Pracodawca powinien udzielać urlopu wypoczynkowego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo, a najpóźniej do końca września roku następnego. Pod koniec roku trzeba zatem przeanalizować sytuację urlopową poszczególnych pracowników i ustalić, ile dni urlopu pozostało im do wykorzystania. Niewybrane dni wypoczynku należy udzielić, jeśli to możliwe, jeszcze w tym roku, albo ustalić termin urlopu przypadający do 30 września 2018 r.
Zaległości urlopowe pracownika mogą usprawiedliwiać jedynie okoliczności niezależne od pracodawcy, takie jak długotrwała choroba lub przebywanie zatrudnionego na urlopach związanych z rodzicielstwem. Po powrocie z takiej nieobecności szef powinien ustalić z nim termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego do końca danego roku lub udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku.