Wraz z wejściem w życie ustawy o jawności życia publicznego (dalej: „ustawa") przed przedsiębiorcami stanie poważne wyzwanie dostosowania się do nowych przepisów. Rok 2018 obfituje w liczne zmiany prawne dotyczące wprowadzania rozwiązań, dzięki którym działania przedsiębiorców będą musiały być zgodne z prawem. Takie rozwiązania prawne proponuje również projekt ustawy nakładający na przedsiębiorców obowiązki opracowania i wdrożenia w strukturach przedsiębiorstwa procedury antykorupcyjnej, a także środków zapewniających ochronę sygnalistów, czyli osób zgłaszających nieprawidłowości w firmie. O ile sama idea wprowadzenia procedury antykorupcyjnej wydaje się słuszna, jako środek do zapewniania uczciwości w biznesie, o tyle jednak analiza projektowanych przepisów nasuwa szereg wątpliwości związanych z wdrożeniem nowych obowiązków i wysokością kar finansowych.

Zgodnie z projektem ustawy z 8 stycznia 2018 r., ustawa miała wejść w życie 1 marca 2018 r.. Jednak prace nad projektem ustawy wciąż trwają. Zgodnie z przewidywaniami projektodawców termin wejścia w życie ustawy to pierwsza połowa tego roku. Przepisy ustawy dotyczące opracowania i wdrożenia procedur antykorupcyjnych w firmach mają wejść w życie po 6 miesiącach od dnia wejścia w życie ustawy. Przewidywane vacatio legis daje stosunkowo krótki termin, aby dostosować się do nowych przepisów, w szczególności, że brak jest wytycznych organów państwa, które wskazywałyby jak ma wyglądać prawidłowa procedura zapobiegania korupcji.

Obowiązek opracowania i wdrożenia procedury antykorupcyjnej w przedsiębiorstwie nałożony został na co najmniej średnich przedsiębiorców – w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Chodzi zatem o takich przedsiębiorców, którzy w co najmniej jednym z 2 ostatnich lat obrotowych zatrudniali średniorocznie min. 50 pracowników i jednocześnie osiągnęli roczny obrót netto przekraczający 10 milionów euro.

Cytując treść art. 67 ust. 2 ustawy, „poprzez stosowanie wewnętrznych procedur antykorupcyjnych" rozumie się podejmowanie środków organizacyjnych, kadrowych i technicznych mających na celu przeciwdziałanie tworzeniu otoczenia sprzyjającego przypadkom popełnienia przestępstw (...) przez osoby, które działają w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy".

Najważniejsze obowiązki dla przedsiębiorców na gruncie art. 67 ustawy to w skrócie:

- wprowadzenie kodeksu antykorupcyjnego – obowiązek podpisania go przez każdego pracownika, współpracownika i inny podmiot gospodarczy działający na rzecz przedsiębiorcy,

- procedura i wytyczne dotyczące otrzymywania przez pracowników prezentów i innych korzyści,

- procedura informowania właściwych organów przedsiębiorcy o propozycjach korupcyjnych,

- procedura postępowania w sprawie zgłoszenia nieprawidłowości,

- weryfikacja obowiązujących kontraktów oraz wzorców umów pod kątem ich zgodności z wymogami nowej regulacji (w szczególności wprowadzenie klauzul antykorupcyjnych),

- zapewnienie systemu kontroli umożliwiającej udowodnienie realnego stosowania procedur i ich skuteczności,

- wprowadzenie regularnych szkoleń dla pracowników i współpracowników dotyczących zasad i procedur antykorupcyjnych (zapoznanie osób zatrudnionych z zasadami odpowiedzialności karnej za przestępstwa korupcyjne),

- okresowe sprawdzanie funkcjonowania wprowadzonych rozwiązań antykorupcyjnych pod kątem ich efektywności, w tym do wprowadzenia odpowiedniego sposobu dokumentowania stosowania tych rozwiązań (odpowiednie procesy audytowe i kontrolingowe) – na wypadek zarzutu ich nieskuteczności lub pozorności,

- wprowadzenie systemu weryfikacji kontrahentów pod kątem ich wiarygodności i rzetelności,

- ustalenie właściwych standardów komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, w tym zakresu odpowiedzialności za realizowanie obowiązków compliance.

