Połączenie spółek: jak zaplanować pod względem biznesowym, prawnym i podatkowym

Na pewnym etapie działalności zdarza się, że przedsiębiorcy decydują się na połączenie sił z innymi podmiotami. Celem może być racjonalizacja kosztów, pozyskanie nowych klientów lub umocnienie marki. W takich przypadkach efektywnym sposobem konsolidacji biznesu jest ich połączenie, bo pozwala na zachowanie ciągłości biznesowej łączonych przedsiębiorstw.

Po prostu sukcesja

Przy połączeniu obowiązuje zasada pełnej sukcesji, co niewątpliwie stanowi wartość dodaną. Zgodnie z art. 494 kodeksu spółek handlowych, w wyniku połączenia na spółkę nowo zawiązaną lub spółkę przejmującą (w zależności od trybu łączenia) przechodzą wszelkie dotychczasowe prawa i obowiązki spółki przejmowanej. Dotyczy to również aspektów księgowych i podatkowych (na gruncie prawa podatkowego wyraża ją art. 93 ordynacji podatkowej).

Dwie metody

Kodeks spółek handlowych wskazuje dwie metody łączenia spółek: przez przejęcie lub przez zawiązanie nowej spółki. Łączyć się mogą zarówno spółki kapitałowe, jak i spółki osobowe (również między sobą – jednak zawsze spółką przejmującą lub nowo zawiązaną musi być spółka kapitałowa). Możliwe jest zatem np. połączenie przez przejęcie spółki komandytowo-akcyjnej ze spółką akcyjną, jednak spółką przejmującą w tym wypadku może być tylko spółka akcyjna. Możliwość łączenia została jednak wykluczona wobec spółek w likwidacji, w których rozpoczęto podział majątku oraz spółek w upadłości.

Etap menedżerski

Proces połączenia spółek dzieli się na trzy zasadnicze etapy: menedżerski, właścicielski i rejestracyjny. Na pierwszym etapie ciężar prowadzenia projektu obciąża zarządy łączących się spółek. Mają one uzgodnić w formie pisemnej plan połączenia, który jest swoistą „umową" pomiędzy zarządami, definiującą zasady i warunki całego procesu. Obligatoryjne składniki planu połączenia spółek kapitałowych wymienia art. 499 § 1 k.s.h. Są to m.in.:

- zasady dotyczące przyznania udziałów albo akcji w spółce przejmującej,

- prawa przyznane przez spółkę przejmującą wspólnikom, osobom szczególnie uprawnionym lub członkom organów spółki,

- stosunek wymiany udziałów lub akcji spółki przejmowanej na udziały lub akcje spółki przejmującej i wysokość ewentualnych dopłat (precyzujący, jaki udział w spółce pozostającej po połączeniu uzyskają dotychczasowi udziałowcy spółki przejmowanej).

Ogłoszenia i zawiadomienia

Plan połączenia podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, ewentualnie na stronach internetowych łączących się spółek – co pozwala zaoszczędzić duże koszty ogłoszenia – a także złożeniu ogłoszenia w sądzie rejestrowym. Fazę menedżerską kończy dwukrotne zawiadomienie przez zarządy wspólników łączących się spółek o zamiarze połączenia, w sposób analogiczny dla zwoływania zgromadzeń wspólników lub walnych zgromadzeń. Pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem powzięcia uchwały o połączeniu. Drugie natomiast w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia.

Możliwe uproszczenia

Zgodnie z art. 5031 k.s.h. możliwe jest wprowadzenie pewnych uproszczeń w procedurze połączenia, co może zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy. Jeżeli wszyscy wspólnicy każdej z łączących się spółek wyrażą zgodę (dla celów dowodowych powinna ona być zawarta na piśmie), nie jest wymagane:

- sporządzenie przez zarząd każdej z łączących się spółek pisemnego sprawozdania uzasadniającego podstawy prawne i ekonomiczne połączenia;

- udzielanie sobie nawzajem przez zarządy łączących się spółek informacji o wszelkich zmianach w zakresie aktywów i pasywów, które nastąpiły między dniem sporządzenia planu połączenia a dniem powzięcia uchwały o połączeniu;

- badanie planu połączenia przez biegłego i jego opinia w zakresie poprawności i rzetelności planu.

Z uwagi na konieczność wyrażenia zgody przez wszystkich wspólników lub akcjonariuszy, mechanizm ten nie będzie mógł być zastosowany w przypadku spółki publicznej. Niezależnie od tego dodatkowe uproszczenia przewiduje art. 516 k.s.h. m.in. w zakresie treści planu połączenia. Warunkiem skorzystania z nich jest jednak odpowiednia struktura spółek – spółka przejmująca powinna posiadać co najmniej 90 proc. udziałów lub akcji w spółce przejmowanej, a część uproszczeń ma również zastosowanie do spółek publicznych.

Faza właścicielska

Gdy zarządy łączących się spółek dopełnią wszystkich formalności, podjęcie ostatecznej decyzji o połączeniu spółek znajduje się w rękach wspólników lub akcjonariuszy. Najwcześniej miesiąc od dnia ogłoszenia planu połączenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym może odbyć się zgromadzenie wspólników spółki z o.o. lub walne zgromadzenie spółki akcyjnej, na którym podjęta zostanie uchwała o połączeniu. O tym fakcie właściciele spółek powinni być wcześniej dwukrotnie zawiadomieni. Przysługuje im prawo przeglądania dokumentacji związanej z połączeniem spółek.

Połączenie spółek następuje w rezultacie podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie każdej z łączących się spółek. Zasadniczo następuje to większością trzech czwartych głosów, reprezentujących co najmniej połowę kapitału zakładowego (chyba że umowa lub statut spółki przewidują surowsze warunki dla takiej uchwały). Uchwała powinna zawierać m.in. zgodę na plan połączenia oraz na proponowane zmiany umowy albo statutu spółki przejmującej (bądź spółki nowo zakładanej). Do podjęcia uchwały niezbędny jest notariusz, który powinien protokołować treść zgromadzenia. Należy się więc liczyć z dodatkowymi kosztami z tego tytułu (szczególnie w sytuacji wymiernego podwyższenia kapitału zakładowego spółki przejmującej w związku z połączeniem, co nie pozostanie bez wpływu na wysokość taksy notarialnej).

Rejestracja w KRS

Ostatnim etapem jest rejestracja połączenia przez sąd rejestrowy. Zgodnie z art. 19b ustawy o krajowym rejestrze sądowym wraz z wnioskiem o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców wnioskodawca powinien złożyć odpowiednio zaktualizowany wniosek do:

- krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON),

- Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz

- właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Po dokonaniu wpisu w rejestrze przedsiębiorców sąd z urzędu przesyła te wnioski do właściwych urzędów. Dla szybkości procedury istotne jest prawidłowe wypełnienie wszystkich ww. formularzy. Choć brak jest odpowiedniej podstawy prawnej, to w niektórych sądach rejestrowych funkcjonuje praktyka, zgodnie z którą spółki mogą wnioskować o wpisanie połączenia spółek w rejestrze przedsiębiorców w określonym dniu. Referendarze nie zawsze przychylają się do takich wniosków, jednak ich złożenie może przynieść wymierne korzyści i jest uzasadnione przede wszystkim możliwością zaplanowania dnia połączenia systemów księgowych łączących się spółek (i związanego z tym ewentualnego zamknięcia ksiąg rachunkowych).

Samo połączenie spółek następuje natomiast z dniem wpisania połączenia do rejestru właściwego według siedziby, odpowiednio spółki przejmującej albo spółki nowo zawiązanej. Spółka przejmowana albo spółki łączące się przez zawiązanie nowej spółki zostają rozwiązane automatycznie, bez konieczności przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego.

Jakie odrębności przy spółkach publicznych

Pewne odmienności w stosunku do „standardowej" procedury występują w przypadku łączenia z udziałem spółki publicznej (której akcje dopuszczone są do obrotu na rynku regulowanym). W przypadku spółek publicznych w praktyce niewykonalne jest skorzystanie z dobrodziejstwa art. 5031 k.s.h. umożliwiającego rezygnację przez wspólników (akcjonariuszy) z szeregu czasochłonnych obowiązków związanych z planem połączenia, m.in. poddania go badaniu przez biegłego. W związku z rozdrobnionym akcjonariatem spółek publicznych uzyskanie zgody od każdego udziałowca (co jest formalnym warunkiem skorzystania ze zwolnienia) jest praktycznie niemożliwe. Ratunkiem w sytuacji, kiedy wspólnikom zależy na szybkiej finalizacji połączenia, może być art. 516 k.s.h. przewidujący możliwość rezygnacji z wielu obowiązków w zakresie planu połączenia (m.in. również badania planu przez biegłego). Dotyczy on jednak jedynie konfiguracji, w której spółka publiczna przejmuje swoją co najmniej w 90 procentach spółkę zależną.