Wzór takiego formularza elektronicznego i zasady gromadzenia danych np. o substancjach zużytych w klimatyzatorach przewiduje projekt rozporządzenia ministra środowiska w sprawie sprawozdań dotyczących substancji zubożających warstwę ozonową lub fluorowanych gazów cieplarnianych.
Sprawozdania muszą składać przedsiębiorcy, którzy mają styczność z czynnikami chłodniczymi. Chodzi o tych, którzy zajmują się przywozem, wywozem i np. serwisują klimatyzacje czy przemysłowe urządzenia chłodnicze. Jedni mają podawać, ile i jakiej substancji przywieźli lub wywieźli. A inni, ile kupili, sprzedali dalej czy zastosowali poszczególnych substancji w różnych sektorach. Firmy zajmujące się odzyskiem i recyklingiem mają dodawać, ile i jakiego czynnika odzyskali, zregenerowali czy oczyścili.