Umowę szkoleniową należy zawrzeć na piśmie do celów dowodowych (art. 103
4
§ 1 k.p.). Forma pisemna nie jest zastrzeżona pod rygorem nieważności, tak samo jak jej zmiany. Strony mogą jednak zdecydować, że wszelkie zmiany umowy zawartej na piśmie wymagają formy pisemnej.
Z powyższego wynika, że jeśli pracodawca zamierza zobowiązać podwładnego do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, powinien zawrzeć umowę szkoleniową. Jeśli nie zostanie zawarta w formie pisemnej, pracodawca nie ma prawa zobowiązać pracownika do pozostania w zatrudnieniu.
W przepisach nie wskazano przy tym terminu zawarcia umowy. Do celów praktyki, w związku z prowadzeniem negocjacji z pracownikiem, wskazane jest jej nawiązanie przed rozpoczęciem przez podwładnego podnoszenia kwalifikacji zawodowych, a najpóźniej przed rozpoczęciem przez niego korzystania ze świadczeń przewidzianych dla osób podnoszących kwalifikacje zawodowe.
Kodeks pracy nie wymienia koniecznych elementów treści umowy szkoleniowej. Nie jest nim w szczególności zobowiązanie pracownika do odpracowania określonego czasu po zakończeniu kształcenia. Jeśli pracodawca nie chce wprowadzać tego zobowiązania, umowa szkoleniowa może zostać zawarta, nie ma jedynie takiego obowiązku.
Ustalenia dotyczące wzajemnych praw i obowiązków pracodawcy i pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe zależą od ustaleń stron. Umowa szkoleniowa nie może jednak zawierać postanowień mniej korzystnych niż kodeksowe regulacje dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 103
4
§ 2 k.p.). Mogą się w niej znaleźć m.in. następujące postanowienia:
- długość okresu odpracowania,
- dodatkowe świadczenia dla pracownika, o których mowa w art. 1043 k.p.,
- procedura udzielania urlopu szkoleniowego,
- możliwość odstąpienia od zwrotu kosztów na wniosek pracownika albo w razie wypowiedzenia przez niego umowy o pracę z powodu zmiany miejsca zamieszkania,
- uzależnienie dalszego finansowania nauki od jej pozytywnych wyników,
- zobowiązanie pracownika do przedstawiania pracodawcy planu zajęć, regulaminu studiów, zaświadczeń o zaliczeniu semestru.
Okres odpracowania rozpoczyna się po zakończonym okresie kształcenia i może trwać maksymalnie trzy lata. Ten czas może być jednak dłuższy w sytuacji, gdy pracownik podejmuje kolejne kształcenie.
Wątpliwości budzi możliwość wprowadzenia w umowie szkoleniowej postanowienia zobowiązującego pracownika do pozostawania w zatrudnieniu w trakcie podnoszenia kwalifikacji. Z przepisów wynika jedynie wyraźnie, że pracodawca może zobowiązać podwładnego do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu procesu podnoszenia kwalifikacji. Jednak w art. 103
5
k.p. jest mowa o zwrocie kosztów w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Regulacją tą wprowadzono więc sankcję dla pracownika, który przerywa zatrudnienie w sposób wskazany w art. 103
5
k.p. podczas procesu podnoszenia kwalifikacji.
Jeżeli pracodawca zdecyduje się na ponoszenie dodatkowych obciążeń innych niż przewidziane przez kodeks urlop szkoleniowy i zwolnienie, czyli tzw. świadczeń dodatkowych, w umowie należy opisać przyjęte przez niego zobowiązania.
Niedopuszczalne postanowienia
W umowie szkoleniowej nie wolno zamieszczać postanowień, które przewidują:
- ograniczenie świadczeń obowiązkowych (wymiaru urlopu, zwolnienia),
- dłuższy niż trzyletni okres odpracowania,
- pomijanie w okresie do odpracowania urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego czy rodzicielskiego (wówczas ma miejsce także dyskryminacja),
- zobowiązanie pracownika do zwrotu w sytuacji wskazanej w art. 103
5
k.p. kosztów innych świadczeń niż dodatkowe,
- zobowiązanie pracownika do zwrotu kosztów świadczeń dodatkowych nie tylko w sytuacjach wskazanych w art. 103
5
k.p., ale także w związku ze słabymi wynikami w nauce czy poprawkowymi egzaminami,
- zobowiązanie pracownika do przedstawienia planu obowiązkowych zajęć, prawo odstąpienia od umowy na zasadach określonych w art. 395 kodeksu cywilnego.
