Zorganizowanie imprezy masowej wymaga od jej organizatora spełnienia wielu wymogów formalnych. Większość z nich ustanowionych jest w ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych z 20 marca 2009 r. (DzU nr 62, poz. 504 ze zm.; dalej: ustawa).
Do zorganizowania imprezy masowej np. meczu piłki nożnej czy też koncertu wymagane jest uzyskanie zezwolenia, które wydaje wójt, burmistrz lub prezydent miasta, właściwy ze względu na miejsce przeprowadzenia tej imprezy. W praktyce jednak, spełnienie wymogów określonych w rozdziale 5 (,,Zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej") ustawy powoduje u organizatorów wiele problemów.
Przede wszystkim wniosek
W celu przeprowadzenia imprezy masowej organizator, nie później niż na 30 dni przed planowanym terminem jej rozpoczęcia powinien wystąpić do organu wydającego zezwolenie z wnioskiem o jego wydanie.
Organizator zwraca się także do właściwego miejscowo: komendanta powiatowego (rejonowego, miejskiego) policji i komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, dysponenta zespołów ratownictwa medycznego i państwowego inspektora sanitarnego z wnioskiem o wydanie opinii o niezbędnej wielkości sił i środków potrzebnych do zabezpieczenia imprezy masowej, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu (terenu) oraz o przewidywanych zagrożeniach.
W przypadku, gdy właściciel, posiadacz, użytkownik obiektu lub zarządzający obiektem, na terenie którego ma być przeprowadzona impreza masowa, rozpoczął jego użytkowanie zgodnie z przepisami prawa budowlanego, a charakter planowanej imprezy masowej jest zgodny z przeznaczeniem obiektu, wówczas wystarczające jest dołączenie przez organizatora do wniosku o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej ważnych opinii, właściwych miejscowo:
komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej i państwowego inspektora sanitarnego. Organizator powinien powiadomić także właściwego miejscowo: komendanta oddziału Straży Granicznej, w przypadku przeprowadzania imprezy masowej w strefie nadgranicznej lub komendanta terenowej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej, w przypadku przeprowadzania imprezy masowej na terenach będących w zarządzie jednostek organizacyjnych podległych, podporządkowanych lub nadzorowanych przez ministra obrony narodowej.
Jakie załączniki
Do wniosku organizator powinien załączyć:
- program i regulamin imprezy masowej, wraz z informacją o sposobie udostępnienia go uczestnikom imprezy masowej,
- regulamin obiektu (terenu), wraz z informacją o sposobie udostępnienia go uczestnikom imprezy masowej,
- pisemną instrukcję określającą zadania służby porządkowej oraz służby informacyjnej,
- warunki łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprez masowej.
Oprócz tego organizator powinien dołączyć do wniosku:
- graficzny plan obiektu (terenu), na którym ma być przeprowadzona impreza masowa, wraz z jego opisem, zawierający:
– oznaczenie dróg dojścia i rozchodzenia się osób uczestniczących w imprezie masowej, dróg ewakuacyjnych i dróg dojazdowych dla pojazdów służb ratowniczych i policji,
– oznaczenie punktów pomocy medycznej, punktów czerpalnych wody do picia i do celów przeciwpożarowych oraz punktów informacyjnych,
– oznaczenie lokalizacji hydrantów przeciwpożarowych, zaworów, przyłączy wody, gazu i energii elektrycznej oraz innych elementów mających wpływ na bezpieczeństwo użytkowników obiektu lub terenu,
– informacje o rozmieszczeniu służb porządkowych oraz służb informacyjnych, rozmieszczeniu osób uczestniczących w imprezie masowej i ewentualnym rozdzieleniu ich według sektorów oraz o rozmieszczeniu punktów gastronomicznych i sanitariatów;
- instrukcję postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i w czasie imprezy masowej.
- terminarz rozgrywek meczów piłki nożnej lub terminarz innych imprez masowych – w przypadku imprez masowych organizowanych cyklicznie;
- informację o:
– liczbie miejsc dla osób na imprezie masowej,
– przewidywanych zagrożeniach bezpieczeństwa i porządku publicznego,
– liczbie, organizacji, oznakowaniu, wyposażeniu i sposobie rozmieszczenia służby porządkowej oraz służby informacyjnej;
– osobie wyznaczonej na kierownika do spraw bezpieczeństwa, w tym jego dane obejmujące: imię, nazwisko, numer PESEL, numer i datę wydania zaświadczenia o ukończeniu kursu dla kierowników do spraw bezpieczeństwa imprez masowych, a w przypadku imprezy masowej podwyższonego ryzyka dodatkowo numer i datę wydania licencji pracownika ochrony fizycznej drugiego stopnia;
- informację o sposobie zapewnienia identyfikacji osób biorących udział w imprezie masowej - w przypadku meczu piłki nożnej lub imprezy masowej podwyższonego ryzyka;
- informację o zainstalowanych urządzeniach rejestrujących obraz i dźwięk (jeżeli organizator jest zobowiązany do ich wykorzystania)
- informację o powiadomieniu komendanta oddziału Straży Granicznej, w przypadku przeprowadzania imprezy masowej w strefie nadgranicznej lub komendanta terenowej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej, w przypadku przeprowadzania imprezy masowej na terenach będących w zarządzie jednostek organizacyjnych podległych, podporządkowanych lub nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej.
