Surowe zasady postępowań gospodarczych - bez dokumentów sprawy nie wygrasz

Listopad 2021 r. do dobry czas, by podsumować stosowanie przepisów o postępowaniu w sprawach gospodarczych wprowadzonych do Kodeksu postępowania cywilnego ustawą z dnia 4.07.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw. Ustawa ta ponownie wprowadziła odrębne postępowanie w sprawach gospodarczych, które gościło w procesie cywilnym do 2012 r. Przepisy wprowadzone lipcową nowelizacją weszły w życie 7.11.2019 r., a zatem minęły już dwa lata odkąd funkcjonują, co pozwala na ich praktyczną ocenę.

Postępowanie w sprawach gospodarczych a postępowanie dowodowe

Jakich spraw dotyczy zmiana? Najogólniej mówiąc, chodzi o wszystkie sprawy gospodarcze, czyli w uproszczeniu takie (choć z pewnymi wyjątkami), w których stronami są przedsiębiorcy.

Na czym polegają podstawowe różnice pomiędzy postępowaniem w sprawach gospodarczych, a „zwykłym" procesem? To pierwsze jest zdecydowanie bardziej sformalizowane. Strony zobowiązane są zasadniczo powoływać wszystkie twierdzenia i dowody w pierwszych pismach procesowych – powód w pozwie, a pozwany w odpowiedzi na pozew. Dowody i twierdzenia zgłoszone później generalnie podlegają pominięciu, chyba że strona uprawdopodobni, że ich powołanie nie było możliwe albo że potrzeba ich powołania wynikła później.

Powyższa regulacja pokazuje, że niezwykle ważne jest kompleksowe przygotowanie pierwszego pisma procesowego w sprawie. W przeciwnym razie, późniejsze dowody i twierdzenia mogą stać się bezużyteczne dla dalszego postępowania.

Świadomy przedsiębiorca, mimo rygorystyczności omawianych przepisów, może, a właściwie musi – jeśli nie chce pozbawić się szans na wygranie procesu – zabezpieczyć się na wypadek sporu sądowego już na etapie zawierania umowy, a nawet negocjacji jej warunków.

Nie bez powodu w potocznym języku często mówi się o tym, że „warto mieć coś na piśmie" lub że coś nie może zostać udowodnione, bo to przecież tylko „słowo przeciwko słowu".

Środkami, które mogą pomóc przedsiębiorcy w wykazaniu swoich racji są umowa dowodowa oraz posługiwanie się dokumentową formą przy czynnościach dotyczących zawierania oraz realizacji danej umowy.

Czytaj więcej:

Sądy i Prokuratura

Nie procedury, ale reforma prawa materialnego może pomóc sądom

Dzisiaj pozwy mogą wnosić wszyscy, ro...

Pro

Umowa dowodowa

Umowę dowodową zdefiniowano jako wyłączenie przez strony określonych dowodów w postępowaniu w sprawie z określonego stosunku prawnego powstałego na podstawie umowy. Konieczne jest zatem wskazanie w treści umowy dowodowej, do jakich sporów będzie miała zastosowanie. Przykładowo, strony mogą postanowić, że umowa będzie dotyczyła postępowań dotyczących sporu stron powstałego przy realizacji umowy o współpracy z dnia 1.01.2021 r. Istotne jest to, by w momencie zawierania umowy dowodowej istniał już stosunek prawny (np. umowa), który umowa dowodowa obejmuje swoim zakresem. Nie wystarczy ogólne określenie, że umowa dowodowa dotyczy wszystkich stosunków prawnych łączących strony lub stosunku prawnego mającego powstać w przyszłości.

Najprościej mówiąc, umowa dowodowa reguluje między innymi to, jakie dowody mogą być przez strony powoływane, a jakie strony decydują się wyłączyć. Chodzi tu o rodzaje dowodów (np. dowód z zeznań świadka), ale także o konkretne dowody (np. dowód z zeznań świadka Jana Kowalskiego). Ponadto, umowa ta może przewidywać odrębności w rozkładzie ciężaru dowodu i regulować, która ze stron zobowiązana będzie wykazać dane twierdzenia. W umowie dowodowej strony mogą również wskazać na katalog faktów, które zgodnie uznają za udowodnione, bez potrzeby stwierdzania tego żadnymi środkami dowodowymi.

Umowa dowodowa może być zawarta zarówno przed wszczęciem postępowania (w formie pisemnej pod rygorem nieważności), jak i w takcie postępowania sądowego (w formie ustnej). Umowa zawierana w formie pisemnej nie musi stanowić osobnego dokumentu. Może być ona częścią umowy „głównej" (np. jako paragraf, ustęp), ale może również zostać spisana odrębnie i stanowić załącznik do tej umowy.

Co istotne, umowa dowodowa nie może być zawarta z zastrzeżeniem warunku ani terminu – w przeciwnym razie będzie nieważna. Niedopuszczalne jest zawarcie w umowie dowodowej postanowień, które uzależniałyby jej byt od zdarzenia przyszłego pewnego (termin) lub przyszłego i niepewnego (warunek). Przykładowo, nie można postanowić, że umowa będzie obowiązywała tylko jeśli strony zdecydują się na spór sądowy ani że umowa będzie obowiązywać do 90 dni od daty jej podpisania.

Doniosłość umowy dowodowej potwierdza to, że sąd jest związany jej postanowieniami. W przypadku powołania przez stronę dowodu wyłączonego umową dowodową, sąd zobowiązany jest takiego dowodu z urzędu nie dopuścić.

