-mailowych. W załączniku do tego rozporządzenia, w pkt 10 lit. e) znajduje się zapis, że przy projektowaniu, doborze i modernizacji oprogramowania, a także planowaniu wykonywania zadań z użyciem ekranu monitora pracodawca powinien w szczególności uwzględniać, że bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy. Ponieważ rozporządzenie nie precyzuje, czym jest jakościowa i ilościowa kontrola pracy, pojawiają się głosy, że każdą formę weryfikacji pracy zatrudnionego z użyciem komputera (a więc i monitoring poczty elektronicznej) można uznać za wymagającą uprzedniego poinformowania pracowników o jej stosowaniu.

Taka interpretacja wydaje się jednak zbyt daleko idąca, zważywszy, że rozporządzenie wskazuje, iż ww. załącznik określa wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii na komputerowych stanowiskach pracy. Można dyskutować, czy ustawodawcy chodziło w tym wypadku o komfort pracownika polegający na swobodnym surfowaniu po sieci bez związku z pracą albo prowadzeniu prywatnej korespondencji za pomocą narzędzi pracodawcy (służbowe konta poczty elektronicznej) przynajmniej do czasu, aż będzie uprzedzony, że pracodawca weryfikuje sposób świadczenia pracy. Przyjmując takie założenie można by paradoksalnie uznać, że pracownik może nie przejmować się obowiązkiem wykonywania pracy wynikającym z przepisów kodeksu pracy, dopóki pracodawca nie uprzedzi go, jak i kiedy nadzorować będzie jego pracę. W kontekście współczesnego stanu środków komunikacji i ryzyk związanych z niekontrolowanym przepływem informacji, pracodawców stawia się zatem przed nie lada dylematem: albo dopuszczą się naruszenia tajemnicy korespondencji pracownika, albo ochronią tajemnice przedsiębiorstwa.