Niewykluczone bowiem, że polecenie pracownikowi wyjazdu w podróż służbową zostanie podważone jako mające na celu ukrycie faktycznego oddelegowania dla zmniejszenia obciążeń podatkowych ?i składkowych (por. wyrok Sądu Najwyższego z 17 lutego 2012 r., III UK 54/11).

W praktyce pojęć „podróż służbowa" (potocznie delegacja) i „oddelegowanie" często używa się zamiennie, tymczasem ich znaczenia są różne. Niewłaściwa kwalifikacja spowoduje negatywne konsekwencje dla pracodawcy lub pracownika, zwłaszcza przy rozliczaniu danin publicznoprawnych.

Zgodnie z art. 775 k.p. o tym, czy można mówić o podróży służbowej, decydują następujące elementy:

- ?wykonywanie na polecenie pracodawcy

- ?zadania służbowego

- ?poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Przy podróży służbowej jedynie tymczasowo (incydentalnie) etatowiec przemieszcza się w celu wykonywania określonego zadania we wskazanym miejscu. Udaje się więc w podróż służbową na polecenie pracodawcy. W trakcie niej nadal pozostaje w stosunku pracy na dotychczasowych zasadach.

Oddelegowanie natomiast powstaje, gdy zmienia się wskazane w angażu miejsce wykonywania pracy na określony czas. W przeciwieństwie do podróży służbowych nie ma ono charakteru incydentalnego.

Zasady czasowej zmiany miejsca pracy powinny odzwierciedlać warunki oddelegowania. Warunki te są inne w Unii Europejskiej, a inne poza nią. Przy oddelegowaniu do pracy trzeba zatem uwzględnić m.in. przepisy unijne, prawo prywatne międzynarodowe, a czasami nawet prawo lokalne.

Z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów, jak i innych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Warunki wypłacania należności za podróże służbowe powinny być określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty uzp lub nie musi ustalać regulaminu wynagradzania. Nie mogą być one gorsze od tego, co wyznacza rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie). Te zasady obowiązują też, jeśli szef nie określił żadnych warunków wyjazdu.

Przy oddelegowaniu pracodawca, co do zasady, nie musi wypłacać oddelegowanemu diet ani zwracać mu kosztów, tak jak przy podróży służbowej. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie, ma prawo do świadczeń określonych przez przepisy, wewnętrzne regulacje obowiązujące u pracodawcy lub indywidualne warunki oddelegowania. Te ostatnie mogą oddelegowanym zapewniać dodatkowe świadczenia (np. odpowiednik diet, dodatek relokacyjny czy na zakwaterowanie).

Nie zawsze z daninami

Diety oraz inne należności za podróż służbową nie są składnikiem wynagrodzenia za pracę i stanowią zwrot kosztów związanych z delegacją. Dlatego są zwolnione z opodatkowania i składek ZUS do wysokości limitów wskazanych w rozporządzeniu.

Natomiast co do zasady świadczenia przy oddelegowaniu stanowią przychód pracownika (np. dodatek relokacyjny czy na zakwaterowanie), podlegający opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.