- harmonogram udostępnienia obiektu lub terenu uczestnikom imprezy masowej oraz harmonogram opuszczenia przez nich tego obiektu lub terenu, jeżeli regulamin imprezy masowej przewiduje zmienną liczbę osób w czasie jej trwania.
Opinie komendanta powiatowego (rejonowego, miejskiego) policji i komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, dysponenta zespołów ratownictwa medycznego i państwowego inspektora sanitarnego, oraz instrukcję postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i w czasie imprezy masowej organizator musi przekazać organowi niezwłocznie, jednak nie później niż na 14 dni przed terminem rozpoczęcia imprezy masowej.
Te same obiekty
Jeżeli imprezy masowe są przeprowadzane przez tego samego organizatora w tych samych obiektach (terenach) umożliwiających przeprowadzenie imprezy masowej, co najmniej 2 razy w roku lub są to imprezy masowe, dla których opracowano terminarz imprez masowych organizowanych cyklicznie, organ wydaje zezwolenie na przeprowadzenie wskazanej przez organizatora liczby imprez masowych lub ich przeprowadzenie w okresie jednego roku.
Mimo to organizator musi w takim przypadku przekazać na 14 dni przed planowanym terminem ich przeprowadzenia, właściwym ze względu na miejsce przeprowadzenia imprezy masowej komendantom powiatowym (rejonowym, miejskim) policji i komendantom powiatowym (miejskim) Państwowej Straży Pożarnej, dysponentowi zespołów ratownictwa medycznego oraz państwowemu inspektorowi sanitarnemu program i regulamin imprezy masowej, wraz z informacją o sposobie udostępnienia go uczestnikom imprezy masowej, regulamin obiektu (terenu), wraz z informacją o sposobie udostępnienia go uczestnikom imprezy masowej.
Przekazuje on też informację o liczbie miejsc dla osób na imprezie masowej, przewidywanych zagrożeniach bezpieczeństwa i porządku publicznego, liczbie, organizacji, oznakowaniu, wyposażeniu i sposobie rozmieszczenia służby porządkowej oraz służby informacyjnej, osobie wyznaczonej na kierownika do spraw bezpieczeństwa, w tym jego dane obejmujące: imię, nazwisko, numer PESEL, numer i datę wydania zaświadczenia o ukończeniu kursu dla kierowników do spraw bezpieczeństwa imprez masowych.
W przypadku imprezy masowej podwyższonego ryzyka dodatkowo podaje numer i datę wydania licencji pracownika ochrony fizycznej drugiego stopnia, informację o sposobie zapewnienia identyfikacji osób biorących udział w imprezie masowej – w przypadku meczu piłki nożnej lub imprezy masowej podwyższonego ryzyka.
Jak składać, ile płacić
Stosownie do odpowiednich przepisów kodeksu postępowania administracyjnego wniosek o wydanie zezwolenia może być wniesiony pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2005 nr 64 poz. 565, z późn. zm.). Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie. Opłata skarbowa za wydanie zezwolenia wynosi 82 zł.
Po złożeniu wniosku organ może zażądać od organizatora dodatkowej dokumentacji w postaci: kopii aktualnych protokołów z kontroli obiektów budowlanych. o których mowa w art. 62 ust. 1 ustawy z 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (DzU z 2006 r. nr 156, poz. 1118, z późn.zm.), dokumentu poświadczającego spełnienie obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia, pisemnej zgody na przeprowadzenie imprezy masowej, wydanej przez kierownika jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych, parku narodowego lub krajobrazowego – w razie przeprowadzania imprezy na terenach będących w zarządzie tej jednostki.
Mateusz Dróżdż prawnik, wykładowca Uczelni Łazarskiego
Komentuje Mateusz Dróżdż prawnik, wykładowca Uczelni Łazarskiego
Zorganizowanie imprezy masowej to nie tylko realizacja ciekawego pomysłu, ale niestety także konieczność spełnienia wielu wymogów formalnych. Wszystko wskutek uregulowań zawartych w ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych.
Pomimo tego, że ustawodawca wymaga złożenia odpowiedniego wniosku w celu wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy, to jednak, podmiot organizujący np. mecz piłki nożnej musi także uzyskać szereg opinii oraz załączyć obfitą dokumentację.
Bez nich, podania nie rozpatrzy właściwy organ. Organizator powinien pamiętać też, że liczne obowiązki związane z organizacją imprezy masowej wynikają także z innych ustaw. Między innymi, gdy zechce on wykorzystać w trakcie jej trwania drogi publiczne, to będzie musiał uzyskać odpowiednie zezwolenie (reguluje tę kwestię Prawo o ruchu drogowym).
Innym przykładem może być kwestia wykorzystania nagłośnienia na publicznych terenach miast (Prawo ochrony środowiska).