Należy przy tym zwrócić uwagę, iż jest to katalog otwarty, a wymienione czynności stanowią pewne minimum, którego przedsiębiorca nie może pominąć. Projekt ustawy wymaga zatem od członków zarządów nowego podejścia do zarządzania ryzykiem korupcji wewnątrz przedsiębiorstwa. Wyjaśnić należy, że to właśnie zarząd będzie odpowiedzialny za opracowanie i wdrożenie odpowiednich procedur oraz za zapewnienie, aby procedury te nie były pozorne lub nieskuteczne, za co też grozić będzie kara pieniężna.

Jaki kodeks

Największe kontrowersje związane z wdrożeniem procedury antykorupcyjnej w życie budzi wśród przedsiębiorców wymóg podpisania kodeksu antykorupcyjnego przez każdego pracownika, współpracownika i inny podmiot gospodarczy działający na rzecz przedsiębiorcy, co może być istotnym wyzwaniem logistycznym i finansowym dla firm.

Natomiast odpowiedzialność po stronie państwa, za sprawdzenie realizacji obowiązku wdrożenia i przestrzegania kodeksów antykorupcyjnych w firmach spoczywać będzie na Centralnym Biurze Antykorupcyjnym. Ustawa przewiduje, że przedsiębiorca, który nie opracował wewnętrznych procedur antykorupcyjnych lub ich nie stosuje lub stosowane procedury są pozorne bądź nieskuteczne, a jednocześnie osobie, działającej w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy, prokurator postawi zarzut korupcyjny, wówczas przedsiębiorca taki podlegać będzie karze finansowej w wysokości od 10 tys. zł do 10 mln zł, nakładanej przez prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów na wniosek szefa CBA. Nowa regulacja nie precyzuje przy tym, czy i jak - przedsiębiorca, który został ukarany karą finansową miałby mieć prawo podważenia zasadności nałożonej kary, jeżeli w wyniku postępowania karnego dojdzie do uniewinnienia osoby, której postawiono zarzut korupcji. Co więcej, w przypadku podmiotów startujących w przetargach publicznych, ustawa przewiduje możliwość wykluczenia przedsiębiorcy na okres 5 lat od daty uprawomocnienia się orzeczenia o wymierzeniu kary z udziału w przetargach publicznych.

Jakie narzędzia

Warto wskazać na podstawowy zestaw narzędzi, jakimi mogą posłużyć się przedsiębiorcy przygotowując się do realizacji obowiązków z projektowanej ustawy. Proces zarządzania ryzykiem nadużyć prawa, czyli tzw. system Compliance, to kilkuetapowy proces zapobiegania i wykrywania nieprawidłowości wewnątrz firmy.

W ramach systemu Compliance wyróżnić możemy następujące etapy:

- etap dokonania oceny ryzyka korupcji wewnątrz przedsiębiorstwa i jego monitoring,

- etap opracowania szytej na miarę danego przedsiębiorstwa strategii przeciwdziałania korupcji,

- etap zaangażowania osób zarządzających firmą w stworzenie kultury Compliance, w tym opracowanie kodeksu etyki, jako deklaracji odrzucenia korupcji,

- etap szkoleń pracowników,

- etap opracowania zasad współpracy z organami publicznymi, w celu zabezpieczenia się przed ingerencją ze strony państwa.

Zdaniem eksperta

Aleksandra Berger, prawnik w kancelarii Schampera Dubis Zając i Wspólnicy Sp.k.

Podsumowując, przedsiębiorców czekają istotne zmiany prawne, a ci którzy nie dostosują się do nowych regulacji, będą musieli liczyć się z ryzykiem kar finansowych. Choć prace nad ustawą jeszcze trwają, a przepisy dotyczące obowiązków antykorupcyjnych objęte są sześciomiesięcznym vacatio legis, warto już dziś ten czas wykorzystać na wdrożenie odpowiednich procedur, przeszkolenie pracowników i zabezpieczenie interesów firmy.