Trzeba się solidnie przygotować do walki o unijne pieniądze

Firmy doradcze, które pomagały przedsiębiorcom wypełniać wnioski, na organizowanych konferencjach lojalnie uprzedzają, by przed rozpoczęciem jakichkolwiek starań realnie ocenić swoje szanse na unijne wsparcie. Po co w ogóle zawracać sobie głowę, jeżeli przedsięwzięcie jest mało innowacyjne, a kolejka do unijnych pieniędzy długa. Trzeba także pamiętać, że zgromadzenie potrzebnych dokumentów jako załączników do wniosku o dofinansowanie zajmuje od jednego do trzech miesięcy. Zdarza się, że całość wymaganej dokumentacji zajmuje około tysiąca stron. Powoduje to zresztą praktyczny problem, gdyż dokumenty trzeba dostarczać w kopercie, a tak dużych po prostu nie ma.

Chociaż wciąż brakuje ostatecznych przepisów i wytycznych, na podstawie doświadczenia firm doradczych już dzisiaj można sformułować kilka wskazówek, które zwiększą szanse na uzyskanie dofinansowania.

Jak mówi Jacek Kachel, dyrektor zarządzający PNO Consultants, większą szansę na dofinansowanie mają ci przedsiębiorcy, którzy będą składać aplikacje jako pierwsi. Muszą się oni jednak liczyć z częstymi zmianami w przepisach, co będzie się wiązać na przykład z koniecznością dostarczenia innych załączników albo ponownym wypełnianiem aplikacji w generatorze wniosków. Jednak z jego doświadczenia wynika, że wnioski, które mogły być w latach 2004 - 2006 ocenione na maksymalnie 172 pkt, w pierwszych rundach uzyskiwały wsparcie, gdy łącznie nazbierały 110 pkt. W miarę kolejnych rund aplikacje są coraz wyżej oceniane i w efekcie w ostatniej turze prawo do wsparcia zapewniały sobie jedynie projekty oceniane wyżej niż 160 punktów.

Zdaniem Jacka Kachela kluczowe dla osiągnięcia sukcesu są:

- poprawność składanego wniosku pod względem formalnym,

- kompletność dokumentacji,

- dobra sytuacja finansowa przed się biorcy,

- wysoka ocena merytoryczna.

Aby zrealizować takie założenia, przedsiębiorcy będą musieli patrzeć na listy wymaganych załączników do wniosków pod kątem tego, czy zdążą je skompletować. Żeby mieć nadzieję na uzyskanie wystarczającej punktacji, warto będzie wstępnie ocenić, ile punktów uda się zebrać (po zatwierdzeniu wszystkich formularzy i wytycznych, sposób przyznawania punktów za spełnienie poszczególnych warunków będzie przedstawiony w m.in. instrukcjach).

Na dofinansowanie nie mogą liczyć firmy znajdujące się w kiepskiej sytuacji ekonomicznej. Brak zabezpieczenia finansowego będzie oceniany negatywnie i może być głównym powodem odrzucenia aplikacji. Przedsiębiorcy muszą więc sprawdzić, na jakie mogą liczyć kredyty i ile środków z własnego budżetu są w stanie przeznaczyć na realizację dofinansowanego przedsięwzięcia.

Aby móc liczyć na sukces w formie uzyskanego dofinansowania, firmy konsultingowe doradzają:

- prowadzenie monitoringu, czyli sprawdzanie na bieżąco możliwych źródeł wsparcia (przeglądanie stron w Internecie, gdzie pojawiają się m.in. terminy składania wniosków; śledzenie zmian, jakie z dnia na dzień mogą być wprowadzone do uprzednio zatwierdzonych przepisów),

- przygotowanie odpowiedniej kadry, która zajmie się sporządzeniem wniosku, a następnie zarządzaniem realizacją dofinansowanego przedsięwzięcia. Ponadto, i to jest najważniejsze, aby uzyskać wsparcie, trzeba mieć szczegółową wiedzę o kryteriach i wymogach zawartych w programie oraz w przepisach dotyczących dotacji.

We wnioskach wymagane będzie podanie terminu, w jakim dofinansowane przedsięwzięcie zostanie zrealizowane. Jacek Kachel przestrzega, aby planować ostrożnie. Zdarzało się bowiem, że przedsiębiorcy, chcąc zjednać sobie przychylność oceniających aplikacje o dofinansowanie, wpisywali terminy, których, chociażby ze względu na warunki pogodowe, nie byli wstanie dotrzymać.

Jeżeli program będzie umożliwiał wykonanie dofinansowanych projektów do końca 2014 r., nie ma potrzeby decydować się na zakończenie inwestycji w 2010 r., zwłaszcza gdy mogą nastąpić jakieś zdarzenia spowalniające ten proces. Niewykonanie projektu w terminie wiąże się bowiem z niepotrzebnymi komplikacjami dla przedsiębiorców.

Każdą zmianę, jeżeli jest dopuszczalna, beneficjenci pomocy będą musieli bezzwłocznie zgłaszać do instytucji przyznającej dofinansowanie. Dotychczas projekty nie mogły być modyfikowane (i wszystko wskazuje, że będzie tak w przyszłości) w zakresie:

- celów projektu,

- zwiększenia kwoty wsparcia,

- zmniejszenia wskaźników projektu, na przykład liczby nowo utworzonych miejsc pracy,

- obszarów decydujących o przyznanej punktacji w ocenie merytorycznej, m.in. rodzaju przedsięwzięcia, na jakie przyznano wsparcie.

Ponadto wskaźniki projektu, potocznie określane jako efekty jego realizacji (np. utworzone miejsca pracy), powinny być we wnioskach o dofinansowanie jak najmniej skomplikowane, tak aby ich osiągnięcie nie wzbudzało wątpliwości komisji decydującej o przyznaniu wsparcia.

Przedsiębiorcy powinni się liczyć z tym, że pierwsze instrukcje wypełnienia wniosku o dofinansowanie na działania proinnowacyjne mogą zawierać złe wskazówki, które z czasem - po apelach zainteresowanych - zostaną poprawione. Tak było w latach 2004 - 2006.

Do typowych błędów przedsiębiorców, którzy uzyskali dofinansowanie, zaliczają się:

- opóźnienia w realizacji projektu względem harmonogramu,

- zmiany w inwestycji (np. inne koszty kwalifikowane, czyli przewidziane do finansowania w ramach środków pomocowych) bez uprzedniej akceptacji instytucji przyznającej dofinansowanie,

- niewywiązanie się z ustalonych wskaźników projektu,

- braki w dokumentacji, czyli nie zgodność wersji elektronicznej wniosku (generator wniosku) z wersją papierową; pozostawienie pustych pól we wniosku; brak wymaganych załączników; nieodpowiednia forma załączników; brak podpisów i pieczątek na dokumentach; zbyt późne złożenie= wniosku wraz z wymaganymi załącznikami,

- opóźnienia w składaniu sprawozdań z realizacji projektu,

- podpisywanie dokumentacji przez osoby nieuprawnione,

- brak promocji projektu.

Oczywiście we wnioskach często pojawiają się również: błędy rachunkowe, złe wyliczenia kosztów kwalifikowanych (najczęściej za sprawą ujmowania w tej samej puli wydatków nieprzewidzianych do objęcia wsparciem), nieodpowiednie kwoty wsparcia, błędy w wyliczeniu intensywności pomocy.

Aby uniknąć komplikacji będących konsekwencją błędów, warto upoważnić jedną osobę do zarządzania etapem rozliczania projektu. Powinna ona zajmować się m.in. takimi zadaniami, jak: