Coraz częściej pracodawcy radzą sobie z problemem długotrwałych nieobecności podwładnych wykorzystując umowę na zastępstwo. Trend związany z ich rosnącą liczbą zapewne się utrzyma z uwagi na wydłużenie płatnych urlopów dla rodziców, a także polityczne deklaracje walki z tzw. umowami śmieciowymi. I choć zapewne strona związkowa także te angaże zalicza do śmieciowych  (wszak jest to rodzaj umów terminowych), to jest to tendencja pozytywna. W ten sposób zastępcy zyskują zatrudnienie na podstawie umów o pracę, ?a pracodawcy nie muszą się obawiać, że ryzykują mnożeniem niepotrzebnych etatów.

Ustawowa definicja

Zgodnie z art. 25 § 1 zd. 2 kodeksu pracy, jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić inną osobę na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności. Literalna wykładnia tego przepisu może prowadzić do wniosku, że tego rodzaju kontrakt można zawrzeć jedynie na okres, w którym zastępowany etatowiec jest nieobecny w pracy, a co za tym idzie – taka umowa powinna ulec rozwiązaniu najpóźniej w dniu poprzedzającym jego powrót do pracy.

Z punktu widzenia pracodawcy umowa na zastępstwo ma zapewnić normalny tok funkcjonowania zakładu pracy w związku z nieobecnością w pracy podwładnego (najczęściej długotrwałą). Z tego powodu zasadne wydaje się takie określanie czasu jej trwania, aby zoptymalizować realizację tego celu.

Zgodnie z celem...

Do zachowania ciągłości działalności konieczne może się okazać przekazanie obowiązków przez pracownika planującego nieobecność. Gdy zastępca powinien np. poznać dane kontrahentów lub klientów, czy nawet zostać im przedstawiony, najskuteczniej zrobi to dotychczas obsługująca ich osoba. Celowe wydaje się więc zatrudnienie zastępcy na kilka dni, a w sytuacjach bardziej skomplikowanych – nawet na kilka tygodni czy miesięcy przed np. urlopem macierzyńskim lub bezpłatnym.

Podobnie rzecz się ma z powrotnym przejęciem obowiązków, zwłaszcza gdy nieobecność trwa kilka lat. Wówczas wprowadzenie powracającego po długiej nieobecności pracownika może wymagać kilku tygodni, czasem nawet miesiąca czy dwóch.

... i zasadą uprzywilejowania

Za dopuszczalnością ustalenia okresu trwania umowy na zastępstwo tak, aby obejmował on zarówno czas nieobecności pracownika, jak i ten potrzebny na przekazanie obowiązków, przemawia również fakt, że jest to korzystne dla zastępcy.

Z reguły na etapie zawierania takiego kontraktu trudno precyzyjnie określić czas jego trwania, zwłaszcza gdy nieobecność zastępowanego pracownika jest związana z macierzyństwem lub chorobą. Kobiety najczęściej nie są ?w stanie określić z góry, jak długo będą korzystały z macierzyńskich przywilejów, szczególnie przy obecnym wydłużeniu płatnych urlopów i coraz częstszym ich podziałem między rodziców. ?Z kolei te, które z  początku deklarują zamiar wykorzystania wolnego w maksymalnym wymiarze, czasem zmieniają  zdanie i chcą wrócić do pracy wcześniej. W tego typu sytuacjach wprowadzenie do umowy na zastępstwo klauzuli ?o jej obowiązywaniu nie tylko w czasie nieobecności zastępowanego pracownika, ale także w pewnym okresie po jego powrocie, daje zastępcy pewien komfort. Jego zatrudnienie nie zakończy się bowiem nagle, kiedy to nieobecny podejmie decyzję o powrocie (a na zawiadomienie o tym pracodawcy ma zwykle 14 dni), lecz dopiero po jakimś czasie. Niejednokrotnie umożliwia to zastępcy znalezienie nowej posady. Jeśli nawet znajdzie ją wcześniej i będzie mu zależało na szybszym zakończeniu współpracy, zawsze może ją rozwiązać za krótkim, bo wynoszącym 3 dni robocze, wypowiedzeniem.

Skoro zaś, zgodnie z art. 18 ?§ 1 k.p., postanowienia umów o pracę nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy, to takie przedłużenie umowy jako bardziej korzystne dla zastępcy wydaje się zgodne z przepisami i zasadami prawa pracy.

Dodatkowe argumenty

Za poprawnością wydłużenia czasu zastępstwa poza okres nieobecności podwładnego przemawia również niekwestionowana w doktrynie prawa pracy możliwość określenia końca obowiązywania takiej umowy przez wskazanie:

W przypadku wcześniejszego powrotu do pracy nieobecnej osoby, taka umowa na zastępstwo może  obowiązywać aż do określonego w niej dnia ustania zatrudnienia. Wcześniejsze jej wypowiedzenie jest bowiem prawem, a nie obowiązkiem stron.

Zdaniem autorki

Katarzyna ?Dobkowska radca prawny, ?partner w kancelarii ?prawa pracy ?Raczkowski i Wspólnicy

Bez ryzyka zarzutu próby obejścia prawa

Określając czas trwania umowy o pracę na zastępstwo z uwzględnieniem okresu potrzebnego na wdrożenie zastępowanego pracownika w jego obowiązki po powrocie do pracy, należy pamiętać, aby czas, na jaki ten angaż ma zostać przedłużony, był uzasadniony potrzebą wzajemnego przekazania zadań tych osób. Konieczne jest również, aby okres ten był proporcjonalny do trwającej nieobecności zastępowanego.

Taka klauzula może brzmieć następująco: „Strony zgodnie ustalają, ?że do rozwiązania niniejszej umowy o pracę dojdzie po upływie ?2 miesięcy od dnia powrotu zastępowanego pracownika do pracy. Przedłużenie obowiązywania niniejszej umowy o pracę ma na celu wdrożenie zastępowanego pracownika w jego obowiązki po powrocie do pracy. Strony potwierdzają niniejszym, że wdrożenie zastępowanego pracownika w jego obowiązki pozostaje w ścisłym związku z celem i funkcją umowy o pracę na zastępstwo, a okres ?2 miesięcy jest niezbędny do prawidłowego przekazania zastępowanemu pracownikowi jego obowiązków oraz innych bieżących spraw".