Założenia dotychczasowej procedury składania wniosków o rejestrację w KRS bądź zmianę danych w rejestrze odniosły odwrotny skutek od zamierzonego.
Obecne obowiązki
Składanie kompletu dokumentów do sądu, który następnie przekazywał je do określonych organów administracji państwowej, zamiast pomóc, jedynie przyczyniło się do niepotrzebnego wydłużenia procedury rejestracji podmiotów w KRS.
Zgodnie z obowiązującymi do końca listopada przepisami, podmiot podlegający wpisowi do rejestru przedsiębiorców winien złożyć do sądu rejestrowego, razem z wnioskiem o dokonanie wpisu bądź jego zmiany, formularze do Głównego Urzędu Statystycznego („GUS"), właściwego naczelnika urzędu skarbowego („US") i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych („ZUS"). Sąd rejestrowy przekazuje wspomniane formularze do właściwych organów w terminie trzech dni roboczych po dokonaniu wpisu w KRS wraz z odpisem postanowienia o wpisie i zaświadczeniem o dokonaniu wpisu. Na tym jednak nie koniec. Przedsiębiorcy są ponadto zobligowani dostarczyć do sądu przeznaczony dla US dodatkowy odpis umowy spółki oraz dokument potwierdzający tytuł do lokalu, np. umowę najmu. Z kolei dokumenty do ZUS są przekazywane po uzyskaniu informacji o nadaniu numeru NIP. W teorii cała procedura trwa około 25 dni, w praktyce często znacznie dłużej, m.in. z uwagi na przesyłanie dokumentów drogą pocztową. Dopiero po tym czasie podmiot, już w pełni zarejestrowany i wyposażony w numer NIP i REGON oraz rejestrację w systemie ZUS, może rozpocząć działalność.
Składanie danych uzupełniających nie będzie skutkowało wstrzymaniem rozpoczęcia działalności przez podmiot
Gdy czegoś brakuje
Największą pułapką rejestracji jest konieczność wstrzymania całej procedury w przypadku niedostarczenia przez przedsiębiorcę któregoś z powyższych formularzy/dokumentów przeznaczonych dla organów innych niż sąd. W takich okolicznościach sąd pomimo stwierdzenia kompletności i prawidłowości dokumentacji stanowiącej podstawę do wpisu musi wezwać przedsiębiorcę do uzupełnienia braków dokumentacji kierowanej za pośrednictwem sądu do GUS, ZUS i US.
Nadchodzące zmiany
Od 1 grudnia 2014 r. zacznie obowiązywać zmodyfikowana forma „jednego okienka", istotnie skracająca niedoskonałą procedurę rejestracji. Celem jest umożliwienie podmiotowi wpisanemu do KRS prowadzenia działalności gospodarczej niezwłocznie po dokonaniu wpisu do KRS, usprawnienie procedur sądów rejestrowych poprzez odstąpienie od obowiązku gromadzenia i kompletowania przez sądy dokumentów przeznaczonych dla organów administracji państwowej oraz zautomatyzowanie procedur nadawania numerów NIP i REGON dzięki możliwości wymiany danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi KRS oraz organami administracji publicznej.
Przede wszystkim nadchodzące zmiany znacznie ograniczą liczbę składanej do sądu dokumentacji. Zniesieniu ulegnie obowiązek dostarczania do sądu rejestrowego wraz z wnioskiem o dokonanie wpisu lub jego zmiany formularzy w postaci zgłoszeń identyfikacyjnych lub aktualizacyjnych do GUS, US i ZUS. Identyfikator podatkowy NIP oraz numer identyfikacyjny REGON będą nadawane automatycznie w wyniku przekazania poprzez system teleinformatyczny danych z rejestru referencyjnego, jakim stanie się Krajowy Rejestr Sądowy oraz do „Rejestru REGON".
Uwaga! Z kolei dane objęte wpisem w KRS trafią do systemu ZUS za pośrednictwem CRP KEP. Po automatycznym nadaniu numerów NIP i REGON będą one przesłane, również za pomocą systemu teleinformatycznego, do KRS i zamieszczone w tym rejestrze. Cała procedura ma trwać nie dłużej niż siedem dni. W nowej procedurze przedsiębiorcy ubiegający się o wpis do KRS nie będą mieć obowiązku składania żadnych formularzy identyfikacyjnych podlegających rozpoznaniu przez właściwe organy administracji publicznej ani też pod dokonaniu wpisu w KRS nie będą musieli wnioskować o uzupełnienie wpisu w KRS o dane NIP i REGON.
Zdaniem autorki
Dominika Mizielińska, radca prawny w Kancelarii K&L Gates Jamka sp.k.
Składając wniosek o wpis do KRS, wnioskodawca będzie zobowiązany do zamieszczenia we wniosku wzmianki, że nie wystąpił o uzyskanie NIP lub numeru identyfikacyjnego REGON. Jest bowiem możliwe, aby spółki kapitałowe w organizacji rozpoczynały działalność gospodarczą przed uzyskaniem wpisu w KRS. Takie spółki będą podlegały obowiązkowi samodzielnego dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego we właściwym urzędzie skarbowym i urzędzie statystycznym. W takiej sytuacji spółki te, ubiegając się o wpis do KRS, obowiązane są zgłosić uzyskane numery NIP i REGON do Krajowego Rejestru Sądowego.
Izabela Plis, aplikantka adwokacka w Kancelarii K&L Gates Jamka sp.k.
Warto pamiętać, że nie będzie wymagane składanie, razem z wnioskiem, dodatkowego odpisu umowy spółki i dokumentu potwierdzającego tytuł do lokalu dla US. Przedsiębiorca będzie natomiast zobligowany po dokonaniu wpisu do KRS w terminie 21 dni do dopełnienia obowiązku informacyjnego w postaci dostarczenia dokumentów uzupełniających, które nie są potrzebne na etapie samego wpisu do KRS. Dokumenty uzupełniające zostaną ograniczone m.in. do następujących informacji: wykazu rachunków bankowych, adresów miejsc prowadzenia działalności, adresu miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej czy też przewidywanej liczby pracujących. Podmiot wpisany do KRS będzie zobowiązany złożyć formularz z danymi uzupełniającymi do właściwego naczelnika US, który następnie przekaże je odpowiednio do GUS i ZUS. Podkreślenia wymaga, że składanie powyższych danych uzupełniających nie będzie skutkowało wstrzymaniem rozpoczęcia przez podmiot działalności.
Co i w jakich ustawach
1 grudnia 2014 roku zacznie obowiązywać długo oczekiwana zmiana w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2013 r., poz. 1203 z późń. zm.). Zostaną również wprowadzone odpowiednio zmiany w przepisach kilku innych ustaw regulujących instytucję tzw. jednego okienka, tj. ustawy o statystyce publicznej (DzU z 2012 r., poz. 591 z późń. zm.; ustawa o statystyce), ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (DzU z 2012 r., poz. 1314 z późń. zm.) oraz ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2013 r., poz. 1442 z późń. zm.). Głównym motorem zmian jest skrócenie czasu oczekiwania na rejestrację podmiotu w KRS, uzyskanie numerów NIP i REGON oraz konieczność unowocześniania i usprawnienia procedur administracji publicznej w sposób gwarantujący przedsiębiorcy szansę szybkiego rozpoczęcia działalności gospodarczej przy ograniczeniu do minimum niezbędnych formalności.