Największym plusem umowy dowodowej jest to, że przyspiesza ona postępowanie dowodowe, kształtując jego przebieg. Prowadzi to do tego, że strony stają się niejako gospodarzami własnego procesu, wiążąc sąd swoimi ustaleniami.

Minus tej instytucji? Wielu problemów przysparzać może określenie jakie dowody będą miały kluczowe znaczenie dla danej sprawy i jakie dowody w ogóle zostaną w jej trakcie zgormadzone. W konsekwencji umowa dowodowa nie cieszy się popularnością i niemal w ogóle nie jest wykorzystywana w praktyce.

Dokumenty – tak, świadkowie – niekoniecznie

Szczególną uwagę należy zwrócić na przepisy dotyczące dowodu z zeznań świadków oraz dowodu z dokumentu. Dowód z zeznań świadków sąd może dopuścić jedynie wtedy, gdy po wyczerpaniu innych środków dowodowych lub w ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.

Tym samym, przepisy ustanawiają zasadę prymatu dowodu z dokumentu, stanowiąc, że czynność strony, w szczególności oświadczenie woli lub wiedzy, z którą prawo łączy nabycie, utratę lub zmianę uprawnienia strony w zakresie danego stosunku prawnego, może być wykazana tylko dokumentem w rozumieniu Kodeksu cywilnego, chyba że strona wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od niej niezależnych.

Czym właściwie jest dokument? Wbrew powszechnemu rozumieniu, to nie tylko „papier". Kodeks cywilny definiuje dokument jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Definicja ta jest bardzo szeroka, ponieważ jej zakresem objęte są np. zapisana kartka papieru, e-mail, SMS, nagranie video, wiadomości wymieniane przez komunikatory. Istotne jest to, by treść dokumentu została utrwalona, co w konsekwencji pozwoli na jego odczytanie i zapoznanie się z utrwaloną treścią.

Postępowanie w sprawach gospodarczych nakłada zatem na strony postępowania wymóg wykazywania swoich twierdzeń w przeważającej mierze przy pomocy dokumentów. Oznacza to, że dowód z zeznań świadków będzie przeprowadzany w tych postępowaniach wyjątkowo, a największe znaczenie będą miały dokumenty.

Jakie czynności warto dokumentować?

Na wstępie nadmienić należy, że forma dokumentowa nie zawsze będzie wystarczająca, ponieważ ustawodawca dla ważnego podjęcia niektórych czynności przewidział obowiązek zachowania innej formy. Przykładowo, umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Również strony mogą między sobą ustalić przykładowo, że wszelkie zmiany umowy będą wymagały dla swojej ważności formy pisemnej. W razie zastrzeżenia dla danej czynności innej formy szczególnej – czy to przez ustawodawcę czy przez same strony – forma dokumentowa oczywiście nie będzie odpowiednia. Poniższe rozważania dotyczyć będą więc sytuacji, w których nie ma przewidzianej żadnej szczególnej formy dla danej czynności.

Zważywszy na prymat dokumentu w postępowaniu dowodowym, warto zastanowić się co właściwie powinno być tym dokumentem stwierdzone. Bez wątpienia wszystkie czynności, które decydują o treści danego stosunku prawnego, a szczególnie wszelkie ustalenia dotyczące przedmiotu umowy, praw i obowiązków stron, ustalonego wynagrodzenia oraz terminów.

Należy pamiętać, że zawarcie umowy to dopiero początek, ponieważ w trakcie jej realizacji strony mogą mieć potrzebę lub chęć zmiany umówionych warunków. Wtedy również należy przyłożyć szczególną wagę do sposobu dokonywania zmian i ich dokumentowania.

Dlatego też, nawet jeśli prowadzimy z kontrahentem ustną konwersację na tematy związane ze zmianą warunków umowy, która może z pozoru wydawać się mało istotna, warto podsumować dokonane ustalenia chociażby drogą e-mailową lub SMS-ową.

Czy sąd musi stosować przepisy o postępowaniu w sprawach gospodarczych?

Odpowiedź brzmi: nie zawsze. Na wniosek strony, która nie jest przedsiębiorcą lub jest przedsiębiorcą będącym osobą fizyczną, sąd rozpoznaje sprawę z pominięciem przepisów niniejszego działu. Prawo do złożenia tego wniosku przysługuje stronie niebędącej przedsiębiorcą lub osobie fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. Uprawniony może złożyć wniosek w pierwszym piśmie procesowym (a więc w pozwie lub odpowiedzi na pozew) lub – gdy nie jest reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika – w terminie tygodnia od otrzymania od sądu pouczeń, w tym pouczenia o prawie do złożenia opisywanego wniosku.

Co istotne, sąd jest takim wnioskiem bezwzględnie związany i nie ma w tym zakresie jakiejkolwiek uznaniowości, a strona przeciwna nie ma prawa do skutecznego domagania się oddalenia wniosku.

Wybór w zakresie stosowania lub pominięcia stosowania opisywanych przepisów nie będzie przysługiwał innym podmiotom, a więc spółkom osobowym i kapitałowym, organom przedsiębiorstwa państwowego.

Jak to wszystko działa w praktyce?

Dwuletnia praktyka stosowania opisanych przepisów pozwala na stwierdzenie, że sądy podchodzą do nich bardzo restrykcyjnie i oddalają wnioski o przeprowadzenie dowodów (szczególnie dowodu z zeznań świadka) nieistotnych dla sprawy. Zaobserwować można, że instytucja umowy dowodowej ma dużo mniejsze znaczenie praktyczne niż dokumentowa forma czynności.