Dodajmy, że podmioty, które 24 maja 2018 r. miały powołanego ABI i zdecydowały, że ta sama osoba ma pełnić funkcję IOD również po 25 maja br., termin na zawiadomienie o wyznaczeniu IOD mija 1 września 2018 r.
Urząd Ochrony Danych Osobowych przypomina, że zawiadomienie składa się drogą elektroniczną za pomocą formularza dostępnego pod adresem https://uodo.gov.pl/pl/p/formularze-zwiazane-iod. To jedyny prawidłowy i skuteczny sposób. Formularz musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę uprawnioną do reprezentowania administratora. Szczegóły w poradniku wydanym przez UODO.
Zawiadomienie należy przesłać wykorzystując w tym celu jedną z dostępnych usług znajdujących się na stronie portalu biznes.gov.pl. Co robić w przypadku problemów technicznych z wysłaniem zgłoszenia elektronicznego? Z analiz UODO wynika, że większość z nich dotyczy nieskuteczności złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ich przyczyną jest przede wszystkim nieprawidłowa konfiguracja programu do składania podpisu. Np. składany podpis musi być wewnętrznym (otaczanym) typem podpisu. Na platformie biznes.gov.pl znajduje się instrukcja, jak prawidłowo skonfigurować popularne programy dedykowane podpisom elektronicznym.
Zawiadomienia, które skutecznie są dostarczone do UODO, są potwierdzane Urzędowym Poświadczeniem Przedłożenia (generowanym przez biznes.gov.pl w postaci pliku UPP.xml) oraz informacją potwierdzającą wysyłaną automatycznie na adres e-mail podany przy zakładaniu konta.
Alternatywą dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest profil zaufany. Założenie profilu zaufanego jest bezpłatne i możliwe nawet bez wychodzenia z domu (więcej informacji).
W przypadku problemów ze złożeniem zawiadomienia o wyznaczeniu IOD przez biznes.gov.pl, dopuszczalne jest wysłanie wniosku przez platformę ePUAP. Instrukcja, jak wysłać zawiadomienie o wyznaczeniu inspektora ochrony danych przez ePUAP dostępna jest na stronie urzędu pod linkiem: https://uodo.gov.pl/data/filemanager_pl/1245.pdf.
UODO zaznacza, że w przypadku problemów ze składaniem wniosku przez ePUAP, wszelkie uwagi należy zgłaszać centrum pomocy użytkowników ePUAP w Centralnym Ośrodku Informatyki podległym Ministerstwu Cyfryzacji, który odpowiada za działanie platformy ePUAP.
