Sposób wydania świadectwa pracy określa § 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania z 15 maja 1996 r. (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.). List ze świadectwem pracy należy wysłać na adres pracownika podany w aktach osobowych przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Gdy pracownik odbierze list polecony po pierwszym awizowaniu, to informacja z poczty o dacie odbioru przesyłki jest potwierdzeniem, że pracownik odebrał przesyłkę. Gdy pracownik nie odbierze przesyłki, będzie ona awizowana drugi raz (powtórne awizo), z reguły po siedmiu dniach. Jeżeli powtórnie nie odbierze listu, to wróci on do pracodawcy z datą drugiego awiza. Wówczas list zawierający świadectwo pracy ze zwrotką z poczty należy dołączyć do akt osobowych pracownika (część C). Podobnie będzie, gdy pracownik zmienił adres zamieszkania i nie powiadomił o tym pracodawcy (działu kadr), a ten nie może doręczyć mu świadectwa za potwierdzeniem odbioru. Obowiązek wydania świadectwa przez pracodawcę uważa się za spełniony, jeżeli próbował on dostarczyć ten dokument pod wskazany przez pracownika adres znajdujący się w jego aktach osobowych, a następnie złożył je wraz z potwierdzeniem wysłania do tych akt.