Niestety, w polskim prawie nie ma przepisów regulujących wprost materię monitoringu w miejscu pracy. W konsekwencji zarówno jego pojęcie, jak i zakres dopuszczalnych form kontroli są dyskusyjne. Można przyjąć, że polega na obserwowaniu przez pracodawcę aktywności zatrudnionych, przede wszystkim przy użyciu urządzeń elektronicznych.
Wyróżnia się monitoring incydentalny (tymczasowy) i stały. Pierwszy stosowany jest wyłącznie przez pewien okres, gdy występują szczególne okoliczności uzasadniające kontrolę. Drugi polega na ciągłym zbieraniu informacji o pracownikach.
Przedstawiamy warunki monitoringu o charakterze ogólnym, dotyczące jego „klasycznych” rodzajów, tj. przede wszystkim kontroli poczty e-mailowej, aktywności w Internecie i możliwości stosowania kamer.
W zakresie dwóch pierwszych form pomocne jest wprowadzenie przez pracodawcę (w wewnętrznych przepisach prawa pracy lub w umowach o pracę) zakazu lub limitów korzystania z poczty i Internetu w celach prywatnych.
[srodtytul]Po pierwsze: nie stosuj metod zabronionych[/srodtytul]
Pracodawcy nie mogą używać do monitorowania pracowników metod zabronionych przez prawo.
Niedopuszczalne będzie np. stosowanie podsłuchu, do którego użycia zasadniczo uprawnione są wyłącznie organy ścigania.
[srodtytul]Po drugie: musisz mieć usprawiedliwiony cel[/srodtytul]
Szef, który monitoruje załogę, musi mieć ku temu powód. Monitoring jest środkiem doraźnym, stosowanym w razie zaistnienia szczególnej potrzeby.
Można więc twierdzić, że prowadzenie go na stałe jest niedopuszczalne.
Monitoring może natomiast być stosowany tymczasowo, np. w celu wykrycia sprawcy kradzieży mienia pracodawcy, w razie wycieku informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa lub podejrzenia jednego z zatrudnionych o molestowanie seksualne.
Uważam, że monitoring można wprowadzić również w celu zwiększenia efektywności czasu pracy poprzez wyeliminowanie prywatnego korzystania np. z Internetu.
[srodtytul]Po trzecie: poinformuj zatrudnionego [/srodtytul]
Pracownicy powinni zostać uprzedzeni o możliwości zastosowania monitoringu, jego dopuszczalnym zakresie, formach i celach. Odpowiednie postanowienia na ten temat należy zawrzeć w wewnętrznych przepisach prawa pracy, w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy.
Jeżeli takich przepisów nie ma, najwłaściwszym rozwiązaniem wydaje się zawarcie informacji na ten temat bezpośrednio w treści umów o pracę.
Wskazane (choć niekonieczne) jest, aby pracownik potwierdził na piśmie, że został poinformowany o możliwości prowadzenia monitoringu.
Przy czym nie chodzi tu o jego zgodę, bo taka – co do zasady i zakładając spełnienie przedstawionych w artykule warunków legalnego monitoringu – nie jest wymagana. W doktrynie pojawił się nawet pogląd, że pracownik korzystający w celach prywatnych ze służbowego komputera i skrzynki e-mailowej godzi się na wkroczenie w jego sferę prywatności.
Nie można również zapomnieć o specyfice stosunku pracy, w ramach którego pracodawca ma prawo wymagać od pracownika właściwego wykorzystywania czasu pracy i mienia służbowego, mając w tym zakresie uprawnienia kierownicze i kontrolne.
W wyjątkowych sytuacjach, gdy informowanie personelu mogłoby uniemożliwić osiągnięcie celu monitoringu, dopuszczalna jest kontrola bez uprzedzenia (monitoring ukryty). Będzie tak np., gdy pracownik podejrzany jest o popełnienie przestępstwa.
[srodtytul]Po czwarte: pamiętaj o proporcjonalności[/srodtytul]
Decydując się na wprowadzenie monitoringu, pracodawca powinien wybrać środek proporcjonalny do celu, jaki chce osiągnąć.
[ramka][b]Przykład[/b]
Pan Piotr jest właścicielem biura projektowego. W okresie ostatnich dwóch miesięcy zauważył prawie trzykrotnie większe zużycie papieru do drukarki, mimo niezmienionej liczby projektów.
Starał się wyjaśnić sprawę w rozmowach z pracownikami, lecz ci stwierdzili, że nie znają przyczyny.
Pan Piotr podejrzewa kradzież papieru z magazynu. W celu wykrycia sprawcy może objąć monitoringiem wideo magazyn, ale nie cały zakład pracy.[/ramka]
[srodtytul]Po piąte: nie czytaj prywatnych e-maili[/srodtytul]
Pracodawca nie jest uprawniony – bez uprzedniej, wyrażonej w konkretnych okolicznościach, pisemnej zgody adresata i nadawcy – do zapoznania się z treścią wiadomości prywatnej.
Wniosek taki wynika między innymi z [b]wyroku Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z 3 kwietnia 2007 r. w sprawie L. Copland przeciwko Zjednoczonemu Królestwu (62617/00).[/b]
[srodtytul]Po szóste: nie przetwarzaj danych wrażliwych[/srodtytul]
Szef nie może przetwarzać tzw. sensytywnych danych pracownika. Są to dane ujawniające np. pochodzenie rasowe, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną, stan zdrowia, nałogi lub życie seksualne.
Nawet uprzednia pisemna zgoda pracownika może okazać się niewystarczająca.
[ramka][b]Dowód w sprawie[/b]
Monitoring dostarcza pracodawcy informacje, które mogą stać się podstawą nałożenia kary porządkowej, rozwiązania umowy o pracę, a nawet złożenia zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa. Jeżeli w związku z zastosowanymi sankcjami dojdzie do sporu sądowego, pojawia się pytanie o dopuszczalność dowodów uzyskanych w drodze monitoringu.
Oczywiście są one akceptowane, gdy kontrola była przeprowadzona w prawidłowy sposób. Jeśli pojawiły się błędy proceduralne, pracodawca może powołać się na [b]wyrok Sądu Najwyższego z 10 kwietnia 1997 r. (I PKN 71/97, OSNP 1998/1/9). [/b]
Zgodnie z nim pracownik, który w sposób ciężki naruszył swoje obowiązki, nie może skutecznie bronić się, wskazując na uchybienia proceduralne przy ustalaniu takich naruszeń przez pracodawcę.
Uważam, że odrzucenie wniosku dowodowego jest dopuszczalne wyłącznie w skrajnych przypadkach, np. gdy monitoring prowadzony był bez uzasadnienia lub w celu szykanowania pracownika.[/ramka]
[i]Autorka jest prawnikiem w Bartłomiej Raczkowski Kancelaria Prawa Pracy[/i]