Pracodawcy określając wysokość odpisu na dany rok powinni uwzględnić planowane zwiększenie zatrudnienia lub planowaną jego redukcję. Przedsiębiorstwo, w którym występuje obowiązek, utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) oblicza kwotę funduszu na dany rok i przelewa jej wysokość na dedykowane do tego konto (do końca maja kwotę stanowiącą do najmniej 75 proc. wysokości funduszu na dany rok i pozostałą część do 30 września).
CZYTAJ TEŻ: ZFŚS – kiedy pracownik musi zapłacić podatek?
Do końca roku należy dokonać korekty funduszu do rzeczywistego stanu zatrudnienia i powiększyć lub pomniejszyć odpis do rzeczywistych wartości. Niewykorzystana część funduszu przechodzi na kolejny rok.
W jaki sposób obliczyć przeciętne zatrudnienie?
Obliczając przeciętną liczbę zatrudnionych osób można posłużyć się jedną z trzech metod statystycznych:
- uproszczoną,
- średnią arytmetyczną lub
- średnią chronologiczną.
CZYTAJ TEŻ: Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – terminy
Przeciętne zatrudnienie jest to średnia wielkość zatrudnienia obliczana dla badanego okresu na podstawie ewidencyjnego stanu zatrudnienia. Osoby niepełnozatrudnione przelicza się na pełnozatrudnione. Według opisu metod opublikowanych na stronach Głównego Urzędu Statystycznego, wyróżnia się:
- metodę średniej arytmetycznej – dodaje się stany zatrudnione w każdym dniu miesiąca (osoby pełnozatrudnione i niepełnozatrudnione) i otrzymany wynik dzieli się przez liczbę dni w danym miesiącu. Metodę tę stosuje się najczęściej w przypadku znacznych ruchów kadrowych w okresie sprawozdawczym;
- metodę średniej chronologicznej – dodaje się połowę stanu zatrudnienia na początek miesiąca i jego koniec oraz całe zatrudnienie w 15 dniu miesiąca i dzieli się otrzymaną sumę przez 2;
- metodę uproszczoną – podaje się stany zatrudnienia na pierwszy i ostatni dzień miesiąca i otrzymaną sumę dzieli się przez dwa.
Kara za nie skorygowanie odpisów
Pracodawca, który nie dopełni swojego obowiązku polegającego na skorygowaniu odpisów na ZFŚS naraża się na karę grzywny. Określa to art. 12 a ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych: ,, Kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny.”
