Krajowy System e-Faktur to centralna baza, w której przedsiębiorcy będą musieli wystawiać dokumenty. Obecnie KSeF jest dobrowolny. Będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. Dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r.
System jest już od początku 2022 r. dostępny jako rozwiązanie fakultatywne. Można się z nim łączyć poprzez zintegrowane oprogramowanie finansowo-księgowe (API) lub bezpłatne narzędzia przygotowane przez Ministerstwo Finansów
Jak się zalogować do KSeF?
Można to zrobić przy pomocy:
- Profilu Zaufanego,
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
- Po pierwszym uwierzytelnieniu z wykorzystaniem jednej z powyższych metod, można wygenerować token. Będzie on przypisany do danej osoby. Jeżeli korzystamy z oprogramowania komercyjnego, warto z tej możliwości skorzystać, bo to praktyczne i wygodne narzędzie, które skróci drogę logowania – wyjaśnia Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów.
W przypadku używania Aplikacji Podatnika KSeF lub aplikacji komercyjnych sposób logowania będzie się różnił, w zależności od tego czy użytkownikiem jest osoba fizyczna czy spółka. Osoby fizyczne mogą korzystać z systemu autoryzując się Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bez konieczności zgłaszania tego faktu w urzędzie skarbowym. W przypadku szczególnym, tzn. wtedy gdy kwalifikowany podpis elektroniczny nie zawiera NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu. W tym celu osoba fizyczna powinna złożyć zawiadomienie ZAW-FA ze wskazaniem danych identyfikujących taki podpis kwalifikowany.
Podmioty gospodarcze, które posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP również mogą korzystać z KSeF bez konieczności zgłaszania czegokolwiek w urzędzie skarbowym. W przypadku braku takiej pieczęci należy wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA. Tą drogą można wyznaczyć do zarządzania uprawnieniami wyłącznie jedną osobę. Po autoryzacji w KSeF powinna ona nadać sobie uprawnienia np. do wystawiania faktur i/lub dostępu do faktur ponieważ na podstawie złożonego zawiadomienia ZAW-FA posiada wyłącznie systemowo nadane uprawnienia do nadawania i przeglądania uprawnień. Osoba ta będzie miała możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.
E-mikrofirma ułatwi korzystanie z KSeF
Ministerstwo Finansów przypomina, że korzystający z e-Urzędu Skarbowego znajdą w nim aplikację e-mikrofirma, która została zintegrowana z KSeF. Jest ona przeznaczona dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i umożliwia:
- powiązanie istniejącego konta z KSeF,
- wystawianie faktur w KSeF,
- odbieranie faktur z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.
Aby skorzystać z e-mikrofirmy należy zalogować się do e-Urzędu Skarbowego poprzez login.gov.pl (Profil Zaufany) lub aplikację mObywatel.
Czytaj więcej: