Leżanka w kabinie nie zawsze zwolni z wypłaty ryczałtu za nocleg

Rz: Czy po wprowadzeniu definicji podróży służbowej kierowcy zniknęły już wszelkie wątpliwości co do tego, jakie należności powinny wypłacać firmy transportowe swoim szoferom?

Łukasz Włoch: Nie do końca. Ustawa o czasie pracy kierowców wskazuje obecnie, że podróż służbowa kierowcy to każdy wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się baza firmy. Wiele przedsiębiorstw transportowych zaczęło więc rozliczać delegacje pracowników. Niestety, ?w wielu przypadkach wypłacają kierowcom jedynie diety, bez ryczałtu za nocleg.

Z czego może to wynikać?

Z niejasnych przepisów regulujących prawo do ryczałtu noclegowego kierowcy prowadzącego pojazd wyposażony w miejsce do spania. Przedsiębiorca transportowy często tzw. leżankę umieszczoną ?w pojeździe niesłusznie traktuje jako zabezpieczenie pełnego darmowego noclegu. Na przestrzeni dwóch ostatnich lat dość szybko powiększa się jednak grupa przedsiębiorstw wprowadzających wewnątrzzakładowe regulacje dotyczące wypłaty ryczałtu, zabezpieczające przed późniejszymi roszczeniami pracowników.

Jak zakładowe przepisy mogą tu pomóc?

Chodzi o dostosowanie ?w nich kwoty diety i ryczałtu noclegowego do wysokości, która pozwoli pracownikowi komfortowo podróżować, ?a jednocześnie nie przekracza możliwości pracodawcy. W praktyce maksymalną dietę określoną dla danego państwa obniża się o wartość ryczałtu za nocleg. Ryczałt wypłaca się zatem w pełnej wysokości, ?a w sumie należności z tytułu służbowego wyjazdu przysługują na poziomie wartości diety wynikającej ?z rozporządzenia ministra. Na przykład przy delegacji do Niemiec pracodawca zmniejsza najwyższą stawkę diety obowiązującej dla tego państwa, tj. 49 euro, ?do 11,5 euro, przeznaczając pozostałe 37,5 euro na ryczałt za nocleg. Takie rozwiązanie nie wymaga zgody kierowcy na nocleg w pojeździe, ponieważ otrzymuje on pełen zwrot kosztów związanych ?z odpoczynkiem w podróży. Pracodawcę nie martwi natomiast konieczność zapewniania mu dodatkowych warunków związanych z noclegiem, tj. odpowiedniego (stosownych rozmiarów) miejsca do spania czy darmowego sanitariatu.

Wspomniał pan o zgodzie kierowcy na nocleg w pojeździe. Czy przedsiębiorstwa transportowe powinny pobierać od pracowników zgodę ?na odpoczynek w kabinie samochodu wyposażonej ?w miejsce do spania?

Tak, ale robią to bardzo rzadko. Gdy zaś dodatkowo nie posiadają odpowiednich zapisów w regulaminie wynagradzania lub umowie ?o pracę, to po zwolnieniu pracownika najczęściej sprawa kończy się kontrolą PIP lub pozwem do sądu. Przedsiębiorcy często nie przywiązują wagi do faktu, że kierowca musi wyrazić zgodę na nocleg w pojeździe, a jej brak nierozerwalnie wiąże się z koniecznością wypłacenia mu ryczałtu noclegowego.

Jak pracodawcy niewypłacający ryczałtów za noclegi wyjaśniają to kierowcom? W dobie internetu mają oni przecież bardzo łatwy dostęp do informacji i zadają niewygodne pytania.

Jeżeli pracodawca świadomie nie wypłaca ryczałtu, najczęściej tłumaczy to oświadczeniem, w którym kierowca zgadza się na nocleg w pojeździe i akceptuje warunki w nim panujące jako wystarczające do regeneracji sił. Bardzo często w takim oświadczeniu znajduje się informacja, że dodatkowe koszty poniesione w związku z noclegiem (np. toalety, pranie pościeli) zostaną zwrócone po przedstawieniu stosownego rachunku.

Zostawiając rozważania, czy taka konstrukcja w ogóle jest prawidłowa, należy zwrócić uwagę na często pojawiający się bezsporny błąd dotyczący braku ryczałtu za regularne odpoczynki tygodniowe, czyli trwające powyżej ?45 godzin. Za nie ryczałt przysługuje zawsze, niezależnie od warunków zapewnionych kierowcy ?w pojeździe. Rozporządzenie 561/2006 nie daje możliwości ich odbioru w kabinie samochodu.